Was kostet der Berlin-PC? IKT-Benchmarking des ITDZ 2025

Jährlich muss Berlin ein sogenanntes IKT-Benchmarking durchführen. Damit soll gesichert werden, dass der eigene IT‑Dienstleister (ITDZ) Berlin marktübliche Preise anbietet. Denn die Berliner Verwaltung hat eine Abnahmepflicht vom ITDZ. Der Bericht für 2025 liegt nun vor (Rote Nr. 3026). Bei der Untersuchung wurde der IKT‑Arbeitsplatz mit den vier Modulen Berlin-PC, LAN, Telefon und Drucken untersucht. Der Dienstleister BBX-Consulting ist für 2025 zum Schluss gekommen, dass die Bepreisung im „gesunden Bereich“ ist. Ein Beispiel des Vergleichs sind kostenintensive Servicekosten (Rote Nr. 3026, S.10):

Neben dem Benchmarking des Preises, liefert der Bericht weitere Empfehlungen, die unbedingt berücksichtigt werden sollten bei der Neustrukturierung des ITDZ:

• Die Konsequenzen von Preisauswirkungen durch steigende Mengen sollten zeitnah vereinbart beziehungsweise vertraglich festgehalten werden. Die Ist-Mengen sind teilweise bereits höher als die Planmengen, teilweise liegen die Ist-Mengen jedoch auch deutlich unter den Planmengen. Entsprechend wir die Prüfung einer vertraglichen Einbindung von Klauseln zu Auswirkungen von künftigen Mengen auf Servicepreise empfohlen.
• Eine durchgehend ursachengerechte Kalkulation und Verrechnung der Kosten auf Servicepreise sollte weiter angestrebt werden. Als Beispiel hierfür ist das Vermeiden von Kosten (zum Beispiel BuIDM-Kosten) in anderen Positionen.
• Die Ursachen für die hohe Anzahl an Optionen und Varianten sollte evaluiert werden. Eine hohe Standardisierung unterstützt neue Lösungen wie beispielsweise die Nutzung von KI sowie flexible und qualitativ hochwertige günstige Standardlösungen.
• Weiterhin wird eine Prüfung einer Vereinfachung der Servicestrukturen für den Kunden empfohlen. Hierunter fallen beispielsweise die Zusammenlegung und Zuordnung der aktuell bestehenden Positionen.
• Aufgrund der Verteilung der Standorte wird eine integrierte Vor-Ort-Strategie empfohlen.
• Die Auswirkungen einer künftigen Nutzung von Self-Services sollte frühzeitig strategisch geklärt werden, da oft auch eine Verlagerung von IT-Aufgaben einhergeht.
• Eine Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen der IKT-Steuerung und dem ITDZ zur weiteren Optimierung der Servicepreise kann durch klare transparente Service- und Kostenbeschreibungen und Definitionen unterstützt werden, da so potenzielle Missverständnisse und damit einhergehende Unstimmigkeiten vermieden werden können.
• Die finanziellen Auswirkungen der schrittweisen Integration in zentrale Tools (wie die BuIDM Lösung) oder die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben sollte transparent gestaltet und nachvollziehbar sein.