Senat lässt Bezirke bei der Digitalisierung wichtiger Fachsoftware im Stich

Während der Berliner Senat öffentlich von Fortschritten in der Verwaltungsdigitalisierung spricht, zeichnet ein neuer Bericht ein anderes Bild (BezPHPW 0393, Seite 13). Die Bezirksämter beschreiben darin ausführlich, wie groß der strukturelle Rückstand bei der Fachsoftware ist – von fehlenden Schnittstellen und alten Fachverfahren bis hin zu kompletten Systemen, die kurz vor der Abschaltung stehen. Nahezu alle Bezirke berichten von Medienbrüchen, veralteter Software und fehlenden Investitionen, die ihre Arbeit massiv behindern. Statt die Bezirke als Rückgrat der Berliner Verwaltung zu stärken, lässt der Senat sie beim digitalen Umbau offenbar im Stich.

Deutlich wird das Problem bei zentralen IT-Fachverfahren, die essenziell für den Alltag der Verwaltung sind. Fast alle Bezirke melden massive Probleme mit OpenProsoz, dem Verfahren, über das soziale Leistungen ausgezahlt werden. Schnittstellen fehlen, Dokumente können nicht digital abgelegt werden, Medienbrüche sind die Regel. Neukölln weist darauf hin, dass über dieses System rund 25 % des Bezirkshaushalts abgewickelt werden – aber die Software ist so unzeitgemäß, dass ein digitaler Austausch mit anderen Behörden kaum möglich ist.

Auch das elektronische Bau- und Genehmigungsverfahren (eBG) ist laut Bezirken nach fast 20 Jahren immer noch nicht in der Lage, vollständig digitale Vorgänge abzubilden. Anträge müssen weiterhin parallel in Papier eingereicht werden; Bescheide werden analog erstellt, was die Beschleunigung von Bauvorhaben massiv ausbremst. Und auch im Grünflächenbereich zeigt sich das Problem: Charlottenburg-Wilmersdorf berichtet, dass das GRIS-System, Grundlage für Baum- und Spielplatzkataster, ohne gesicherte Finanzierung ab 2026 nicht mehr betrieben werden kann. Die Folge wären gravierende Einschränkungen bei Pflege, Planung und Sicherheit im öffentlichen Raum.

Anlass des Berichtes war meine Frage in den Haushaltsberatungen: “Welche fünf IT-Fachverfahren müssen mit der höchsten Dringlichkeit weiterentwickelt werden?” Der schwarz-rote Senat muss diese Übersicht als dringliche ToDo-Liste verstehen. Obwohl ich einige Themen wie das Fehlen eines digitalen Kollaborationstools schon kannte, ist die Liste eine Mahnung. Die Bezirke haben ihre Hausaufgaben gemacht – sie liefern eine klare, fachlich begründete Priorisierung und zeigen detailliert auf, wo die Berliner Verwaltung ohne sofortige Investitionen weiter an Leistungsfähigkeit verliert. Jetzt ist der Senat am Zug. Die Zeit des Wegsehens ist vorbei. Im neuen Jahr werden wir darüber im Ausschuss wieder sprechen (müssen).

Hier eine Auswahl an IT-Fachverfahren aus dem Bericht, die aus Perspektive der Bezirke dringend weiterentwickelt werden müssen:

• IPV – Integrierte Personalverwaltung: “Ablösung/Weiterentwicklung IPV um die “digitale Personalakte”: Derzeit werden Personalakten noch in Papierform vorgehalten, obwohl es IPV als Fachverfahren gibt. Eine digitale Personalakte incl. Schnittstelle zu MACH, sowie eine behördenübergreifende Zusammenarbeit ist hier zwingend.” (BA Pankow)
• OpenProsoz: “Aus diesem Fachverfahren werden sämtliche Leistungen nach dem SGB XII und SGB IX ausgezahlt. Das Auszahlvolumen beträgt damit ungefähr 25 % des jährlichen Bezirkshaushaltes. Das Programm sollte dringend hinsichtlich folgender Funktionen weiterentwickelt werden: Medienbrüche bzw. unklare Schnittstelle zur D-Akte, Schnittstelle zu Office derzeit nicht vorhanden, kein Dokumentenmanagement möglich, Möglichkeit zum Austausch von Daten mit anderen Behörden, datenschutzgerechte Möglichkeit zur Kommunikation mit den Leistungsberechtigten und anderen Stakeholdern fehlt.” (BA Neukölln, BezPHPW 0393, Seite 20)
• Game Changer Low-Code-Plattform (z. B. Intrexx) für flexible digitale Lösungen: “Nachdem eine zentrale Finanzierung nicht möglich ist, sollten die Finanzierungsmöglichkeiten gemeinsam mit allen Behörden und der IKT-Steuerung geprüft werden. Mit Intrexx-Apps lassen sich zahlreiche Prozesse digitalisieren/digital unterstützen. Potentiell rd. 1.700 Anwendende im BA Reinickendorf.” (BA Reinickendorf)
• Digitales Kollaborationstool für effiziente Zusammenarbeit: “Zur Unterstützung der Digitalisierung sollte das Tool Funktionen wie ein digitales Kanban-Board, ein Whiteboard, ein Chat-System sowie Dateiaustausch und Videokonferenzen beinhalten. Diese Features würden nicht nur die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden verbessern, sondern auch den Austausch von Informationen in Echtzeit fördern, was die Effizienz steigert.” (BA Neukölln, BezPHPW 0393, Seite 17 ff.). OpenDesk könnte das leisten, wird aber nicht flächendeckend genutzt.
• Java-basierte Fachverfahren – Stabilität statt Sicherheitslücken: “Aktuell müssen Sicherheitsrichtlinien herabgesetzt werden, um den Betrieb zu gewährleisten.“ (BezPHPW 0393, Seite 24). Außerdem führen Java-Anwendungen zu Abstürzen. Das ist kein Zustand – weder für die IT-Sicherheit noch für die Nerven der Mitarbeiter*innen im Bezirk.” (BA Reinickendorf)

Bereits im April 2025 erkundigte ich mich nach den schlimmsten Medienbrüchen in den Senatsverwaltungen. Ich bekam 41 detaillierte Antworten. Die Debatte um den Haushaltsentwurf 2026/2027 nutzte ich, um die Frage auch den Berliner Bezirken zu stellen. Die Antwort (BezPHPW 0393, Seite 13) zeigt den Mangel und Bedarf an gesamtstädtischer Steuerung bei der Digitalisierung.

Was ist ein Medienbruch? Ein Medienbruch entsteht überall dort, wo per Hand Informationen von einem Medium in ein ganz anderes übertragen werden müssen. Beispielsweise müssen gedruckte Anträge von Mitarbeiter*innen der Verwaltung für ein digitales Verfahren abgetippt werden oder digitale Akten zusätzlich ausgedruckt archiviert werden. Das kostet die Verwaltung Zeit und Nerven, bindet personelle Ressourcen und Systeme, bei denen Daten händisch übertragen werden müssen, sind fehleranfällig.