Berliner Digitalisierung weiter im Blindflug – Chefsache bleibt Papiertieger

Das Thema Digitalisierung hat der Regierende Bürgermeister mit seinem Amtsantritt zur Chefsache erklärt … zumindest auf dem Papier und in Sonntagsreden. Doch die hohen Erwartungen werden bisher enttäuscht. Eine Reihe von Berichten aus den laufenden Haushaltsberatungen legt die Arbeitsverweigerung schonungslos offen. Während selbst die IKT-Staatssekretärin vom Bedarf für einen echten Digitalhaushalt redet, ist davon im Senatsbeschluss nichts zu finden. Im Gegenteil wurden zentrale Mittel reduziert und durch das Prinzip “Hoffnung, dass irgendwer schon das richtige tut” ersetzt. Berlin hat mehr verdient!

Die folgenden Zitate aus den Berichten sprechen Bände:

• “Eine echte Verfahrensverantwortung existiert seitdem nicht mehr.”
• “Einen einheitlichen Aktenplan für alle Berliner Behörden festzulegen, unabhängig von der verwendeten Software zur Digitalen Akte, liegt derzeit nicht in der Verantwortung der Senatskanzlei.”
• “Im Land Berlin liegt die Verantwortung für die OZG-Umsetzung dezentral in den für das jeweilige Politikfeld zuständigen Senatsverwaltungen.”
• “Der größte Anteil an Kleinstanwendungen (ca. 43 %) befindet sich jedoch in der weiterhin nicht IKT-konformen Nutzung, wobei die Ablösung noch nicht begonnen wurde.”
• “Alle Modernisierungsvereinbarungen sind spätestens nach dem 30.06.2024 ausgelaufen. Das Instrument hat nicht die angestrebte Wirkung entfaltet. Neue Vereinbarungen werden nicht geschlossen.”
• “Somit sind alle Fachverfahren, die im ITDZ laufen, derzeit im „Legacy Teil“ verortet. Die Kosten betragen durchschnittlich 415% der ursprünglichen Betriebskosten des jeweiligen Verfahrens.”
• “Es ist eine Tendenz zur Ablösung Richtung neuerer Server-Betriebssysteme erkennbar.”
• “Es ist derzeit nicht geplant, einen landesweiten Basisdienst Digitale Kollaboration zu etablieren.”
• “Aktuell sind keine neuen IKT-Basisdienste im Themenbereich der eGovernment-Online-Dienste geplant.”

Was steckt jeweils dahinter? Hier eine Einordnung.

Ein Digitalhaushalt für Berlin ist aus mehreren Gründen wichtig

Digitale Projekte und IT-Ausgaben werden sichtbar, vergleichbar und nachvollziehbar dargestellt. Politik und Verwaltung können Prioritäten besser setzen und Doppelstrukturen vermeiden. Ein eigener Haushaltstitel stärkt die Verlässlichkeit von Finanzierung und Personalressourcen für die Digitalisierung. Und wie bewertet der Senat seinen eigenen Haushaltsentwurf?

Die „Projektmittel StS IKT/CDO“ des Einzelplans 25 können hier allenfalls in kleinerem Umfang unterstützen. Als Einstieg in einen Digitalhaushalt reicht dies nicht aus, da hierüber keine umfassende Steuerung der Fachverfahren erfolgen kann. Nach den bisherigen Überlegungen müsste hierzu ein wesentlich weitreichenderer Ansatz verfolgt werden, der eine zentrale Steuerung der Fachverfahren einschließlich der Bündelung der gesamten Maßnahmengruppe 32 umfassen müsste.

Niemand will die Verantworung für ALLRIS – das Informationssystem der BVVen

Die Berliner Bezirksverordnetenversammlungen nutzen das sogenannte ALLRIS (Ratsinformationssystem von CC e-gov GmbH). ALLRIS umfasst derzeit die folgenden Module: ALLRIS-Sitzungsdienst als Basiskomponente und ALLRIS-Sitzungsgeld (SG), ALLRIS-Bürgerinfo-BI (Zugang für die Öffentlichkeit), ALLRIS-Amtsinfo-AI (Zugang für Bezirksamtsmitarbeiter*innen) und ALLRIS-Ratsinfo-RI (Zugang für die Kommunalpolitiker*innen). Bis zum Jahr 2009 wurde die Verfahrensverantwortung für das Fachverfahren ALLRIS zentral durch die Koordinierungsstelle bezirklicher IT-Verfahren (KoBIT) wahrgenommen. Mit der Auflösung dieser Stelle durch den Rat der Bürgermeister (RdB) im Jahr 2009 fiel die Verantwortung auf einen engagierten Mitarbeiter im BVV-Büro des Bezirks Treptow-Köpenick zurück und wurde als Verfahrenskoordination wahrgenommen. Eine echte Verfahrensverantwortung existiert seitdem nicht mehr. Nun braucht das System ein Update in allen 12 Bezirken. Ein guter Zeitpunkt, mal zu klären, wer zukünftig die Verfahrensverantwortung übernehmen könnte. Trotz Verwaltungsmodernisierung läuft es seit Monaten immer gleich: “niemand will verantwortlich sein”. Chefsache Digitalisierung? Egal …

