359 E-Mail-Postfächer voll – Verwaltung kämpft mit Speicherlimits

Stell Dir vor, Du schreibst eine wichtige E-Mail an die Berliner Verwaltung, erhältst aber nie eine Antwort. Nicht, weil Deine Anfrage ignoriert wird, sondern weil das E-Mail-Postfach der Behörde einfach voll ist. 359 Mal waren E-Mail-Postfächer aus diesem Grund zwischen Oktober 2025 und Januar 2026 nicht erreichbar (Drucksache 19/24688). Bereits in den 2 Monaten zwischen 11.7.2024 und 23.9.2024 waren 238 E-Mail-Postfächer von Berliner Behörden nicht erreichbar (Drucksache 19/20354).

Doch den Senat scheint das ganze nicht zu stören, denn passiert ist offenbar nix. Berlin muss seinen Beschäftigten und auch Funktionspostfächern angemessen E-Mail-Speicher bereitstellen. Auch hier ein Problem: da grundsätzlich jede Behörde eigenständig für ihre E-Mail-Postfächer verantwortlich ist, fehlt eine zentrale Steuerung. Bekannt ist immerhin, dass im ITDZ Berlin derzeit zentral 33.376 E-Mail-Postfächer betrieben werden (23.965 persönliche Postfächer und 9.411 Funktionspostfächer). Hier gab es im Vergleich zum Vorjahr einen Zuwachs von 10.530 E-Mail-Postfächern beim ITDZ Berlin. Auch die Anzahl der Verwaltungen und nachgeordneten Behörden, welche die E-Mail-Postfächer des ITDZ nutzen, ist von 20 auf 38 angestiegen.

Wie schon im Vorjahr ist weiter nicht bekannt, welche Postfächer mehr als einen Tag bzw. zehn Tage in Folge überfüllt waren. Und während andere Städte längst moderne IT-Standards umsetzen, scheitert Berlin an überfüllten E-Mail-Postfächern. Mehr als ein Symbol?

1. Wie viele Mail-Postfächer gibt es für die Berliner Verwaltung (bitte zwischen der Summe der persönlichen Postfächer und der Summe der Funktionspostfächern unterscheiden)?

Für die E-Mail-Postfächer ist jede Behörde grundsätzlich eigenständig verantwortlich. Eine zentrale Gesamtübersicht über sämtliche E-Mail-Postfächer der Berliner Verwaltung existiert nicht. Aussagen können daher ausschließlich zu den Postfächern getroffen werden, die zentral durch das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) betrieben werden. Das ITDZ Berlin betreibt für die Berliner Verwaltung insgesamt 33.376 E-Mail-Postfächer. Davon entfallen 23.965 Postfächer auf persönliche Postfächer von Mitarbeitern und 9.411 Postfächer auf Funktionspostfächer.

2. Welche Verwaltungen und nachgeordnete Behörden lassen ihre Postfächer vom ITDZ betreiben?

Die in der Antwort zu Frage 1 genannten Postfächer werden durch das ITDZ Berlin für folgende Verwaltungen, Behörden und Einrichtungen betrieben:

• Amtsgericht Charlottenburg
• Amtsgericht Köpenick
• Amtsgericht Kreuzberg
• Amtsgericht Lichtenberg
• Amtsgericht Mitte
• Amtsgericht Neukölln
• Amtsgericht Pankow
• Amtsgericht Schöneberg
• Amtsgericht Spandau
• Amtsgericht Tiergarten
• Amtsgericht Wedding
• Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf
• Der Bürger- und Polizeibeauftragte des Landes Berlin
• Bußgeldstelle beim Polizeipräsidenten in Berlin
• IT-Dienstleistungszentrum Berlin
• Kammergericht
• Kita-Eigenbetrieb Nord-West
• Kita-Eigenbetrieb Nord-Ost
• Kita-Eigenbetrieb Süd-West
• Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten
• Landesamt für Flüchtlingsangelegenheiten
• Landesamt für Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz und technische Sicherheit
• Landesamt für Einwanderung
• Landesverwaltungsamt
• Landgericht I
• Landgericht II
• Rechnungshof von Berlin
• Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung
• Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie inklusive zentral bereitgestellter Schulpostfächer
• Senatsverwaltung für Inneres und Sport
• Senatsverwaltung für Justiz und Verbraucherschutz
• Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftlichen Zusammenhalt
• Senatskanzlei – für den Teil IKT-Steuerung
• Senatsverwaltung für Wissenschaft, Gesundheit und Pflege – nur der Teil Wissenschaft und Forschung
• Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe
• Sozialpädagogisches Fortbildungsinstitut Berlin-Brandenburg
• Verwaltungsakademie
• Zentral- und Landesbibliothek Berlin

