Von Kiel lernen: Mit einer Flex:Unit gegen lange Bearbeitungszeiten

Sozialämter, Jugendämter, Wohnungsämter, Gesundheitsämter: Überall in Berlin fehlen Fachkräfte. Lange Wartezeiten und überlastete Mitarbeitende sind die Folge. Ein „weiter so” und mehr Stellen sind angesichts der Demografie keine Lösung mehr. Die Flex:Unit könnte den Unterschied machen: Ein flexibler Pool, der gezielt dort einspringt, wo der Bedarf am größten ist – mit neuen Karrierepfaden, weniger Fokus auf starre Fachlichkeit und gezielter Einbindung von Quereinsteigenden. Kiel macht es vor, Berlin soll folgen. Der Antrag „Verwaltung stärken, Service verbessern: Mit der Flex:Unit gegen Personalmangel“ (Drucksache 19/2630) wurde in dieser Woche im Unterausschuss Bezirke, Personal und Verwaltung diskutiert. Als Experte wurde dabei Christian Zierau (Bezirksamtsleiter Eimsbüttel, Freie und Hansestadt Hamburg) angehört. Herr Zierau baute in Kiel als Stadtrat für Finanzen, Personal, Ordnung und Feuerwehr eine Flex:Unit auf.

Für Bündnis 90/Die Grünen ist der Erfolg des Berliner Springerpools Motivation, diesen zu einer Flex:Unit für die großen Berliner Ämter einzuführen. In der Debatte entkräftete Herr Zierau die Befürchtung der CDU, dass Berlin und seine Bezirke zu groß für eine Flex:Unit sein könnten. Das Konzept lasse sich skalieren – ob in einem Bezirk oder stadtübergreifend. Auf meine Fragen zum Umgang mit Fachlichkeit, Eingruppierung und langen Fahrtzeiten antwortet Zierau damit, dass die Fachlichkeit nicht entscheidend ist, eher die Lust auf Flexibilität. Ein Erfolg in Kiel war insbesondere eine breite Einstellungspraxis. So können etwa Pädagog*innen im Bezirksamt arbeiten und Menschen bei Passangelegenheiten beraten. Fahrzeiten waren kein Problem; auch aus dem Berliner Springerpool sind der Senatsverwaltung für Finanzen keine Beschwerden bekannt. Die Senatsverwaltung für Finanzen verhielt sich zurückhaltend, was die Einrichtung einer Flex:Unit anging, bestätigte jedoch auf meine Nachfrage, dass, wenn Bezirke das Konzept aktiv umsetzen wollen, die Senatsverwaltung sie unterstützt.

Die vollständige Debatte und den Vortrag von Christian Zierau kann auf Youtube nachgehört werden. Derzeit ist die Flex:Unit in Kiel mit 50 Stellen besetzt, darunter vier in der Programmsteuerung, 26 im Team Einsatz (Sachbearbeitung), 14 im Team Führung sowie sechs im Team Spezial (Fragen der Transformation oder Digitalisierung).

Die jeweiligen Einsätze werden in Tandems absolviert, um resilient gegen Urlaub und Krankheit zu sein. Anfragen laufen über die Programmsteuerung, welche die Klammer um die Unit ist und zusätzlich Weiterbildungen organisiert. Auch Hamburg plant eine Umsetzung, zunächst als Projekt zwischen sieben Bezirken. Zusätzlich wird die Umsetzung in Kiel durch eine Dissertation an der Universität Potsdam wissenschaftlich begleitet und ausgewertet. Die Erfolge sprechen für sich:

• Aus der Praxis: Abbau eines erheblichen Rückstands bei Abrechnungen von Rettungsdiensteinsätzen, mithilfe der Flex:Unit.
• Extrem gut funktionierender Kanal für Personalgewinnung abseits von Einzelausschreibungen und fachlichen Anforderungen. Eigener attraktiver Recruiting-Kanal. Außerdem, individuelle Karrierepfade/-entwicklung.
• „Match“ als Verstetigungsoption bereits erfolgreich. Eine schwierig zu besetzende Position konnte auf diesem Weg besetzt werden.
• Akute Entlastung: pragmatische Unterstützung bedeutsamer als Fachlichkeit.
• Mehrdimensionalität durch Kombination von Führung, Einsatz und Innovation/Transformation.
• Die Flex:Unit bietet eine eigene Identität.
• Resilienz durch den Einsatz von Teams und Tandems.
• Nachhaltige Transformation.

Zum Ende seiner Stellungnahme gibt Herr Zierau eine Buchempfehlung: [RE] CODING <America/> mit dem Hinweis, wie wichtig eine funktionierende Verwaltung für unsere Demokratie ist: „Beschäftigte im öffentlichen Dienst müssen befähigt werden, den Staat für den einzelnen Menschen verständlich zu machen.“