Stefan Ziller

GRÜN für Marzahn, Biesdorf, Kaulsdorf, Mahlsdorf und Hellersdorf

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Bits & Berlin – Newsletter – 01/2025

Mit meinem Newsletter „Bits & Berlin“ möchte ich auch im neuen Jahr wie gewohnt über aktuelle Themen aus meiner Arbeit zur Verwaltungsmodernisierung und -digitalisierung für Berlin informieren.

Themen der ersten Ausgabe 2025 sind der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Berliner Verwaltung, die katastrophalen Wartezeiten beim Wohngeld, der hundertste digitale Antrag, unser Antrag für ein Berliner Digitalgesetz, Anbindung der Fachverfahren an die E-Akte, Spardruck bei den gesamtstädtischen Zielvereinbarungen, der Software für BVVen ALLRIS und den Zukunftskonzepten der Senatsverwaltungen.

Viel Spaß beim Lesen.

 

Ausschuss für Digitalisierung & Datenschutz – 13.01.2025

Auf der Tagesordnung des Ausschusses für Digitalisierung und Datenschutz stand insbesondere die Entwicklung und den Einsatz von KI in der Berliner Verwaltung. Die Video-Aufnahme findet sich im YouTube-Kanal des Abgeordnetenhauses.

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit übernimmt den Vorsitz der Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder

Inhaltliche Schwerpunkte ihres Vorsitzes werden die Themen Anonymisierung und Pseudonymisierung sein. Weitere Schwerpunkte sind die Wechselwirkung zwischen der Datenschutzgrundverordnung und den europäischen Digitalrechtsakten in der Praxis sowie die Standardisierung von Prüfkriterien der Datenschutzaufsichtsbehörden.

Wie viel Künstliche Intelligenz kann die Berliner Verwaltung?

Auch der Berliner Senat kommt im neuen Jahr nicht mehr am Thema „Künstliche Intelligenz (KI)“ vorbei. In der Ausschusssitzung haben Mitarbeiter*innen aus der Senatskanzlei, der Senatsverwaltung für Inneres und Sport sowie der Senatsverwaltung für Finanzen vorgestellt, wie KI-Technologie aktuell in der Verwaltung eingesetzt wird und welche Planungen es für die nächste Zeit gibt. Es lohnt sich, die erste Stunde des Ausschusses auf YouTube anzuschauen, um einen Eindruck zu bekommen.

Zusammen mit dem Bund arbeitet die Senatskanzlei beispielsweise an einer Plattform zur Genehmigungsbeschleunigung. Berlin ist dabei für die KI-Komponente zuständig. Ziel der KI-Komponente ist es, die Verwaltung bei der Zusammenarbeit zwischen den Bundesländern zu unterstützen. Konkrete Anwendungsbeispiele sind Anträge des Wasserstoff- und Glasfaserausbaus. Entwickelt wird die KI-Komponente durch die GovTech Plattform GmbH (Tochterunternehmen des GovTech Campus).

Zudem arbeitet die Senatskanzlei an dem „Vermerk-o-mat“. „Er“ soll Mitarbeiter*innen bei der Dokumentenverarbeitung und Erstellung von typischen Vermerken unterstützen. Ein Chatbot „ForÜber“ soll Formulare für Bürgerdienstleistungen ersetzen. Ziel des Prototyps ist es, Anträge mittels Chatbot einzureichen. Der Bot fragt dann auf Basis der bisher gegebenen Antworten „nur“ die benötigten Informationen ab. Nicht benötigte Optionen, die in Formularen oft verwirren, werden dann nicht mehr benötigt.

Hier noch eine Übersicht über neun Projekte, die aus Mitteln der Senatskanzlei finanziert werden.

Die Senatsverwaltung für Finanzen stellte gleich drei Projekte vor: TREK-KI, ein Chatbot welcher bei der Recherche unterstützt, DOK-KI welche Dokumente zusammenfasst und BAK-KI, welche das Schreiben der Beschreibung des Aufgabenkreises (BAK) vereinfachen sollte. Besonders gut, SenFin verwendet das Open-Source-Model Llama 3.1.

