Digitale Verwaltung – was kosten die Medienbrüche?

Medienbrüche sind teuer, denn sie kosten der Verwaltung Zeit, Personal und Nerven. Ich habe daher beim Senat nach dem 3 schlimmsten Medienbrüchen für jede Senatsverwaltung erkundigt. Ein Medienbruch entsteht überall dort, wo per Hand Informationen von einem Medium in ein ganz anderes übertragen werden müssen. Beispielsweise müssen gedruckte Anträge von Mitarbeiter*innen der Verwaltung für ein digitales Verfahren abgetippt werden. Die Antwort ist ehrlich und ausführlich (Drucksache 19/21972). Exemplarisch hat die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie generell erklärt, wo und wie häufig Medienbrüche entstehen:

Am meisten Mehrarbeit und Kosten verursachen analog (postalisch, schriftlich) eingehende Anträge, Anfragen und Informationen. Die Bearbeitung erfolgt in der Regel elektronisch (PC- gestützt, Medienbruch Nummer eins). Insofern müssen Schriftstücke eingescannt oder abgetippt werden, Antworten können teilweise per E-Mail oder telefonisch erfolgen. Häufig erfolgt ein weiterer Medienbruch nach der elektronischen Bearbeitung, weil Antworten wiederum schriftlich (postalisch, analog) erfolgen müssen (Medienbruch Nummer zwei).

Eine weitere Mehrarbeit und Kosten verursachender Medienbruch ist die Bearbeitung von Vorgängen in IT-gestützten Fachverfahren. Aufgrund fehlender rechtlicher und technischer Voraussetzun- gen (z. B. nicht vorhandene digitale Unterschriften, digitale Akte) müssen Ergebnisse des jeweiligen Bearbeitungsprozesses (z. B. Bescheide) ausgedruckt und damit nach einem erneuten Medienbruch (Medienbruch Nummer drei) übermittelt werden.

Insgesamt haben acht Senatsverwaltungen 41 detaillierte Fälle von Medienbrüchen gemeldet. Hier einige der häufigsten Probleme:

• Online-Antrag muss ausgedruckt und zum Beispiel in eine Papierakte überführt werden
• Übertragung von analogen Dokumenten, wie Rechnungen, in digitale Formate und Tabellen
• Fachverfahren erfordert eine Unterschrift, für die es keine digitale Lösung gibt
• SEPA-Mandat muss unterschrieben werden
• Antrag ist noch nicht digitalisiert
• Trotz digitaler Fachverfahren müssen Anträge manuell korrigiert werden, da Grenzfälle nicht vom Verfahren abgedeckt werden
• Fehlende Plausibilitätsprüfung beim Online-Antrag

Viele dieser Probleme können in den Fachverfahren gelöst werden, wenn diese angepasst und aktualisiert werden. Häufig liegt das Problem aber an der aktuellen Gesetzgebung, die eine Unterschrift vorsieht oder sogar das Vorhalten einer vollständigen gedruckten Akte. In einigen Fällen könnte das Problem gelöst werden, wenn das Fachverfahren an bereits bestehende Lösungen wie der eAkte, E-Rechnung und der digitalen Unterschrift angebunden wird. Die Liste an Medienbrüchen (Drucksache 19/21972) liest sich daher wie eine Hausaufgabenliste für den Senat.

Dieser muss jetzt dafür sorgen, dass im kommenden Doppelhaushalt 2026/27 die Abschaffung von Medienbrüchen finanziell ermöglicht wird. Denn hier liegt Potenzial, die Verwaltung zu entlasten und schlussendlich die Verwaltungsabläufe für alle Berliner*innen zu vereinfachen und zu beschleunigen!

1. Welche drei Medienbrüche bei der Dienstleistungsbearbeitung, die am meisten Mehrarbeit und Kosten verursachen, sind den jeweiligen Senatsverwaltungen in ihrem Zuständigkeitsbereich bekannt? (bitte für jede Senatsverwaltung mit Nennung der Dienstleistung für Bürger*innen oder Wirtschaft, Name des/der Fachverfahren sowie kurzer Beschreibung des Medienbruchs und der „vermeidbare Mehrarbeit/Kosten“ darstellen)
2. Welche Planungen gibt es jeweils Abhilfe zu schaffen und die entsprechende Dienstleistungsbearbeitung medienbruchfrei zu ermöglichen?

Im Ergebnis der eingereichten Stellungnahmen lässt sich zusammenfassen, dass zwar drei Medienbrüche mit der meisten Mehrarbeit und Kosten seitens der Senatsverwaltungen identifiziert werden konnten, jedoch überwiegend keine Angaben zu der tatsächlichen Mehrarbeit oder/und den Kosten möglich sind, weil hierzu keine statistischen Angaben vorliegen.

Darüber hinaus teilt die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie allgemein mit: „Am meisten Mehrarbeit und Kosten verursachen analog (postalisch, schriftlich) eingehende Anträge, Anfragen und Informationen. Die Bearbeitung erfolgt in der Regel elektronisch (PC- gestützt, Medienbruch Nummer eins). Insofern müssen Schriftstücke eingescannt oder abgetippt werden, Antworten können teilweise per E-Mail oder telefonisch erfolgen. Häufig erfolgt ein weiterer Medienbruch nach der elektronischen Bearbeitung, weil Antworten wiederum schriftlich (postalisch, analog) erfolgen müssen (Medienbruch Nummer zwei). Eine weitere Mehrarbeit und Kosten verursachender Medienbruch ist die Bearbeitung von Vorgängen in IT-gestützten Fachverfahren. Aufgrund fehlender rechtlicher und technischer Voraussetzun- gen (z. B. nicht vorhandene digitale Unterschriften, digitale Akte) müssen Ergebnisse des jeweiligen Bearbeitungsprozesses (z. B. Bescheide) ausgedruckt und damit nach einem er- neuten Medienbruch (Medienbruch Nummer drei) übermittelt werden. Eine detaillierte Auflistung in der gewünschten Form kann in der gesetzten Bearbeitungsfrist nicht zusammengestellt werden. Der Landesbasisdienst „Digitaler Antrag“ soll an die bestehenden Fachverfahren angebunden werden. Des Weiteren plant die SenBJF intensiv die Modernisierung von Fachverfahren, um eine medienbruchärmere Bearbeitung zu ermöglichen.“

In der Senatskanzlei sind keine Medienbrüche im Sinne der Fragestellung (Dienstleistung Bürger / Wirtschaft) vorhanden.

Die Einzelheiten zur Beantwortung zu 1. und 2. im Übrigen entnehmen Sie bitte den Tabellen im Anhang.