Endspurt für das Projekt „Zukunftsfähige Ordnungsämter“

Die Berliner Ordnungsämter sind neben den Bürgerämtern die Organisationseinheit mit vielen Antragstellenden (Privatpersonen und Unternehmen). Daher hat sich er Senat mit dem Projekt Zukunftsfähige Ordnungsämter (PDF) bereits im Jahr 2019 auf den Weg gemacht, Organisationsbetrachtungen und Personalbemessungen auf die Agenda zu setzen. Ist ist es den Aufgabenerweiterungen bzw. -veränderungen gerecht zu werden. Das Projekt “Zukunftsfähige Ordnungsämter” umfasst demnach 8 Arbeitspakete (0235).

Im Jahr 2024 soll das Projekt nun zum Abschluss gebracht werden. Ein vermeintlich letzter Zwischenbericht wurde zuletzt vorgelegt. Er zeigt die Ergebnisse der Arbeitspakete 2 “Bedarfsorientierte Ressourcenplanung” und 7 “Bezirkliches Kennzahlensystem/Zielvereinbarung” (0235 A). Konkret geht es unter anderem um ein Prognosemodell, Kennzahlen sowie eine Rahmenzielvereinbarung.

Einen Abschlussbericht gibt es nach dem Sommer, da die für den 25. April 2024 terminierte Entscheidungsinstanz kurzfristig auf den 13. Juni 2024 verschoben werden musste.

In Ergänzung zum Sachstandsbericht vom 4. April 2024 (Nr. 0235) wird folgender Zwischenbericht über die im Projekt „Zukunftsfähige Ordnungsämter“ erarbeiteten Projektergebnisse gegeben. Die Entscheidungsinstanz hat am 21. Februar 2024 die Ergebnisberichte der Arbeitspakete 2 und 7 bestätigt.

Im Arbeitspaket 2 (AP 2) Bedarfsorientierte Ressourcenplanung wurden zu den durch den Projektauftrag vorgegebenen Liefergegenständen (LG) die nachfolgenden Handlungsempfehlungen erarbeitet:

• LG 1 – Leitfäden für die personelle und sächliche Ressourcenplanung zu den einzelnen Aufgaben der Ordnungsämter liegen vor.
  • Für die personelle Ressourcenplanung soll auch das im AP 2 entwickelte Prognosemodell zur bedarfsorientierten Ressourcenplanung Anwendung finden.

• LG 2 – Die Kriterien für die regelmäßige Validierung der Ressourcenausstattung der Ordnungsämter sind definiert.

  • Gremienstruktur: Es wird empfohlen, auch für die Ordnungsämter eine Gremienstruktur zu schaffen, die mandatiert ist, das Prognosemodell anzuwenden und hieraus Handlungsnotwendigkeiten abzuleiten. Die Gremienstruktur soll in Anlehnung an die etablierten Strukturen im Bereich der Bürgerdienste entwickelt werden.
  • Einspeisung in den Haushalt: Um die Nutzbarkeit von Prognosemengen aus dem Prognosemodell für die Budgetierung zu ermöglichen, ist der Produktbereich nach Pilotierung des Prognosemodells in den Bürgerämtern dahingehend zu überprüfen, ob sich Produkte für das Planmengenverfahren eignen. Diese sind nach Identifikation der Senatsverwaltung für Finanzen zu melden, verbunden mit dem Antrag der steuernden Senatsverwaltung, diese in das formale Planmengenverfahren zu überführen.
• LG 3 – Die Bedarfsermittlung zur Nachsteuerung der personellen und sächlichen Ressourcen in den Ordnungsämtern ist abgeschlossen.
  • Schärfung des Modells: Im Rahmen der Projektarbeit hat sich ergeben, dass für einige Produkte keine mittleren Bearbeitungszeiten oder Angebotslücken geschätzt werden konnten, weil diese entweder zu komplex waren oder aus Kapazitätsgründen eine Zulieferung durch die betroffenen Bezirke nicht erfolgen konnte. Hier ist nachzuarbeiten, um das Modell zu vervollständigen.