Schön wäre, wenn alle Beschäftigten der Berliner Verwaltung diese Tools nutzen könnten. Dass die Finanzverwaltung ihre finanziellen Ressourcen nutzt, um nur für ihre eigenen Beschäftigen Tools bereit zu stellen, die München oder Hamburg für alle Beschäftigen anbieten, lässt zumindest Fragen offen.

Positiv zu sehen ist auch, dass die Senatskanzlei inzwischen an der von Bündnis 90/Die Grünen geforderten KI-Governance arbeitet. Im Frühjahr soll sie vorliegen. In der Ausschusssitzung wurde folgender Entwurf vorgestellt:

Ausschuss für Digitalisierung & Datenschutz – 27.01.2025

Auf der Tagesordnung des Ausschusses für Digitalisierung und Datenschutz stand das Wohngeld, der Basisdienst „Digitaler Antrag“ und unser Antrag für ein Berliner Digitalgesetz. Die Video-Aufnahme findet sich im YouTube-Kanal des Abgeordnetenhauses.

Neue Newsletter & Schulungen der Datenschutzbeauftragten

Neuigkeiten zum Datenschutz in Berlin können jetzt als Newsletter von der Datenschutzbeauftragten abonniert werden. Außerdem gibt es auch 2025 wieder Datenschutzschulungen zu verschiedenen Themen für kleine Unternehmen, Gründer*innen, Start-ups und Vereine aus Berlin.

Senat ohne Plan – Wartezeit beim Wohngeld katastrophal

Wer Wohngeld beantragt, muss viel Geduld mitbringen, denn die Wartezeit liegt bei bis zu 15 Wochen. Diese Zahlen zeigt ein Bericht aus dem Unterausschuss Verwaltung (Bericht 0271), Details dazu weiter unten im Newsletter.

Im Ausschuss Digitalisierung sollte eigentlich das Thema Digitalisierung besprochen werden. Doch der Senat konnte dazu wenig beitragen. Auch Fragen der Kolleg*innen wie das digitale Antragsverfahren den Prozess beschleunigt, konnten nicht beantwortet werden. Hierzu gibt es offenbar keine Auswertung. Auf Vorschlag des Vorsitzenden haben wir das Thema dann schnell vertagt, mit der Aufforderung an den Senat, sich bis zum nächsten Mal besser vorzubereiten.

Freischaltung des 100. digitalen Antrags

Am 9. Dezember 2024 wurde der hundertste Antrag mittels des Basisdienstes „Digitaler Antrag“ online gestellt – der Antrag war die Dienstleistung „Niederlassungserlaubnis beantragen“ (LEA).

Doch die Debatte zeigte auch Lücken in der Steuerung der Digitalisierung. Es ist zum Beispiel nicht bekannt, welche Anträge in der Bearbeitung noch Medienbrüche enthalten (Antrag wird digital eingereicht, muss zur Bearbeitung allerdings ausgedruckt werden).

Auf meine Rückfrage erfuhren wir immerhin, dass es bereits digitale Rückkanäle gibt, jedoch bisher wenig genutzt wird.

Insgesamt sind ca. 20 Anträge in Planung, die 2025 an den Basisdienst „Digitalen Antrag“ angeschlossen werden sollen:

  • KiTa-Gutschein beantragen (SenBJF)
  • Liegenschaftskataster – Digitale Daten bereitstellen (SenStadt / Bezirke)
  • Zulassung juristisches Staatsexamen / juristische Fachprüfung (SenJustV)
  • Feststellung nach dem Schwerbehindertenrecht (LAGeSo)
  • Kraftfahrzeug – Carsharing-Plakette beantragen sowie Zulassungsbescheinigung Teil I (LABO)
  • Benachrichtigungsformular nach § 20 IfSG – Masern (Bezirke)

Berliner Digitalgesetz: jetzt vielleicht im Sommer 2025

Im April 2024 war noch Ziel der Koalition, bis zum Sommer 2024 Eckpunkte für ein Digitalgesetz vorzulegen. Daraus wurde dann Winter 2024.  Wir haben inzwischen Januar 2025. Und um den Druck ein wenig zu erhöhen, haben wir unseren Antrag „Digitalisierung umsetzen – Digitalgesetz für Berlin schaffen“ (Drucksache 19/1501) zur Abstimmung gebracht. Er wurde von CDU und SPD mit dem Hinweis abgelehnt, dass bis zum Sommer 2025 sowohl ein Digitalgesetz als auch ein ITDZ-Gesetz vorlegt werden soll. Wir werden sehen!