Eine echte Verfahrensverantwortung existiert seitdem nicht mehr. […] Für den Geschäftsbereich der CDO kommt eine Verfahrensverantwortung mangels Zuständigkeit für bezirklichen BVV-Prozesse nicht infrage. (S. 12/13)

Berlin versucht die Einführung der E-Akte ohne einheitlichen Aktenplan

Die Einführung der E-Akte setzt einen klar strukturierten analogen Aktenplan voraus. Der Aktenplan dient dabei als Brücke zwischen papierbasierter Verwaltung und elektronischem Dokumentenmanagement. So wird gewährleistet, dass Unterlagen rechtssicher, auffindbar und revisionssicher gespeichert sind. Erst auf dieser Grundlage kann die E-Akte ihre Potenziale für Effizienz und Transparenz in der Verwaltung voll entfalten. Und Berlin?

Einen einheitlichen Aktenplan für alle Berliner Behörden festzulegen, unabhängig von der verwendeten Software zur Digitalen Akte, liegt derzeit nicht in der Verantwortung der Senatskanzlei. (S. 119)

Klare Verantwortung bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG): jeder für sich

Die zu langsame Umsetzung des OZG ist bundesweit zu beobachten. So sind zu viele Verwaltungsleistungen auch Jahre nach Inkrafttreten des OZG noch nicht digital verfügbar. Die Gründe sind vielfältig. Aber die föderale Zersplitterung ist sicher einer davon. Unterschiedliche Lösungen in Bund, Ländern und Kommunen führen zu Doppelarbeit und mangelnder Einheitlichkeit. Und was macht Berlin? Statt Chefsache Digitalsierung arbeitet jede Verwaltung vor sich hin.

Im Land Berlin liegt die Verantwortung für die OZG-Umsetzung dezentral in den für das jeweilige Politikfeld zuständigen Senatsverwaltungen. (S. 128)

Verbotene Kleinstverfahren weiter im Einsatz

Die Nutzung von auf Microsoft Access basierenden Kleinstverfahren sowie die Nutzung von Makros in Microsoft Office-Produkten ist gemäß der IKT-Architektur seit Juni 2021 i. d. R. verboten. Die Verwaltungen hatten die Möglichkeit, mit Hilfe von Modernisierungsvereinbarungen (Sammelverfahren für die Genehmigung der Abweichung für mehrere Kleinstverfahren) eine Genehmigung für den befristeten weiteren Einsatz dieser Kleinstverfahren zu erhalten.

Der größte Anteil an Kleinstanwendungen (ca. 43 %) befindet sich jedoch in der weiterhin nicht IKT-konformen Nutzung, wobei die Ablösung noch nicht begonnen wurde. (S. 160)

Alle Modernisierungsvereinbarungen sind spätestens nach dem 30.06.2024 ausgelaufen. Das Instrument hat nicht die angestrebte Wirkung entfaltet. Neue Vereinbarungen werden nicht geschlossen. Künftige Abweichungsanträge werden nicht genehmigt. (S. 160)

Standardisierung der IKT-Arbeitsplätze und Fachverfahren kommt nicht voran

“Das ITDZ stellt allen Behörden und Einrichtungen der Berliner Verwaltung die verfahrensunabhängige IKT sowie IT-Basisdienste zur Verfügung […] Die Behörden und Einrichtungen sind […] zur Abnahme dieser Leistungen des ITDZ verpflichtet.“ So steht es seit 2016 im Gesetz. Bisher scheitert die Berliner Verwaltung an der Umsetzung. Und wie geht es weiter? Der “Chef” übernimmt? Nein! Jeder soll sich allein auf den Weg machen.

