In meinem Newsletter “Bits & Berlin” möchte ich wie gewohnt über aktuelle Themen aus meiner Arbeit zur Verwaltungsmodernisierung und -digitalisierung informieren.

Zu Beginn möchte ich auf einige Termine im November hinweisen.

Julia Schneider und ich laden am 05. November 2024 wieder zum Expert*innen-Frühstück Verwaltung & Personal ein. Mit Tuba Bozkurt möchte ich zum Lunch & Learn: AI einladen. Wir wollen dabei mit Expert*innen über KI sprechen und besser verstehen lernen, wo die politischen Gestaltungsaufgaben liegen. Und zum insgesamt sechsten Mal laden wir zum Berlin Games Breakfast ein; zum zweiten Mal im Rahmen der “Games Ground“. Ich freue mich, Euch bei dem einen oder anderen Termin zu sehen.

Themen in dieser Ausgabe sind die neue digitale An- oder Ummeldung einer Wohnung, der Antrag für einen Wohnberechtigungsschein (WBS), digitale Barrierefreiheit in Berlin, der neue Standardprozess Datenschutz, die neue Strategie des ITDZ sowie die Zukunft des gescheiterten Berliner Sozialhilfeportals.

Viel Spaß beim Lesen.

Aus dem Parlament

Expert*innen-Frühstück Verwaltung & Personal

Julia Schneider und ich laden Euch herzlich zum nächsten Expert*innen-Frühstück ein, das sich ganz dem Thema Personal widmet. Neben der Verwaltungsreform und der Klärung der Zuständigkeiten zwischen Land und Bezirken ist das Landespersonal das Rückgrat unserer Berliner Verwaltung. Doch an welchen Stellschrauben müssen wir drehen, um die Zufriedenheit zu erhöhen, dem Fachkräftemangel zu begegnen und talentierte Köpfe langfristig zu binden?

Gemeinsam möchten wir Ansätze und Strategien diskutieren, wie wir die Personalsituation in der Verwaltung verbessern und die Berliner Verwaltung auch dadurch zukunftsfähig machen können.

Wann: Dienstag, 05.11.2024, von 8:30 bis 9:50 Uhr im Berliner Abgeordnetenhaus

Anmeldung: Bitte meldet Euch bis Freitag den 01.11.2024 an.

Ausschuss Digitalisierung und Datenschutz – 23. September 2024

Auf der Tagesordnung des Ausschusses für Digitalisierung und Datenschutz am 23. September 2024 standen der Status zur digitalen Barrierefreiheit in Berlin sowie der neue Standardprozess Datenschutz. Dazu soll der Wohnberechtigungsschein (WBS) nun wirklich als Online-Dienstleistung starten.

Endlich: Wohnberechtigungsschein nach sechs Jahren online!

Ein Dauerthema von Bits & Berlin: die Digitalisierung des Antrags zum Wohnberechtigungsschein (WBS). Meine erste Anfrage habe ich im Jahr 2019 gestellt. Und nun nach fünf weiteren Anfragen und diversen Nachfragen im Ausschuss ist der Antrag zum WBS – nach sechs Jahren – seit Montag, dem 30. September 2024, online. Mitte Oktober folgt dann die digitale Wohnsitzanmeldung.

Update: Inzwischen ist auch die Wohnsitzanmeldung online!

Status der digitalen Barrierefreiheit in Berlin

Zu Beginn des Tagesordnungspunktes hat der Senat umfassend und teilweise selbstkritisch in das Thema eingeführt. Dargestellt wurde unter anderem, was mit digitaler Barrierefreiheit gemeint ist und welche gesetzlichen Grundlagen existieren. Ich empfehle, den Vortrag auf YouTube anzuschauen. Ich hatte bereits 2023 eine Anfrage zu “digitale Barrierefreiheit von Angeboten des Landes Berlin” (Drucksache 19/15535) mit meiner Kollegin Catrin Wahlen gestellt. Diese lässt erkennen, dass Berlin, besonders bei der Erfassung von Beschwerden, noch viele blinde Flecken hat.