Unterausschuss Bezirke, Personal und Verwaltung sowie Produkthaushalt und Personalwirtschaft – 15.01.2025

Auf der Tagesordnung des Unterausschusses standen Berichte zum Fortschritt bei der Digitalen Akte Berlin (Bericht 0238 B), Änderungen bei gesamtstädtischen Zielvereinbarungen (Bericht 0281), zur offenen Projektverantwortung für ALLRIS (Bericht 0273 B), zum Thema Ordnungsämter (Bericht 0235 C), der  4-Tage-Woche (Bericht 0288), der Hundesteuer (Bericht 0246 A), des Aktenlieferservice für ärztliche Gutachter*innen (Bericht 00856 C), der aktuellen Situation der Wohnungsämter (Bericht 0271) und zu den Zukunftskonzepten der Senatsverwaltungen (Übersicht aller Berichte).

E-Akte – Schnittstellen zu Fachverfahren kommen nicht voran

Die digitale Akte (E-Akte) und die Berliner Verwaltung – das passt noch nicht richtig zusammen. Ende 2023 konnte der Senat das vollständige Scheitern gerade noch so verhindern. Doch auch ein Jahr später sind viele Probleme ungelöst. Insbesondere die benötigten Schnittstellen zu den Fachverfahren fehlen weiter. Die Senatskanzlei hat eine Liste von 10 Fachverfahren erstellt (Bericht 0238 B), die priorisiert angebunden werden sollen. Im Vergleich zu der Menge an Fachverfahren, die in Berlin genutzt werden, sind die 10 zu wenig. Auch im Ausschuss konnte der Senat keine Übersicht geben, welche Fachverfahren noch angeschlossen werden. Der Senat muss dringend anfangen zu steuern, gerade die Bezirke sind abhängig von funktionierenden Fachverfahren.

Unklar bleibt auch, ob das Projekt Digitale Akte ab Januar 2026 ohne PD-Berater der öffentlichen Hand auskommen kann. Die CDO machte diesen Schritt abhängig von den Stellenbesetzungen im laufenden Jahr.

Immerhin soll Ende Januar der Landesstandard Digitale Akte beschlossen werden. Er sorgt für eine einheitliche Konfiguration der Digitalen Akte in allen Verwaltungen und soll die Zusammenarbeit zwischen den Verwaltungen erleichtern.

Spardruck auch bei gesamtstädtischen Zielvereinbarungen – Entwicklung der Bibliotheken gefährdet

Der Berliner Senat hat im Zuge des Nachtragshaushalts auch bei der Verwaltung gespart. Ich habe daher mal abgefragt, was das für laufende geplante gesamtstädtische Zielvereinbarungen heißt (Bericht 0281). Gesamtstädtische Zielvereinbarungen sind ein kooperatives Steuerungsinstrument und sollen dazu beitragen, verbindliche Qualitätsziele zu erreichen.

Für das Jahr 2025 ist im Zuge der Einsparungen konkret eine Mittelkürzung um 1.120 T Euro im Titel 97114 des Einzelplans Kultur vorgesehen. Das Geld war zur anteiligen Finanzierung personeller Mehrbedarfe zur Umsetzung der Zielvereinbarung „Öffentliche Bibliotheken“ in den Bezirken vorgesehen. Laut dem vorliegenden Bericht (0281) wird der Einfluss der Kürzungen auf die Zielvereinbarung „Öffentliche Bibliotheken“ gerade „eruiert“. Auch im Ausschuss konnte der Senat keine Klarheit schaffen. Mehr Details zu den Einsparungen bei Zielvereinbarungen im Bericht oder auf meiner Website.

