Berliner Behörden: Digitaler Posteingang kommt – aber nicht überall

Berlin digitalisiert seinen Posteingang: Das Projekt „Digitalisierung Posteingang” (DiP) überführt analoge Post in die Digitale Akte Berlin und ist bereits bei 26 Behörden ausgerollt. Das ist ein solider Fortschritt – doch das Tempo bleibt hinter den Erwartungen zurück. 14 Behörden befinden sich noch im aktiven Rollout, 4 weitere erst in der Planungsphase. Eine verbindliche Zeitplanung nach Jahren kann der Senat nicht nennen: Zu abhängig sei der Rollout von Ressourcen und der Digitalen Akte Berlin (Drucksache 19/25289). Das klingt nach Verwaltungsrealismus – ist aber auch eine Aussage darüber, wie wenig Steuerung bisher möglich ist.

Hinzu kommt: Einige Behörden werden dauerhaft außen vor bleiben. Polizei, Landesamt für Einwanderung und die Senatsverwaltung für Wirtschaft sollen auch nach 2027 nicht angeschlossen werden – teils mangels Bedarf, teils weil die technische Voraussetzung der Digitalen Akte fehlt. Wie digital ist eine Verwaltung, wenn ausgerechnet Polizei und Einwanderungsbehörde dauerhaft außen vor bleiben?

1. Welche Funktionen umfassen die Fachverfahren Scan LaGeSo, Scan (BA Mitte), Scan (LABO) und Scan (poc) (siehe BezPHPW 0238 C, https://www.parlament-berlin.de/adosservice/19/UABezPHPW/vorgang/ UABezPHPW19-0238.C-v.pdf )?

Es handelt sich nicht um Fachverfahren im eigentlichen Sinne, sondern um drei Pilotbehörden im Kontext des Projekts „Digitalisierung Posteingang“ (DiP). Die drei Behörden wurden mittlerweile mit einer Scanlösung versorgt (siehe unten). Die Funktionen sind die gleichen wie in anderen Behörden, die in dem Projekt DiP ausgerollt wurden (Standardumfang). Dazu zählt unter anderem: Scanner, entsprechende Software und die Anbindung an die Digitale Akte Berlin.

2. Welche weiteren Fachverfahren mit „Scan“ im Namen oder in der Funktion gibt es in den Hauptverwaltungen, nachgeordneten Behörden und Bezirken noch?

Dem Senat sind keine weiteren Fachverfahren mit „Scan“ im Namen bekannt. Die Funktionalitäten sind jedoch im Projekt DiP bei mehreren Behörden ausgerollt – siehe unten.

3. Welche Möglichkeiten der Standardisierung gibt es, um die Anzahl der vermeintlich ähnlichen „Scan“ Fachverfahren zu reduzieren und Ressourcen zu bündeln?

Durch das Projekt „Digitalisierung Posteingang“ (DiP) existiert bereits eine standardisierte Lösung für die Überführung analoger Posteingangselemente in die Digitale Akte Berlin (DAB) zur elektronischen Aktenführung. Hier sind die Erkenntnisse der Pilotbehörden eingeflossen. Potenziale für weitere standardisierte Lösungen in diesem Zusammenhang existieren in der Digitalisierung von Altakten, welche jedoch nicht durch die Projekte DiP und DAB abgedeckt sind. Es besteht jedoch im ITDZ ein zentraler Service für die Massendigitalisierung von Altakten, der von den Behörden in Anspruch genommen werden kann.

4. Was ist der aktuelle Umsetzungsstand des Rollouts des Basisdienst Digitaler Posteingang (DiP)?

Bei folgenden 26 Behörden wurde der Rollout von DiP abgeschlossen:

• SenWGP
• SenInnSport
• SenASGIVA
• SenJustV
• SenKultGZ
• SenStadt
• SenMVKU (inkl. dem Fischereiamt)
• BA Mitte
• BA Friedrichshain Kreuzberg
• BA Charlottenburg-Wilmersdorf
• BA Steglitz Zehlendorf
• BA Tempelhof Schöneberg
• BA Treptow-Köpenick
• BA Reinickendorf
• Landesamt für Flüchtlingsangelegenheiten (LAF)
• Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO)
• Landesamt für Gesundheit und Soziales (LAGeSo)
• Landesverwaltungsamt (LVwA)
• JVA Plötzensee (JVA-P)
• Verwaltungsakademie (VAK)
• JVA Frauen (JVA-F)
• Soziale Dienste Justiz- Gerichts-und Bewährungshilfe (SozDJ)
• Landesarchiv Berlin (LAB)
• Berliner Bürger- und Polizeibeauftragter (BeBüPol)
• Abgeordnetenhaus (AGH)

Bei 14 Behörden befindet sich DiP im aktiven Rollout. Bei 4 Behörden befindet sich die Einführung DiP noch in der Planung. Diese Behörden werden unten aufgelistet

5. Welche Behörden werden in den Jahren 2026 und 2027 angeschlossen?

Der Rollout von DiP ist abhängig von der Rollout-Planung der Digitalen Akte Berlin und der Verfügbarkeit von Ressourcen bei den Behörden. Aus diesem Grund kann aktuell keine verbindliche Rollout-Planung nach Jahresscheiben abgegeben werden. Folgende Behörden sind zu Beginn des Jahres 2026 im aktiven Rolloutprozess oder in der Planung dessen:

• Berliner Forsten (nachgelagerte Behörde SenMVKU)
• BA Pankow
• BA Spandau
• BA Neukölln
• BA Marzahn Hellersdorf
• BA Lichtenberg
• JVA Tegel (JVA-T)
• Landesamt für Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz und technische Sicherheit Berlin (LAGetSi)
• Berliner Feuerwehr
• JVA Offener Vollzug (JVA-OV)
• JVA Moabit (JVA-M)
• Justizvollzugsanstalt Heidering (JVA-H)
• Jugendarrestanstalt (JAA)
• Jugendstrafanstalt (JSA)
• Landesdenkmalamt (LDA)
• Gedenkstätte Deutscher Widerstand (GDW)
• Verfassungsgerichtshof (VerfGH)
• Hauptpersonalrat (HPR)

6. Welche Behörden werden auch nach dem Jahr 2027 nicht an DiP angeschlossen?

Behörden ohne Digitale Akte Berlin (DAB) werden auch nach dem Jahr 2027 nicht mit DiP versorgt. Grund hierfür ist die zwingende Voraussetzung der Digitalen Akte Berlin (DAB) bei der Behörde für den Einsatz von DiP. Zusätzlich werden folgende Behörden mit produktiven oder geplanten DAB-Mandanten mangels entsprechendem Bedarfs auch nach 2027 nicht mit DiP versorgt:

• Landesbeauftragter Naturschutz und Landschaftspflege (LNLP) (nachgelagerte Behörde)
• Pflanzenschutzamt (nachgelagerte Behörde)
• Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe (SenWiEnBe)
• Polizei Berlin (Polizei)
• Landesamt für Einwanderung (LEA)
• Justizkrankenhaus (JVK)
• Sekretariat der Kultusminister der Länder (KMK)
• Pestalozzi-Fröbel-Haus (PFH)