Derzeit arbeiten bei der Landesbeauftragten für digitale Barrierefreiheit eine Referentin, die stellvertretend die Landesbeauftragte ist, und zwei Sachbearbeiterinnen (80%-Stellen). Ab 2025 soll es weitere Unterstützung geben. In der Debatte erklärte der Senat, dass sechs bis sieben Stellen nötig wären, um die Aufgabenlast zu bewältigen – denn derzeit werden nur knapp zwei Drittel der Berichte über externe Beratungen bearbeitet. Leider gelingt es aktuell zu selten, bei Vergaben und Ausschreibungen zu unterstützen – hier fehlt das Personal.

Als Ausgleich wird versucht, Handreichungen und Leitfäden zu entwickeln. Ich erkundigte mich nach der Zusammenarbeit mit dem ITDZ und deren Vergabeservice. Es gibt wohl eine Zusammenarbeit. Der Wunsch bleibt jedoch, dass es beim ITDZ eine Stelle für digitale Barrierefreiheit gibt.

In der Debatte wurde auch bekannt, dass es selbst bei den OZG-Leistungen Probleme gibt. So gibt es bei der Entwicklung von EfA-Leistungen keinen Check, ob ein Verfahren barrierefrei ist. Im November soll dazu im IT-Planungsrat beraten werden.

Beworben wurde schon mal der 15. Mai 2024 – Global Accessibility Awareness Day.

Vorstellung des Standardprozesses Datenschutz durch die Datenschutzbeauftragte des Landes Berlin

Die Datenschutzbeauftragte Maike Kamp stellte im Ausschuss den “Standardprozess Datenschutz” vor, welcher auch als Anlage für das Berliner Projektmanagementhandbuch veröffentlicht wurde. Mit der Anlage zum Handbuch soll die Verwaltung nun besser befähigt werden, den Datenschutz bereits am Anfang eines digitalen Projekts mitzudenken. Derzeit gibt es einen hohen Beratungsbedarf von der Verwaltung, dem die Berliner Datenschutzbeauftragte nicht gerecht werden kann.

Ich begrüße Initiativen wie den “Standardprozess Datenschutz” und bin überzeugt, dass wir genau so auch die IT-Sicherheit in das Projektmanagementhandbuch einbinden sollten. Die CDO verwies darauf, dass IT-Sicherheit zwar erwähnt wird, aber nicht in der Tiefe wie Datenschutz. Das klingt nach einer Aufgabe für die nahe Zukunft.

Lunch & Learn: AI – Künstliche Intelligenz verstehen

Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert unsere Arbeitswelt und wird weitreichende Auswirkungen auf alle gesellschaftlichen Bereiche haben. Um diese Entwicklung besser zu verstehen und aktiv mitzugestalten, laden wir Sie herzlich zu unserer neuen Veranstaltungsreihe “Lunch & Learn: AI” ein.

Was steckt eigentlich technisch hinter der “KI”? Was sind Large Language Models (LLMs) und was unterscheidet sie von Algorithmen? Wie werden einzelne Politikfelder beeinflusst und welchen Fragen müssen wir uns als Parlament stellen?

Diese grundsätzlichen Fragen wollen wir mit unserem neuen Format “Lunch & Learn: AI” Raum geben. Sie erwartet jeweils: 15 Minuten Input aus Wissenschaft oder Wirtschaft und eine halbe Stunde Fragerunde und Diskussion mit einem kleinen Mittagsangebot.

Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit Expert*innen auszutauschen und Ihr Verständnis für die Chancen und Herausforderungen der Künstlichen Intelligenz zu vertiefen.