Weiter niemand verantwortlich für die Software der BVVen

Die Berliner Bezirksverordnetenversammlungen (BVVen) nutzen das sogenannte ALLRIS (Ratsinformationssystem von CC e-gov GmbH). Wesentliche Herausforderung ist aktuell ein anstehendes Upgrade des ALLRIS-Systems auf die Version 4.0. Denn die aktuell genutzte Version ist am Ende der Lebenszeit angekommen.

Das Problem: die Verfahrensverantwortung (Zuständigkeit) für ALLRIS ist unklar. Trotz einer eingesetzten Taskforce zu ALLRIS (Bericht 0273 B) ist weiter offen, wer zukünftig die Verantwortung für die zentrale Software für die Bezirksverordnetenversammlungen in den zwölf Bezirken Berlin übernimmt. Und ohne Zuständigkeit hat niemand die nötigen finanziellen Mittel für das Update angemeldet. Auch in der Ausschusssitzung schoben sich die Beteiligten gegenseitig die Verantwortung zu.

Immerhin zeigen alle den Willen, das nötige Update gemeinsam zu schaffen. Erster Schritt:  eine berlinweite Bestandsaufnahme bis Ende erstes Quartals. Die Kosten übernimmt die Senatskanzlei.

Klar ist: es wird eine Übergangslösung bis zum Update von ALLRIS 3.0 auf ALLRIS 4.0 benötigt. Der Rat der Vorsteher*innen muss in meinen Augen klar entscheiden, dass ALLRIS 3.0 auch über das End of Life (keine Weiterentwicklung und kein Support) zum Einsatz kommen (muss), bis das Update geschafft ist. Eine Rückkehr zum Papier ist in meinen Augen keine Alternative.

Nach der Aufgabenerhebung hat das Ordnungsamt 400 Aufgaben

Im Zuge des Berichts „Zukunftsfähige Ordnungsämter“ (Bericht 0235 C) habe ich den Senat gefragt, wie viele der knapp 4000 Aufgaben der Berliner Verwaltung in den Ordnungsämtern anfallen. Laut dem Senat und der aktuell laufenden Aufgabenerhebung sind dies 400.

Die noch ausstehende Aufgabenkritik sollte sich mit der Frage beschäftigen, ob alle bisherigen Aufgaben im Ordnungsamt richtig aufgehoben sind.

Aktenlieferservice und Erfolg bei der Akquise von weiteren ärztlichen Gutachter*innen

Die zu langen Bearbeitungszeiten bei Schwerbehindertenverfahren könnten sich zumindest verkürzen. Der von uns angemahnte Aktenlieferservice bringt inzwischen die Akten zu den ärztlichen Gutachter*innen, bis der Vorgang durch die eAkte digitalisiert wird (Bericht 00856 C). Auch dadurch ist es gelungen, weitere externe Gutachter*innen zu gewinnen.

Wohnungsämter nach wie vor überfordert

Wer einen Wohngeldantrag in Berlin stellt, muss sich in Berlin auf lange Wartezeiten vorbereiten – bis zu 25,22 Wochen kann das gesamte Verfahren dauern. Im Durchschnitt liegt die Bearbeitungszeit von Wohngeld in Berlin bei 15,54 Wochen (Bericht 0271).

Insgesamt wurden (Stand 30.06.2024) 182.406 Anträge gestellt, davon 49.788 abgelehnt und 102.559 genehmigt. Wohngeld kann seit Anfang 2023 online beantragt werden, was zu einem Aufwuchs der Anträge geführt hat.

Ich habe den Senat aufgefordert, klare Ziele zu setzen: Wie lange soll die Bearbeitungszeit dauern? Was ist der Anspruch Berlins an seinen Service? Denn Wohngeld ist keine optionale Leistung der Bezirke, sondern ein gesetzlicher Anspruch. Die Anregung will der Senat zumindest mitnehmen. Probleme verursacht aber auch das digitale Fachverfahren. So fehlt beim Online-Antrag eine Prüfung, ob die Dokumente vollständig hochgeladen wurden.