Die Einführung des IKT-Arbeitsplatzes (Modul LAN, Telefon, BerlinPC und Drucker) und die Betriebsüberführung zum ITDZ Berlin sollen die Behörden zukünftig eigenständig direkt mit dem ITDZ Berlin umsetzen. Die IKT-Steuerung übernimmt weiterhin die ministerielle Steuerung und Überwachung. Dazu gehört auch, durch ein regelmäßiges Benchmarking die Marktüblichkeit der im Betriebsvertrag zum IKT-Arbeitsplatz abgebildeten Kosten und Preise zu prüfen. (S. 74)

Berlin zahlt das Vierfache – für seine “Museums-IT”

Die Berliner Verwaltung hält seit Jahren an veralteter Software fest – und zahlt dafür einen hohen Preis. Der Betrieb dieser „Legacy-Systeme“ verschlingt demnach 415 Prozent der “normalen” Kosten. Da hilft auch kein Verweis auf die dezentrale Zuständigkeit der verfahrensabhängigen IT in Berlin. Die Zahlen erschreckend, besonders für Regierenden Bürgermeister Kai Wegner, der die Digitalisierung zur Chefsache erklärt hatte.

Somit sind alle Fachverfahren, die im ITDZ laufen, derzeit im „Legacy Teil“ verortet. Die Kosten betragen durchschnittlich 415% der ursprünglichen Betriebskosten des jeweiligen Verfahrens. Veraltete IT-Fachverfahren stellen eine Herausforderung bei der Überführung in den einheitlichen und zentralen Betrieb der Verfahrensunabhängigen IT-Infrastruktur – insbesondere Modul BerlinPC des Basisdienstes IKT-Arbeitsplatz – dar und können nicht den neuen Anforderungen an künftige Cloud-basierte Betriebsmodelle z. B. die der Deutschen Verwaltungscloud genügen. (S. 101)

IT-Sicherheitsrisiko: Windows Server 2012 noch immer im Einsatz

Noch immer sind in der Berliner Verwaltung Server mit sehr alten Windows-Versionen im Einsatz. So kommt bspw. bei Polizei und Feuerwehr weiter “Windows Server 2012 R2” zum Einsatz. Bis Oktober 2026 bleibt Zeit, ehe auch die letzte teure Supportverlängerung von Microsoft ausläuft (Extended Security Update-Verlängerung (ESU-Lizenz)). Der reguläre Support ist bereits am 9. Oktober 2018 ausgelaufen. Seit Oktober 2023 ist der Einsatz der Alt-Server nur noch mit Zusatzkosten vertretbar. Da hat der Senat sicher einen Plan?

Nach Auswertung der von den Behörden seit Mai 2025 im Intranet fortzuschreibenden Angaben waren am 03.09.2025 noch 48 Windows Server 2012 im Einsatz. Es ist eine Tendenz zur Ablösung Richtung neuerer Server-Betriebssysteme erkennbar. (S. 37)

Die Berliner Verwaltung stellt auf Windows 11 um – aber natürlich jede Verwaltung für sich allein

Der Senat hat kurz vor Fristende und nach vielen Monaten Debatte bei 133 Fachverfahren keine Information, ob ein Fachverfahren auf Windows 11 läuft oder nicht. Unter den Betroffenen Fachverfahren sind die Berliner Lehrkräfte-Unterricht-Schul-Datenbank (LUSD), der Lernraum Berlin oder das Fachverfahren Einsatz-Führungs-Unterstützungssystem für Feuerwehr und Katastrophenschutz. Jedes Unternehmen, das so arbeitet, wäre wohl schnell vom Markt verschwunden. Chefsache Digitalisierung? Eher nicht …

Von 415 bekannten Fachverfahren sind Stand 03.09.2025: 156 nicht Windows -11-fähig (siehe folgende Tabelle), davon 133 Fachverfahren ohne Rückmeldung (Risiko) (S. 82)

Berlin macht Open Data mit einem Stellenanteil von 0%

Durch offene Verwaltungsdaten (Open Data) können Politik, Verwaltung und Zivilgesellschaft besser zusammenarbeiten. Einheitliche Datenstandards erleichtern die Vergleichbarkeit zwischen Bezirken und städtischen Institutionen. Open Data stärkt die digitale Transformation und die demokratische Teilhabe auf gesamtstädtischer Ebene. In Berlin machen das Beschäftigte einfach nebenbei. Chefsache Digitalisierung eben!