Die ersten Termine sind:

• Dienstag, 05.11., 12:00 bis 12:45 Uhr: „Warum KI am besten hier entsteht. Immer wieder und wieder (und wieder)“ mit Laura Möller, Direktorin des „Künstliche Intelligenz Entrepreneurship Zentrum (K.I.E.Z) » Anmeldung
• Dienstag, 19.11., 12:00 bis 12:45 Uhr: „Vom Mythos KI in der Schule“ mit Nina Galla von AlgorithmWatch » Anmeldung
• Dienstag, 03.12., 12:00 bis 12:45 Uhr: „Wie Künstliche Intelligenz die Gesellschaft verändert“ mit Prof. Dr. Koch vom Zuse-Institut Berlin » Anmeldung

Ausschuss Digitalisierung und Datenschutz – 14. Oktober

Auf der Tagesordnung des Ausschusses für Digitalisierung und Datenschutz am 14. Oktober 2024 (Aufnahme auf YouTube) standen unter anderem die aktuelle Situation des ITDZ und die Umsetzung der NIS 2-Richtlinie.

Umfrage zu „Öffentlichem WLAN in Berlin“

Ende des Jahres 2021 lief “FreeWifiBerlin” (damals) überraschend aus. Die damalige Senatskanzlei hatte es versäumt, sich um den Fortbestand zu kümmern. Heute, zweieinhalb Jahre später, soll das Projekt neu gestartet werden. Dazu findet derzeit eine Umfrage statt. Wer mag, kann sich hier an der Umfrage beteiligen.

Wohnberechtigungsschein (WBS) fast vollständig digitalisiert

Seit einigen Wochen kann der Wohnberechtigungsschein (WBS) online beantragt werden. Ich wollte vom Senat wissen, ob das Verfahren medienbruchfrei ist, also ob von der Einreichung des Antrags bis zur Sachbearbeitung alles digital bearbeitet wird.

Die Antwort: Fast. Der Antrag kann digital eingereicht werden und wird dann an die entsprechende Sachbearbeitung weitergeleitet und dort digital bearbeitet. Am Ende muss der Bescheid aber noch ausgedruckt werden. Einen sicheren digitalen Rückkanal gibt es noch nicht. Hoffnung macht hier das OZG 2.0 mit der BundID und dem geplanten digitalen Postfach. Nach Aussage der Staatssekretärin wurden in der letzten Zeit knapp 41 % der neu gestellten WBS-Anträge bereit online eingereicht.

Kommt OpenDesk nach Berlin?

OpenDesk von ZenDis bietet eine Open-Source Office- und Kollaboration-Suite für die öffentliche Verwaltung. Derzeit wird diese vom Berliner Open-Source Kompetenzzentrum geprüft und in Zusammenarbeit mit dem City Lab Berlin getestet. Aufgrund der Tests soll dann entschieden werden, ob OpenDesk auch in Berlin zum Einsatz kommt. Da es sich bei OpenDesk um eine digital-souveräne Lösung aus dem Bund handelt, wäre eine Nachnutzung in Berlin zu begrüßen.

Serviceorientierung als neues Ziel des ITDZ Berlin

Die neue Vorständin des ITDZ Dr. Borelli hat im Ausschuss Ihre Strategie für das Unternehmen vorgestellt. Kern dieser Strategie ist das Ziel, das ITDZ in ein Service-orientiertes Unternehmen zu transformieren. Dazu braucht es: Betriebsstabilität und Verfügbarkeit hinsichtlich der eigenen Angebote und Service sowie eine Benchmarkfähigkeit.

Für Frau Dr. Borelli ist die Vergleichbarkeit auch ein Instrument der Steuerung. Als realisierbar schätzt Dr. Borelli die Strategie in den kommenden drei bis vier Jahren umzusetzen. Positiv habe ich auch die Ehrlichkeit der Bewertung der aktuellen Lage empfunden. Demnach ist das ITDZ ist derzeit nicht in der Lage, Anfragen von Kund*innen in angemessenen Umfang, Tempo und Qualität abzudecken.

