Berliner Verwaltung zu oft nicht erreichbar – E-Mail-Speicher ist ausgeschöpft

Die Digitalisierung der Berliner Verwaltung stolpert zu oft über Geiz beim Speicherplatz für die E-Mail-Konten. Allein in den 2 Monaten zwischen 11.7.2024 und 23.9.2024 waren 238 E-Mail-Postfächer von Berliner Behörden nicht erreichbar (Drucksache 19/20354). In einer Zeit, in der E-Mail das Standardmittel der Kommunikation ist, sollte die Arbeit nicht so oft an „überlaufenden“ E-Mail-Postfächern scheitern. Das ausreichend Mailspeicher möglich ist, sieht wohl auch der Senat so. Bei Bedarf kann die Postfachgröße in Stufen (Nominalgröße) erhöht werden – bis maximal 10 GB.

Berlin muss seinen Beschäftigten angemessen E-Mail-Speicher bereit stellen. Dazu sollte auch die Standardisierung mit dem Berlin-PC im Projekt OneIT@Berlin zügig voran gebracht werden. Denn aus der Antwort geht auch hervor, dass bisher jede Behörde eigenständig für die E-Mail-Postfächer verantwortlich ist und eine zentrale Übersicht fehlt. Bekannt ist immerhin, dass im ITDZ Berlin derzeit zentral 22.846 E-Mail- Postfächer betrieben werden (15.260 persönliche Postfächer und 7.586 Funktionspostfächer).

1. Wie viele Mail-Postfächer gibt es für die Berliner Verwaltung (bitte zwischen der Summe der persönlichen Postfächer und der Summe der Funktionspostfächern unterscheiden)?

Für die E-Mail-Postfächer ist jede Behörde eigenständig verantwortlich. Eine zentrale Übersicht, die umfassend über sämtliche E-Mail-Postfächer der Berliner Verwaltung informiert, existiert nicht. Für die Anzahl an Postfächern in der Berliner Verwaltung kann daher nur für Postfächer eine Aussage getroffen werden, die zentral beim ITDZ Berlin gehostet werden. Diesbezüglich ist auch eine Differenzierung zwischen persönlichen Postfächern und Funktionspostfächer möglich. Das ITDZ Berlin betreibt derzeit zentral 22.846 E-Mail- Postfächer (15.260 persönliche Postfächer und 7.586 Funktionspostfächer) für folgende Behörden und Einrichtungen der Berliner Verwaltung:

• Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf
• Der Bürger- und Polizeibeauftragte des Landes Berlin
• Bußgeldstelle beim Polizeipräsidenten in Berlin
• IT-Dienstleistungszentrum Berlin
• Kita-Eigenbetrieb Nord-Ost
• Kita-Eigenbetrieb Nord-West
• Kita-Eigenbetrieb Süd-West
• Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten
• Landesamt für Flüchtlingsangelegenheiten
• Landesamt für Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz und technische Sicherheit
• Landesamt für Einwanderung
• Landesverwaltungsamt
• Rechnungshof von Berlin
• Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie inklusive zentral bereitgestellter Schulpostfächer
• Senatsverwaltung für Inneres und Sport
• Senatsverwaltung für Wissenschaft, Gesundheit und Pflege – nur für den Teil Wissenschaft und Forschung
• Sozialpädagogisches Fortbildungsinstitut Berlin-Brandenburg
• Senatskanzlei Berlin – nur für den Teil IKT-Steuerung
• Verwaltungsakademie
• Zentral- und Landesbibliothek Berlin

2. Wie viele dieser Postfächer haben im Jahr 2024 den Status „Das Postfach des Empfängers ist voll und kann zurzeit keine Nachrichten annehmen.“ mindestens 1x erreicht?

Die technischen Protokolldateien (Logs) der E-Mail-Postfächer sind nur zeitlich begrenzt rückwirkend verfügbar. Eine Aussage kann für den Zeitraum 11.7.2024 bis 23.9.2024 getroffen werden. In diesem Zeitraum erreichte 1 Prozent (238 Postfächer) der oben genannten Postfächer das Speicherlimit, so dass der Empfang von E-Mails nicht mehr möglich war.

3. Wie viele dieser Postfächer haben diesen Status im Jahr 2024 mindestens 3x erreicht?

Im Log erscheint einmal täglich zu einem festen Zeitpunkt ein Ereignis welches anzeigt, dass ein E-Mail-Postfach das Speicherlimit überschritten hat. Bei zwei aufeinanderfolgenden Protokolleinträgen ist es nicht möglich zu unterscheiden, ob es sich um dasselbe Ereignis (wiederholtes Warnsignal: Postfachlimit überschritten) oder um ein neues Ereignis (Postfach wurde geräumt und hat erneut das Limit überschritten) handelt. Aus diesem Grund ist eine Aussage darüber, wie viele E-Mail-Postfächer diesen Status mindestens 3x im Jahr 2024 erreicht haben, nicht möglich.

4. Welche Mechanismen gibt es, um sicherzustellen, dass wichtige Funktionsadressen wie z.B. die Adresse „anzeige@bowi.berlin.de“ jederzeit Mails empfangen können?

Die vom ITDZ Berlin bereitgestellten Postfächer geben drei Warnlimits aus, um eine Nichterreichbarkeit zu vermeiden. Folgende Schwellenwerte sind exemplarisch für ein Postfach mit der Standard-Größe von 500 MB vorgesehen:

• Ab 450 MB – Warnung des Users
• Ab 500 MB – Versand von E-Mails nicht mehr möglich
• Ab 550 MB – Versand und Empfang von E-Mails nicht mehr möglich

Überschreitet ein Postfach das Warnlimit, erfolgt einmal täglich zu einem festen Zeitpunkt eine Benachrichtigung, dass das Speicherlimit des Postfachs in Kürze erreicht ist. Diese Warnmeldung erfolgt solange, bis das Postfach geräumt oder das dritte Limit erreicht bzw. überschritten wird. Postfächer sind mit einer Größenbeschränkung versehen, um den Serverbetrieb nicht zu gefährden (Vorgabe BSI IT-Grundschutz). Bei Bedarf kann die Postfachgröße in folgenden Stufen (Nominalgröße) erhöht werden – womit jeweils entsprechende Kosten (von derzeit 0,31€ je GB monatlich) einhergehen:

• 500 MB (Standard/ Default)
• 1,5GB
• 3GB
• 5GB
• 10GB

Die öffentlich erreichbaren Postfächer der Polizei Berlin sowie der Berliner Feuerwehr haben eine Größenbeschränkung. Wenn diese erreicht ist, können keine E-Mails mehr empfangen werden. Dies ist aus betrieblicher Sicht notwendig, da dadurch eine Denial of Service (DoS)- Attacke vermieden werden kann. Angreifende könnten ansonsten alle Postfächer so lange anschreiben, bis nicht nur ein Postfach, sondern alle Postfächer nicht mehr genutzt werden können. Dazu käme eine Systemüberlastung. Die Polizei Berlin setzt im Sinne der Fragestellung ein Monitorwerkzeug ein, um über das Annähern an die maximale Postfachgröße administrativ informiert zu werden. Weiterhin werden in beiden Behörden grundsätzlich ausreichend Speicherkapazitäten für die Postfächer zur Verfügung gestellt sowie über Bearbeitungs- und Vertretungsregelungen die rechtzeitige Abarbeitung eingehender E-Mails sichergestellt.