Verwaltung Archive - Stefan Ziller

Medienbrüche sind teuer, denn sie kosten der Verwaltung Zeit, Personal und Nerven. Ich habe daher beim Senat nach dem 3 schlimmsten Medienbrüchen für jede Senatsverwaltung erkundigt. Ein Medienbruch entsteht überall dort, wo per Hand Informationen von einem Medium in ein ganz anderes übertragen werden müssen. Beispielsweise müssen gedruckte Anträge von Mitarbeiter*innen der Verwaltung für ein digitales Verfahren abgetippt werden. Die Antwort ist ehrlich und ausführlich (Drucksache 19/21972). Exemplarisch hat die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie generell erklärt, wo und wie häufig Medienbrüche entstehen:

Am meisten Mehrarbeit und Kosten verursachen analog (postalisch, schriftlich) eingehende Anträge, Anfragen und Informationen. Die Bearbeitung erfolgt in der Regel elektronisch (PC- gestützt, Medienbruch Nummer eins). Insofern müssen Schriftstücke eingescannt oder abgetippt werden, Antworten können teilweise per E-Mail oder telefonisch erfolgen. Häufig erfolgt ein weiterer Medienbruch nach der elektronischen Bearbeitung, weil Antworten wiederum schriftlich (postalisch, analog) erfolgen müssen (Medienbruch Nummer zwei).
Eine weitere Mehrarbeit und Kosten verursachender Medienbruch ist die Bearbeitung von Vorgängen in IT-gestützten Fachverfahren. Aufgrund fehlender rechtlicher und technischer Voraussetzun- gen (z. B. nicht vorhandene digitale Unterschriften, digitale Akte) müssen Ergebnisse des jeweiligen Bearbeitungsprozesses (z. B. Bescheide) ausgedruckt und damit nach einem erneuten Medienbruch (Medienbruch Nummer drei) übermittelt werden.

bits&berlin - Digitalisierung, Datenschutz, Verwaltung mit Stefan Ziller

Abgeordnetenhaus Berlin Bits & Berlin Netzpolitik & Digitalisierung Termin Verwaltung

10.April 2025 0 Comments

Bits & Berlin – Newsletter – 04/2025

Liebe Leserinnen und Leser,

mit meinem Newsletter „Bits & Berlin“ informiere ich regelmäßig über aktuelle Themen rund um die Verwaltungsmodernisierung und -digitalisierung in Berlin. Kurz vor den Osterferien gibt es diesmal wieder viele spannende Entwicklungen und Einblicke – unter anderem zu folgenden Themen:

Die Verwaltungsreform und die erste Lesung im Abgeordnetenhaus
Die föderale Umsetzung europäischen Digital- und Datenschutzrechts
Digitale Zwillinge in der Verwaltung
Die Forderung des Berliner Rechnungshofs nach Steuerung der Digitalisierung
Das digitale Sozialamt
Das 14-Tage-Ziel für einen Termin im Bürgeramt
Der Einsatz von KI in der Verwaltung

Ich wünsche Ihnen erholsame Ostertage – und viel Freude beim Lesen!

Abgeordnetenhaus Berlin KI Netzpolitik & Digitalisierung Verwaltung

7.April 2025 0 Comments

Tschüss Bobbi – Berlins Chatbot ohne Nachfolge

Noch im letzten Jahr war das Team vom Berliner Chatbot Bobbi zu Besuch im Abgeordnetenhaus, jetzt teilt der Senat mit: Das Projekt wurde eingestellt. Wie immer beim Schwarz-Roten Senat ohne Nachfolge. Eine solche muss erst noch geprüft werden (Drucksache 19/21704).

Wer nach dem Chatbot Bobbi auf Berlin.de sucht, findet nur noch einen Abschiedstext der Redaktion. Der Text spricht über das Forschungsprojekt, das von 2017 bis Ende 2024 lief und bedankt sich bei den Nutzenden der Website. Außerdem wird eine KI-Lösung in Aussicht gestellt – ohne einen Zeitplan zu nennen.

Aus der schriftlichen Anfrage geht hervor (Drucksache 19/21704), dass ein neuer Chatbot mittels Large Language Models (LLM), ähnlich wie ChatGPT oder Claude, angestrebt wird.

Abgeordnetenhaus Berlin Bits & Berlin Netzpolitik & Digitalisierung Verwaltung

24.März 2025 0 Comments

Push-Governments: Arbeitet die Berliner Verwaltung bald ohne Antrag?