So lautet das Schlüsselwort für die neue Neuausrichtung auch “Standardisierung des Service Portfolios” des ITDZs. Derzeit ist das Potential nicht ausgeschöpft, auch mit dem Blick auf verfügbare Angebote nach dem EfA-Prinzip. Darüber hinaus möchte das ITDZ mehr Eigenverantwortung für Innovation übernehmen.

Ein weiterer Kern der Transformation des ITDZ ist die Modernisierung Infrastruktur, besonders der Cloud. Die bestehende ITDZ-Cloud ist nicht mehr „State of the Art“. Hier braucht es drei Bausteine: eine Struktur für die alten Fachverfahren (Legacy), eine Cloud für die Standardisierung und einen Prozess zur Anbindung von Drittanbietern wie Services aus dem Bund. Die interne Fehleranalyse hat gezeigt, dass besonders sehr alte Fachverfahren instabil sind. Diese müssen, auch aus IT-Sicherheitsgründen, isoliert und wenn möglich in eine moderne und ggf. weniger komplexe Cloud-Umgebungen migriert werden. 

Mein erstes Fazit nach Vorstellung der neuen Strategie: der Weg ist lang, aber unverzichtbar. Voraussetzung für einen Erfolg ist die Unterstützung durch den Senat. Die klare Forderung des ITDZ: die Jahresüberschüssen sollen im Unternehmen bleiben und die nötige Weiterentwicklung finanzieren. Eine Zusage des Senats hierzu gibt es bisher nicht. Immerhin gibt es Gespräche zum ITDZ Gesetz.

Offene Fragen zur Umsetzung der NIS 2-Richtlinie in Berlin

Bis zum 18. Oktober 2024 hätte die NIS 2-Richtlinie umgesetzt werden müssen. Im Ausschuss wurde für den öffentlichen Sektor argumentiert, dass es einige Veröffentlichungen im Amtsblatt braucht, um der Richtlinie zu entsprechen. Der Behördenspiegel hat eine Übersicht der Umsetzungsstände aller Bundesländer veröffentlicht. Berlin hat als einziges Bundesland nichts zurück gemeldet – so fördert der Senat kein Vertrauen in die IT-Sicherheit.

Heiße Games – kaputtes Klima? | Berlin Games Breakfast

Wir möchten euch herzlich zu unserem 6. Berlin Games Breakfast im Rahmen der “Games Ground” einladen. Das Panel soll dieses Mal unter dem Motto „Heiße Games – kaputtes Klima?“ diskutieren. Alle Messebesucher*innen können zuhören und sich mit Fragen an die Panelist*innen beteiligen.

Wir wollen uns anschauen, welche Rolle ökologische Nachhaltigkeit beim Gaming spielt, und welchen Einfluss die Hardware aber auch die Spieleentwicklung dabei haben. Welche Optionen die Spieler*innen haben nachhaltige Hardware und Games zu kaufen und wie Unternehmen Ihren Einfluss auf die Umwelt evaluieren und gegensteuern.

Was kann Politik tun, die Transformation auch hier voranzubringen? Helfen vielleicht „Serious Games“, das Bewusstsein für soziale und ökologische Zusammenhänge zu schärfen?

Wann: Freitag, 15.11.2024, von 10:00 bis 11:30 Uhr in der Alten Münze

Anmeldung: hier. Hinweis: Um teilzunehmen wird ein Ticket für die Games Ground benötigt.

Unterausschuss Bezirke, Personal und Verwaltung sowie Produkthaushalt und Personalwirtschaft – 16. Oktober

Auf der Tagesordnung des Unterausschusses am 11. September 2024 (Aufnahme auf YouTube) standen Berichte zur Digitalisierung der Bildungsverwaltung, das Pilotprojekt eines Audio- und Videodolmetscher-Dienstes und das gescheiterte Sozialhilfeportal.

Entscheidung über Hortanträge bald mit Genehmigungsfiktion?