3. Wie viele dieser Postfächer haben im Jahr 2025 den Status „Das Postfach des Empfängers ist voll und kann zurzeit keine Nachrichten annehmen.“ mindestens 1x erreicht?

Die technischen Protokolldateien (Logs) der E-Mail-Systeme sind aus Kapazitätsgründen nur zeitlich begrenzt rückwirkend verfügbar (siehe auch Drs. 19/20354). Eine Auswertung ist für den Zeitraum vom 28. Oktober 2025 bis zum 12. Januar 2026 möglich. In diesem Zeitraum erreichten 359 Postfächer mindestens einmal das Speicherlimit. Somit war bei ca. 99 Prozent der zentral bereitgestellten E-Mail-Postfächer der Berliner Verwaltung die Möglichkeit für den Empfang von E-Mails jederzeit gegeben.

4. Wie viele dieser Postfächer haben diesen Status im Jahr 2025 mindestens 10x erreicht? (Bitte in Kenntnis angeben, dass es ein „wiederholtes Warnsignal: Postfachlimit überschritten“ sein kann. In dem Fall wäre das Postfach tagelang nicht erreichbar.)

Im Protokollsystem wird einmal täglich zu einem festen Zeitpunkt ein Ereignis erfasst, sofern ein E-Mail-Postfach das Speicherlimit überschritten hat. Bei mehreren aufeinanderfolgenden Protokolleinträgen ist technisch nicht unterscheidbar, ob es sich um ein fortbestehendes Ereignis (wiederholtes Warnsignal) oder um ein neues Ereignis nach zwischenzeitlicher Beräumung des Postfachs handelt. Aus diesem Grund ist eine belastbare Aussage darüber, wie viele Postfächer im Jahr 2025 mindestens zehnmal den genannten Status erreicht haben, nicht möglich (siehe auch Drs. 19/20354).

5. Wie wurden die Standard-Größen der Mail-Postfächer im Jahr 2025 angepasst?

Die vom ITDZ Berlin bereitgestellten E-Mail-Postfächer verfügen über ein dreistufiges Warn- und Begrenzungssystem, um eine Nichterreichbarkeit möglichst zu vermeiden. Für ein Postfach mit der Standardgröße von 500 MB gelten folgende Schwellenwerte:

• ab 450 MB: Warnmeldung an die Nutzenden,
• ab 500 MB: Versand von E-Mails nicht mehr möglich,
• ab 550 MB: Versand und Empfang von E-Mails nicht mehr möglich.

Bei Überschreitung des Warnlimits erfolgt einmal täglich eine automatische Benachrichtigung, bis das Postfach beräumt oder das maximale Limit erreicht wird. Die Größenbeschränkung der Postfächer dient der Sicherstellung eines stabilen und sicheren Serverbetriebs gemäß den Vorgaben des BSI IT-Grundschutzes. Bei Bedarf kann die Postfachgröße behördenseitig in folgenden Stufen erhöht werden: 1,5 GB, 3 GB, 5 GB oder 10 GB. Die Entscheidung über eine Erhöhung sowie über organisatorische Maßnahmen zur Sicherstellung der Erreichbarkeit liegt in der Verantwortung der jeweiligen Behörde.