Die Idee des „Push-Governments“ klingt utopisch. Kann eine moderne, proaktive Verwaltung aktiv auf Bürger*innen zugehen und jeweiligen Leistungen automatisiert gewähren? Ein Beispiel wäre die Erneuerung des Personalausweises. Statt darauf zu warten, dass Bürger*innen aktiv einen Termin für einen neuen Personalausweis suchen, würden am Anfang des Jahres alle Berliner*innen deren Ausweis abläuft, darüber informiert werden. Ein anderes bekanntes Beispiel ist das automatische Erneuern der Anwohnerparkvignette.

Ich habe dazu mal beim Berliner Senat nachgefragt (Drucksache 19/21865). Die Antwort macht klar: In Sache Digitalisierung und moderner Verwaltung haben SPD und CDU keinerlei Ambitionen. Zwar heißt es: “Grundsätzlich begrüßt der Senat einen solchen Ansatz, wenn er technisch und organisatorisch praktikabel und rechtlich möglich ist”. Gleichzeitig heißt es: “Derzeit hat der Senat keine konkreten Dienstleistungen identifiziert, die sich anbieten, um einen Push-Government Ansatz im Zuge der weiteren Digitalisierung in den Jahren 2025 oder 2026 umzusetzen.”

Damit ist eigentlich alles zu den Berliner Ambitionen gesagt. Dabei ist der Hinweis auf einen auslaufenden Ausweis sicher auch in Berlin keine Unmöglichkeit. Es wird Zeit, dass Digitalisierung der Berliner Verwaltung auch im Senat mehr Aufmerksamkeit bekommt. Immerhin ein paar Überlegungen zu den technischen Voraussetzung teilt der Senat: die Registermodernisierung und das Once-Only-Prinzip, also das Wiederverwenden von Daten, die bereits an anderer Stelle von Bürger*innen bereit gestellt wurden. Die technische Grundlage – das Nationale Once-Only-Technical-Systems (NOOTS) – hat mit dem NOOTS-Staatsvertrag eine infrastrukturelle und rechtliche Grundlage zwischen Bund und Ländern erhalten.

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4.März 2025 0 Comments

Berlin bleibt abhängig: nur jede 18 Vergabe ist Open-Source-Software

In den Sonntagsreden spricht der Senat und die Koalition immer wieder von digitaler Souveränität für die Berliner Verwaltung. Im letzten Jahr gab es sogar einen ersten Berliner Open Source Tag von Senatskanzlei und IHK Berlin. Doch in der Verwaltungspraxis bleibt davon nicht viel übrig. 23 Vergaben von Open-Source-Software stehen 413 Vergaben von proprietärer Software gegenüber. Das bedeutet, nur jede 18 Vergabe geht an eine Open-Source-Software! Der Senat stärkt damit die Abhängigkeit von teuren Lizenzmodellen, statt auf nachhaltige Open-Source-Modelle zu setzen (Drucksache 19/21578).

Warum ist das so? Der Senat sagt selbst: es gibt keine einheitlichen und verbindlichen Kriterien, um Open-Source-Lösungen zu vergeben. Es gibt auch keine landesweite Analyse, warum nicht mehr Open-Source-Lösungen den Zuschlag bei der Vergabe bekommen. Das ist zu wenig. Der Senat muss endlich den Sonntagsreden auch Taten folgen lassen und nachsteuern. Berlin braucht klare Vergabekriterien und Verfahren die Open-Source-Lösungen eine Chance geben.

Abgeordnetenhaus Berlin Bits & Berlin Netzpolitik & Digitalisierung Open Source Verwaltung

3.März 2025 0 Comments

Bits & Berlin – Newsletter – 03/2025

Mit meinem Newsletter „Bits & Berlin“ möchte ich aktuelle Themen aus meiner Arbeit zur Verwaltungsmodernisierung und -digitalisierung für Berlin informieren.

Themen sind zwei Anhörungen – jeweils zum GovTech Campus Deutschland und Open-Source sowie zum Fortschritt des Glasfaserausbaus in Berlin – sowie Neues zu OneIT@Berlin und der Hauptstadtzulage. So wie eine schriftliche Anfrage zum End of Life der Windows 10 Arbeitsplätzen in der Verwaltung.

Viel Spaß beim Lesen.

Abgeordnetenhaus Berlin Bundestag Verwaltung Wirtschaft

24.Februar 2025 0 Comments

Doppik auch für den Bund und Berlin?