Bekannt wurde in der Ausschusssitzung auch, dass die Verträge von 71 Beschäftigen nicht verlängert wurden, obwohl die Antragsrückstände weiter viel zu hoch sind. Ein solcher Umgang mit eingearbeiteten Fachkräften ist angesichts des Fachkräftemangels ein Unding.

Zukunftskonzepte der Senatsverwaltungen

Alle Senatsverwaltungen waren angehalten, „Zukunftskonzepte“ vorzulegen. Im Zukunftskonzept der Senatskanzlei (Bericht 0262 F) wird etwa ein landesweiter Springerpool angesprochen. Bereits bei der Einführung des Springerpools für die Bürgerämter hatten wir eine Ausweitung auf andere Ämter vorgeschlagen. Ziel muss sein, die Verwaltung auch in Zeiten des Fachkräftemangels am Laufen zu halten und eine einheitliche Qualität der Bürgerdienstleistungen sicherzustellen.

Die weiteren Zukunftskonzepte der Senatsverwaltungen:

Und sonst so?

  • Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) hat eine Stellungennahme zu KI veröffentlicht: DSGVO-Prinzipien unterstützen verantwortungsvolle KI und untersucht die Frage nach Anonymität von Modellen und deren Trainingsdaten. Das Ergebnis: “die Datenschutzbehörden [sollten] von Fall zu Fall prüfen, ob ein KI-Modell anonym ist.”
  • Auch der Berliner Senat kommt im neuen Jahr nicht mehr am Thema “Künstliche Intelligenz (KI)” vorbei. In der ersten Digitalausschusssitzung des Jahres haben Mitarbeiter*innen aus der Senatskanzlei, der Senatsverwaltung für Inneres und Sport sowie der Senatsverwaltung für Finanzen vorgestellt, wie KI-Technologie aktuell in der Verwaltung eingesetzt wird und welche Planungen es für die nächste Zeit gibt.
  • Der Senat verfolgt ausweislich der Richtlinien der Regierungspolitik 2023-2026 das Ziel, das Vergabewesen zu modernisieren und zeitgemäß zu organisieren. Passiert ist bisher jedoch wenig. In einem Bericht über das Projekt „Vergabemodernisierung und Vergabeorganisation“ schreibt der Senat selbst: “Der Senat kann bedauerlicherweise derzeit keine Aussage zur Modernisierung des Landesvergaberechts machen” (Rote Nr. 2090). Das ist einfach zu wenig. Was sich hinter dem Projekt versteckt, berichte ich im Blog.
  • Am 27. Juni 2025 ist es wieder so weit: Der bundesweite Digitaltag findet statt – auch in Berlin! Mit unserem Antrag “Berliner Digitaltag 2025 – einfach mal machen!” (Drucksache 19/2091) fordern wir den Berliner Senat auf, sich aktiv an der Initiative „Digital für alle“ zu beteiligen. Ziel der Initiative ist es, digitale Teilhabe für alle Menschen zugänglich zu machen und die Chancen der Digitalisierung greifbar zu machen. Der Digitaltag ist ein bundesweiter jährlicher Aktionstag, mit dem die digitale Teilhabe seit 2019 von der Initiative Digital für alle gefördert wird. Den Antrag findet Ihr auf meinem Blog.

Kommende Termine

03.02.2025 – 08.02.2025  » Winterferien
10.02.2025 » Ausschuss für Digitalisierung und Datenschutz | Livestream
12.02.2025 » Unterausschuss Bezirke, Personal und Verwaltung sowie Produkthaushalt und Personalwirtschaft | Livestream
13.02.2025 » Plenum | Livestream
23.02.2025 » Bundestagswahl
24.02.2025 » Ausschuss für Digitalisierung und Datenschutz | Livestream
27.02.2025 » Plenum | Livestream
07.03.2025 » Ausschuss für Digitalisierung und Datenschutz | Livestream

Vielen Dank für’s Lesen

Stefan Ziller

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