Einzelne Handlungsempfehlungen entfalten bereits jetzt wechselseitige Wirkungen im Land Berlin. So fand das im Projekt entwickelte Prognosemodell für die Personalbedarfsermittlung bereits im Projekt zur Neuordnung der Gewerbeüberwachung der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe Anwendung.

Im Arbeitspaket 7 (AP 7) Bezirkliches Kennzahlensystem / Zielvereinbarung wurden zu den durch den Projektauftrag vorgegebenen Liefergegenständen (LG) die nachfolgenden Handlungsempfehlungen erarbeitet:

• LG 1 – Die Kennzahlen für die einzelnen Handlungsfelder sind definiert.
  • Nutzung des entwickelten Kennzahlensystems für die Berliner Ordnungsämter: Das im Rahmen des Projektvorhabens entwickelte Kennzahlensystem kommt in allen bezirklichen Ordnungsämtern zur Anwendung.
  • Etablierung einer Steuerungsstruktur für die Berliner Ordnungsämter: AG Kennzahlen: Zur Pflege und Weiterentwicklung des Kennzahlensystems soll eine AG Kennzahlen eingerichtet werden.
  • Etablierung einer Steuerungsstruktur für die Berliner Ordnungsämter: Datendienstleister: Es wird empfohlen, einen Datendienstleister für die Etablierung einer datenbasierten Steuerungsstruktur im Rahmen der Umsetzung der geplanten Zielvereinbarung hinzuzuziehen. Es ist beabsichtigt, hierfür ein Unterstützungsangebot der Senatskanzlei (V B Gesamtstädtische Verwaltungssteuerung) in Anspruch zu nehmen. Für Unterstützungsleistungen für gesamtstädtische Zielvereinbarungen (§ 6a AZG) hat die Senatskanzlei (V B Gesamtstädtische Verwaltungssteuerung) eine Servicevereinbarung mit dem Amt für Statistik Berlin-Brandenburg geschlossen. Die Umsetzung der Maßnahme steht unter Finanzierungsvorbehalt.
  • Etablierung einer Steuerungsstruktur für die Berliner Ordnungsämter: Geschäftsstelle / Monitoring-Stelle: Es wird empfohlen, eine permanente Geschäftsstelle auf Ebene der für die ministerielle Steuerung zuständigen Senatsfachverwaltung einzurichten. Die Umsetzung der Maßnahme steht unter einem Finanzierungsvorbehalt.

• LG 2 – Die Vorbereitungen für eine Rahmenzielvereinbarung zwischen Bezirken und Senatsverwaltungen sind erfolgt.

  • Abschluss einer Zielvereinbarung: Der Abschluss einer gesamtstädtischen Zielvereinbarung wird empfohlen, die unter Beteiligung aller zwölf Bezirke, des Amtes für Regionalisierte Ordnungsaufgaben und den jeweils fachlich zuständigen Senatsfachverwaltungen erarbeitet wird.
  • Nachnutzung des bezirklichen Kennzahlensystems: Das im Rahmen des ersten Liefergegenstandes erarbeitete Kennzahlensystem wird teilweise Bestandteil der Zielvereinbarung. Es wird empfohlen, die im Kennzahlensystem hinterlegten Kennzahlen als Grundlage für die zu erarbeitenden Indikatoren in der Zielvereinbarung zu nutzen.

Die für den 25. April 2024 terminierte Entscheidungsinstanz musste kurzfristig auf den 13. Juni 2024 verschoben werden, so dass die hier getroffenen Beschlussergebnisse für eine Berichtserstattung erst zu spät vorliegen werden. Die von der Entscheidungsinstanz zu den sechs anderen Arbeitspaketen getroffen Entscheidungen sollen in einem weiteren Bericht dargestellt werden.