E-Akte – Schnittstellen zu Fachverfahren kommen nicht voran

Die digitale Akte (E-Akte) und die Berliner Verwaltung – das passt noch nicht richtig zusammen. Ende 2023 konnte der Senat das vollständigen Scheitern gerade noch so verhindern. Doch auch ein Jahr später sind viele Probleme ungelöst. Insbesondere die benötigten Schnittstellen zu den Fachverfahren fehlen weiter. Die Senatskanzlei hat eine Liste von 10 Fachverfahren erstellt, die priorisiert angebunden werden sollen. Im Vergleich zu der Menge an Fachverfahren, die in Berlin genutzt werden, sind die 10 aber deutlich zu wenig. Der Senat muss hier nacharbeiten.

Immerhin arbeiten ca. 2800 Nutzer*innen in 30 Behörden mit der E-Akte. Abgelegt wurden bereits 2,4 Mio. Dokumente. Im September 2024 waren parallel 10.000 laufende Geschäftsgänge in Bearbeitung. Aktuell wird mit der Version 9.1 gearbeitet und die Version 9.2 wird derzeit getestet. Ein aktueller Bericht zeigt den Stand der Teilprojekte, wie der Betrieb in Zukunft koordiniert werden soll und am wichtigsten, welche und wie die Fachverfahren angebunden werden sollen (Bericht 0238 B). Teilprojekte umfassen konkret: Produkt- und Stakeholdermanagement (HP 1), Architektur und Technik (HP 2) – welches das Support-Konzept und Testmanagement umfasst, Behördensupport und Rolloutmanagement (HP 3) – wo das Roll-out-Konzept verortet ist sowie Scannen (HP4) wo ein „Landesstandard Berlinweites Scannen” in 2024 entwickelt wurde.

Um den Betrieb in Zukunft sicherzustellen, wurde ein Organisationskonzept entwickelt für das „Servicebündel Digitale Akte Berlin“ (SB DAB). Das SB DAB soll künftig wie folgt besetzt werden:

• Leitung SB DAB: Leiter/in (1 VZÄ), früher Gruppenleitung
• Themenfeldverantwortliche/r (1 VZÄ), früher Gesamtprojektleitung
• Product Owner DAB (1 VZÄ), früher Projektleitung Anforderung
• Product Owner Fachverfahren (1 VZÄ), früher Technische Projektleitung
• Product Owner DiP/Scannen (1 VZÄ), früher Projektleitung DiP/Scannen
• Geschäftsstelle Service/Kommunikation (2 VZÄ), früher Akzeptanz u. Schulungen
• Geschäftsstelle Administration/Verwaltung (2 VZÄ), neu hinzugekommen

Auch in den Behörden, welche die E-Akte nutzen, sollen, in Zukunft als Schnittstelle zum SB DAB und ITDZ einheitlichen drei Stellen:

• Ein/e dezentraler Themenfeldverantwortliche/r (1 VZÄ),
• ein/e dezentrale/r Anforderungsmanager/in (1 VZÄ)
• ein/e Fachadministrator/in (1 VZÄ)

Die Anforderungsmanager*innen sollen dabei besonders für die Schnittstellen zu den Fachverfahren zuständig sein. KOMVOR und BLUES sollen noch 2024 angebunden werden, für die weiteren nennt der Senat keine Zeitpläne. Diese sind:

1. ISBJ (Entwicklungsphase)
2. HSH VOIS (Entwicklungsphase)
3. Open/PROSOZ (Entwicklungsphase)
4. DiWo (Entwicklungsphase)
5. KOMVOR (Testphase)
6. BLUES (Testphase)
7. UNIS (Analysephase)
8. eGo-Küf (Analysephase)
9. SIDOK (Analysephase)
10. KMRDOC (Analysephase)

Die Anbindung der Fachverfahren erfolgt grundsätzlich in vier Phasen: 1. Analysephase, 2. Entwicklungsphase, 3. Bereitstellung der Verbindung, 4. Testphase. Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase kann das Fachverfahren in den Regelbetrieb mit der Digitalen Akte Berlin übergehen.

Neben den Fachverfahren wird an den folgenden IKT-Basisdiensten gearbeitet, ein Zeitplan wird auch hier nicht genannt:

1. Schnittstelle Massendigitalisierung (Testphase)
2. Basisdienst Digitaler Antrag (BDA) (Analysephase)
3. BeBPo (EGVP) (Analysephase)
4. Intrexx (Analysephase)
5. XRechnungen (Entwicklungsphase)

Abschließend wird an einer Vereinheitlichung der Struktur und Nutzung der E-Akte, einem “Landesstandards”, gearbeitet. “Ziel des Landesstandards ist es, eine einheitliche elektronische Schriftgutverwaltung und -ablage mit der Digitalen Akte Berlin zu etablieren.”