Der Aufruf “Staatliche Doppik jetzt! Für einen funktionierenden und nachhaltigen Staat” an die kommende Bundesregierung setzt ein Thema auf die Tagesordnung, welches auch für Berlin relevant werden kann oder sollte.

In dem Aufruf heißt es: “Eine wesentliche Ursache der aktuellen Haushaltskrise ist das rein zahlungsbezogene Haushalts- und Rechnungswesen des Bundes, das die Sicht auf das vorhandene Vermögen und den Verbrauch von Ressourcen ausblendet und eine ökonomisch sinnvolle Haushaltssteuerung verhindert, die sich daran orientiert, was bewirkt werden soll. Anders ausgedrückt: Es geht nicht nur darum, wie viel Geld ausgegeben werden soll, sondern es geht genauso darum, wofür und mit welcher Wirkung – und die Planungslogik muss das auch widerspiegeln. […] Wir schlagen deshalb eine grundsätzliche Änderung der haushaltspolitischen Logik des Bundes vor: Die Einführung des doppischen Haushalts- und Rechnungswesens macht eine transparente und effiziente, ressourcen-, ergebnis- und wirkungsorientierte Steuerung der Budgets des Bundes möglich. […]

Abgeordnetenhaus Berlin Mobilität Netzpolitik & Digitalisierung Senat Verwaltung Wirtschaft

20.Februar 2025 0 Comments

Online-Dienstleistungen um i-KFZ werden noch wenig genutzt

Auch zwei Jahre nach vollständiger Einführung der i-KFZ-Leistungen rund um Kraftfahrzeuge liegt die Nutzung der Online-Dienste in Berlin erst bei knapp 20% im Jahr 2024 (Drucksache 19/21502). Das ist immerhin ein Anstieg im Vergleich zu 2023 von 9 %.

Gesamt gab es 460.925 Vorgänge rund um das KFZ im Jahr 2024, davon wurden 19,31 % entweder über i-KFZ oder die Großkundenschnittstelle (GKS) getätigt. Das ist zu wenig, um Bürger*innen und Verwaltung umfassend von Behördengängen zu entlasten. Wie bereits 2023 ist die Ausnahme die Außerbetriebsetzung. Mit insgesamt 145.058 Vorgängen und davon 44,80 % Online-Vorgängen (Seite 1, Drucksache 19/21502) ist die Online-Nutzung für diesen Service deutlich besser. Auch im Bundesdurchschnitt ist die Außerbetriebnahme mit 16,19 % (BMV, Dezember 2024) die meistgenutzte Online-Dienstleistung von i-KFZ.

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19.Februar 2025 0 Comments

Ende von Windows naht – schafft Berlin das Update noch rechtzeitig?

Ende Oktober 2025 läuft der reguläre Support für Windows 10 aus. Das bedeutet: Es gibt keine kostenlosen Softwareupdates und Sicherheitspatches mehr. Bis dahin sollte die Berliner Verwaltung die noch 128.666 Windows-10-Arbeitsplätze auf Windows 11 aktualisieren. Die Planung der Umstellung begann im Mai 2023. In der Vergangenheit hat die Berliner Verwaltung solche Fristen regelmäßig verpasst und musste teuren Zusatz-Support einkaufen.

Einen Notfallplan und Gelder für die dann steigenden Kosten gibt es auch in diesem Jahr nicht (Drucksache 19/21464). Dabei sind in den Bezirksämtern von den 39.387 Arbeitsplätze bisher nur 954 auf Windows 11 umgestellt. Bleiben noch 38.433 Arbeitsplätze allein in den Bezirksämtern, die bis zum 14.10.2025 aktualisiert werden müssen. Das sind über 150 Arbeitsplätze pro Tag. Ob das Prinzip Hoffnung reicht?

Unklar ist wie viele der 47.041 Windows 10 Arbeitsplätze der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie Geräte von Lehrenden sind (vermutlich häufig Surface-Geräte; Drucksache 19/13392). Ob es hierfür ein gesondertes Updateverfahren gibt, geht aus der aktuellen Antwort nicht hervor.

Zumindest eine gute Nachricht: im ITDZ gibt es mittlerweile einen Standardprozess zum Aktualisieren der Arbeitsplätze von Windows 10 auf 11. Und alle Neuanschaffungen aus dem ITDZ Webshop sind bereits mit Windows 11 eingerichtet. Langfristig sollte auch der Berliner Senat auf einen souveränen Arbeitsplatz setzen.