Nachdem Sorgeberechtigte einen Betreuungsbedarf ihres Kindes für die ergänzende Förderung und Betreuung festgestellt haben, stellen diese den entsprechenden Antrag. Auch wenn solche Anträge meist bewilligt werden, muss jedes Mal eine Mitarbeiter*in den Antrag prüfen.

Ein aktueller Bericht (Bericht 0265) zeigt, dass es Änderungen bei einigen Gesetzen bräuchte, um eine Genehmigungsfiktion zu realisieren. Genehmigungsfiktion meint eine automatische Bewilligung des Antrages, wenn innerhalb einer Frist keine Stellungnahme durch die Behörden erfolgt. Der Senat will diese Erleichterung der Verwaltung weiter prüfen.

Zusätzlich wird geprüft Stammdaten automatisch an das Fachverfahren ISBJ (Integrierte Software Berliner Jugendhilfe) zu übermitteln. Kosten und Zeitplan sind bisher aber offen.

Pilotprojekt, Audio- und Videodolmetsch-Dienst gestartet

Seit langem unterstützen wir das Projekt Audio- und Videodolmetscher-Dienst. Die durch die wissenschaftliche Begleitung identifizierte Anforderungen zur Implementierung eines AVD-Dienstes werden in einem Pilotprojekt der SenASGIVA 2024 – 2025 bearbeitet. Dafür arbeitet ein Umsetzungsteam der Abteilung Integration und Migration mit den Verwaltungseinheiten, die bereits Erfahrung mit AVD-Ansätzen oder -teilansätzen haben. (Bericht 0258).

Zu lange Bearbeitungszeiten in Schwerbehindertenverfahren

Die Bearbeitungszeiten von Schwerbehindertenverfahren in Berlin dauern zu lange. Zwei Gründe dafür gibt es laut einem aktuellen Bericht (0085 B): weniger Gutachter*innen und die fehlende Digitalisierung. Im Gegensatz zu anderen Bundesländern ist in Berlin das Verfahren nicht digitalisiert, daher müssen Gutachter*innen die Dokumente direkt abholen. Dies sorgt für zusätzlichen Verzögerungen. Ein Transportdienst für die Akten soll nun solange Abhilfe schaffen, bis das Verfahren digitalisiert ist.

Wie geht es weiter mit dem Sozialhilfeportal

Das Projekt Sozialhilfeportal wird vollständig neu strukturiert (Bericht 0139 A). Die Senatsverwaltung will die Bedarfe dabei zunächst über den Basisdienst Low-Code-Plattform und Digitalen Antrag auffangen. Anfang 2025 könnte der Basisdienst Low-Code-Plattform online gehen. Daher habe ich um einen erneuten Bericht zum Sozialhilfeportal zum März gebeten. Langfristig erscheint es klug, sich mit den EfA-Leistungen zu beschäftigen. Denn Sozialleistungen gibt es ja nicht nur in Berlin und die meisten Regelungen werden durch Bundesgesetze bestimmt (und sind damit in allen Bundesländern gleich).

Und sonst so?