Ein Stellenanteil von 0 % bedeutet, dass die Rolle des/der behördlichen Open-Data-Beauftragten in der jeweiligen Verwaltungsorganisation verankert ist, jedoch ohne Zuordnung eines quantifizierten Stellenanteils in der BAK oder einer Verankerung im Anforderungsprofil der/des jeweiligen Rolleninhabers. (S. 44)

Fehlanzeige: Moderne Tool für alle Beschäftigten durch Basisdienste für KI und Digitale Kollaboration

Entsprechend der IKT-Architektur für das Land Berlin, sind IKT-Basisdienste (kurz: IKT-BD) standardisierte IT-Komponenten im Land Berlin, die für die Abwicklung von digitalen Verwaltungsleistungen zentral bereitgestellt werden. Durch den Einsatz standardisierter IKT-Basisdienste kann die öffentliche Verwaltung in Berlin ihre Prozesse deutlich effizienter gestalten. Die IKT-Basisdienste tragen dazu bei, die Digitalisierung in Berlin weiter voranzutreiben. Ein KI-Tool oder ein Chat- oder Projektmanagement-Tool zum Zusammenarbeiten (Kollaboration) brauchen alle Beschäftigten. Eine Entwicklung verschiedener Lösungen je nach dem in welcher Verwaltung mensch arbeitet, ist ineffizient und teuer. Und was macht Berlin?

Dagegen ist es derzeit nicht geplant, einen landesweiten Basisdienst Digitale Kollaboration zu etablieren. (S. 26)

Es ist derzeit nicht geplant, einen landesweiten Basisdienst Digitale Kollaboration zu etablieren. Im 3. Quartal 2025 wurde bei der IKT-Steuerung jedoch die Kompetenzstelle Digitale Kollaboration als eine landesweite Koordinierungs- und Beratungsinstanz eingerichtet, um ein allgemeines Unterstützungs- und Beratungsangebot für die Berliner Behörden zu schaffen. (S. 124)

Derzeit wird eine Anzeigepflicht bei der Einführung von KI-Systemen in der Berliner Verwaltung erarbeitet, die im E-Government-Gesetz Berlin bzw. im geplanten Digitalgesetz verankert werden soll. Eine Übersicht der auf diesem Wege erfassten KI-Systeme soll anschließend transparent gemacht werden. (S. 126)

Trotz Beteiligung an der Bundesausschreibung für Low-Code: “Die Bereitstellung eines zentralen Angebotes eines IKT-Basisdienstes ist zurückgestellt.” (S. 156)

Oder doch nicht? Was weiß der Senat über seine eigenen Vorhaben?

Aktuell sind keine neuen IKT-Basisdienste im Themenbereich der eGovernment-Online-Dienste geplant. (S. 140)

Für das Jahr 2026 wird derzeit eine mögliche Bereitstellung des KI-Verwaltungsassistenten „BärGPT“ als IKT-Basisdienst geprüft. Hierfür ist bei Titel 51164 im Teilansatz 5 „Künstliche Intelligenz“ (1.000.000 in 2026 / 1.400.000 € in 2027) eine anteilige Vorsorge enthalten. (S. 142)

Für OpenDesk wurde im vergangenen Jahr mit einzelnen Pilotbereichen der Berliner Verwaltung ein User Acceptance Test durchgeführt. Ob einzelne Module von OpenDesk das Leistungsportfolio vorhandener Basisdienste sinnvoll ergänzen können, wird derzeit laufend geprüft und ggf. in den Weiterentwicklungsprojekten berücksichtigt. (S. 144)

Zentrale Aufgabe wäre die Leistungsfähigkeit ITDZ zu steigern

Die Aufgabe des ITDZ Berlin (IT-Dienstleistungszentrum Berlin) besteht darin, als zentraler IT-Dienstleister für alle Behörden und Einrichtungen des Landes Berlin zu fungieren. Es stellt den Behörden die verfahrensunabhängige IKT (Informations- und Kommunikationstechnik) sowie die IKT-Basisdienste zur Verfügung und unterstützt sie bei der laufenden Anpassung der IT-Fachverfahren an diese Basisdienste. Ein Beispiel wie gut das in Berlin funktioniert?

Schon 2023 wurde gesagt: “Das ITDZ Berlin prüft eine Überarbeitung des Webshops, damit soziale und ökologische Nachhaltigkeitsaspekte der Waren künftig im Webshop des ITDZ Berlin sichtbarer werden und explizit von Kundinnen und Kunden bei Suchanfragen gefiltert werden können.” Und im Jahr 2025?

Die Einhaltung der OECD-Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Konfliktrohstoffen hat das ITDZ Berlin erstmals in einer Ausschreibung für Mobilfunkgeräte integriert und prüft dies nun auch für weitere Ausschreibungen. Die Prüfung der technischen Umsetzbarkeit und der konkreten Ausgestaltung einer Kennzeichnung nachhaltiger Produkte im Webshop des ITDZ Berlin ist noch nicht abgeschlossen. (S. 102)