Digitale Verwaltung – was kosten die Medienbrüche?
Medienbrüche sind teuer, denn sie kosten der Verwaltung Zeit, Personal und Nerven. Ich habe daher beim Senat nach dem 3 schlimmsten Medienbrüchen für jede Senatsverwaltung erkundigt. Ein Medienbruch entsteht überall dort, wo per Hand Informationen von einem Medium in ein ganz anderes übertragen werden müssen. Beispielsweise müssen gedruckte Anträge von Mitarbeiter*innen der Verwaltung für ein digitales Verfahren abgetippt werden. Die Antwort ist ehrlich und ausführlich (Drucksache 19/21972). Exemplarisch hat die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie generell erklärt, wo und wie häufig Medienbrüche entstehen:
WeiterlesenAm meisten Mehrarbeit und Kosten verursachen analog (postalisch, schriftlich) eingehende Anträge, Anfragen und Informationen. Die Bearbeitung erfolgt in der Regel elektronisch (PC- gestützt, Medienbruch Nummer eins). Insofern müssen Schriftstücke eingescannt oder abgetippt werden, Antworten können teilweise per E-Mail oder telefonisch erfolgen. Häufig erfolgt ein weiterer Medienbruch nach der elektronischen Bearbeitung, weil Antworten wiederum schriftlich (postalisch, analog) erfolgen müssen (Medienbruch Nummer zwei).
Eine weitere Mehrarbeit und Kosten verursachender Medienbruch ist die Bearbeitung von Vorgängen in IT-gestützten Fachverfahren. Aufgrund fehlender rechtlicher und technischer Voraussetzun- gen (z. B. nicht vorhandene digitale Unterschriften, digitale Akte) müssen Ergebnisse des jeweiligen Bearbeitungsprozesses (z. B. Bescheide) ausgedruckt und damit nach einem erneuten Medienbruch (Medienbruch Nummer drei) übermittelt werden.