• Bei den Wahlen in Brandenburg und Sachsen ist es zu Rechenfehlern gekommen. Ursache waren Probleme bei der eingesetzten Wahlsoftware. Der Chaos Computer Club (CCC) hat dies erneut zum Anlass genommen, die Offenlegung des Quellcodes der Wahlsoftware zu fordern. Auch in Berlin wird eine proprietäre Wahlsoftware eingesetzt. Daher habe ich den Senat gefragt, welche Rolle die Offenlegung des Quellcodes (Open Source) der Wahlsoftware in Berlin spielt (Drucksache 19/20409). Die Antwort zeigt das fehlende Problembewusstsein des Senats. Demnach ist ein offener Quellcode bisher kein Kriterium bei der Ausschreibung. Dazu verlängert sich der Vertrag für die derzeitig genutzte Wahlsoftware jeweils um ein Jahr, wenn er nicht gekündigt wird.
• Im Mai 2024 forderten Bündnis 90/Die Grünen den Senat auf, für den Einsatz von automatisierten Systemen und Künstlicher Intelligenz (KI) in der Verwaltung durch ein Transparenzregister ein Mindestmaß an Transparenz zu schaffen. Ein weiteres Beispiel wie so etwas aussehen könnte, ist die Verwendung von KI bei der Steuerfestsetzung mittels Risikomanagementsystem (RMS).
• Zu oft ist die Berliner Verwaltung nicht über E-Mail zu erreichen. Die Ursache: der E-Mail-Speicher ist ausgeschöpft und es werden keine weiteren E-Mails angenommen. Dies ergab meine schriftliche Anfrage zu den E-Mail-Postfächern der Verwaltung.
• Aufgrund der wachsenden IT-Sicherheitsanforderungen arbeitet der Berliner Senat am Aufbau eines komplett neuen Active Directory (AD) Forest für das Land Berlin. Ein aktueller Bericht zeigt, wie die Meilensteine auf dem Weg einem zentralen Benutzermanagement aussieht.
• Vertrauenswürdige KI benötigt klare Normen und Standards. Nutzer:innen müssen darauf vertrauen können, dass die Verwendung von KI-Systemen keine unerwünschten Verzerrungen aufweist, diversitätssensibel und inklusiv ist und Diskriminierung vermeidet. Ich habe den Senat gefragt, welche (Selbst)Audit Verfahren derzeit eingesetzt werden.
• Personalausweisautomaten, Bürgerterminals und Dokumentausgabenboxen sind Möglichkeiten, den Weg zum Bürgeramt zu vereinfachen und beschleunigen. Was diese unterscheidet und wo diese in Berlin eingesetzt, habe ich zusammengetragen.
• Gemeinsam mit meiner Kollegin Catrin Wahlen habe ich den Senat gefragt, wie es um die digitale Barrierefreiheit der Top 100 Dienstleistungen steht (Drucksache 19/20224). Im Fokus standen dabei insbesondere die Dienstleistungen im Bereich des SGB IX (Sozialgesetzbuch Neuntes Buch – Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderungen). Die Antwort zeigt, dass die digitale Barrierefreiheit in Berlin noch in den Anfängen steckt.
• Kiel geht im Umgang mit knappen Personalressourcen neue Wege. Eine flexible Einheit, die sogenannte Flex-Unit, soll kurzfristig einspringen können, um Fachabteilungen bei Bedarf zu entlasten. Damit gehen sie einen Schritt weiter als die Berliner Verwaltung mit dem Springerpool für die Bürgerämter. Schon bei der Einführung hatten wir vorgeschlagen, den Spingerpool zu erweitern. Ziel muss sein, die Verwaltung auch in Zeiten des Fachrkräftemangels am Laufen zu halten und die einheitliche Qualität der Bürgerdienstleistungen sichzustellen.

Kommende Termine

21.10.2024 bis 2.11.2024 » Herbstferien

04.11.2024 » Ausschuss für Digitalisierung und Datenschutz | Livestream

05.11.2024 » Expert*innen-Frühstück Verwaltung & Personal » Anmeldung

05.11.2024 » Lunch and Learn: AI | Warum KI am besten hier entsteht. Immer wieder und wieder (und wieder) | Anmeldung

15.11.2024 » Berlin Games Breakfast “Heiße Games – kaputtes Klima?” auf der Games Ground

18.11.2024 » Ausschuss für Digitalisierung und Datenschutz | Livestream

19.11.2024 » Lunch & Learn: AI | Vom Mythos KI in der Schule » Anmeldung

20.11.2023 » Unterausschuss Bezirke, Personal und Verwaltung sowie Produkthaushalt und Personalwirtschaft | Livestream

21.11.2024 » Plenum | Livestream

02.12.2024 » Ausschuss für Digitalisierung und Datenschutz | Livestream

03.12.2024 » Lunch & Learn: AI | Wie Künstliche Intelligenz die Gesellschaft verändert » Anmeldung

Vielen Dank für’s Lesen

Stefan Ziller