Aufbau der Organisationseinheiten Geschäftsprozessmanagement

Mit dem Beschluss für einen Zukunftspakt Verwaltung am 20. November 2018 hat sich der Berliner Senat dem Ziel der Verwaltungsmodernisierung verschrieben. Ich habe nun ein Jahr später mal nachgefragt, wie der Aufbau der Organisationseinheiten Geschäftsprozessmanagement, als ein Baustein der Verwaltungsmodernisierung, fortgeschritten ist (Drucksache 18/21632). Die Ergebnisse folgend als Überblick.

1. Wie ist der Stand des Aufbau der Organisationseinheiten Geschäftsprozessmanagement der Senatsverwaltungen?
2. Wo sind die jeweiligen Organisationseinheiten angesiedelt? (bitte für alle Senatsverwaltungen angeben)

Der Regierende Bürgermeister von Berlin – SKzl – inkl. Wissenschaft und Forschung

Im Geschäftsbereich des Regierenden Bürgermeisters von Berlin – Senatskanzlei – ist eine Organisationseinheit E-Government eingerichtet, die auch das Aufgabenfeld Geschäftsprozessmanagement beinhaltet. Die Organisationseinheit ist als Stabsstelle in der Abteilungsleitung Zentrale Steuerung angesiedelt.

Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie

In der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie wurde eine Arbeitsgruppe zum Geschäftsprozessmanagement (GPM) aufgebaut, die aktuell aus einer Gruppenleitung für Geschäftsprozess- und Wissensmanagement, drei Geschäftsprozessberater/innen und einer Wissensmanagerin besteht. Die Organisationseinheit ist der Abteilung Zentraler Service, im Referat Personal, -Gesundheits-, Organisations- und Geschäftsprozessmanagement (ZS E) zugeordnet.

Senatsverwaltung für Finanzen

Der Bereich für Geschäftsprozessmanagement ist seit 2018 aufgebaut und Teil des Koordinationsbereiches E-Government und Kommunikation (VD B 1) des Referats VD B der Querschnittsabteilung Verwaltungsmanagement und Dienstleistungen (VD).

Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung

Der Aufbau der Organisationseinheit befindet sich in der finalen Phase. Im Jahr 2020 wird eine weitere Stelle besetzt werden (Geschäftsprozessmodellierung). Eine zusätzliche Stelle, die nicht in der Organisationseinheit Geschäftsprozessmanagement verortet ist, jedoch deren Arbeit durch Steuerung der Vielzahl von Projekten flankiert, ist das Multiprojektmanagement. Diese Stelle wird ebenfalls im Jahr 2020 besetzt werden. Die Organisationseinheit „Steuerung und Koordination der Umsetzung des E-Government-Gesetzes Berlin (EGovG Bln)“ ist der Abteilung Zentrales der Abteilungsleitung direkt sowie dem Referat Infrastruktur (AL Z 1 / Z D) zugeordnet.

Senatsverwaltung für Inneres und Sport

Die Aufgaben der Organisationseinheit Geschäftsprozessmanagement (OE GPM) werden aktuell durch die Gruppenleitung für den Bereich IKT und E-Government in Personalunion wahrgenommen. Die Koordination des GPM-Themas erfolgt dabei mit Blick auf das gesamte Ressort. Das Thema Geschäftsprozessmanagement ist in der Abteilung Zentraler Service bzw. im Querschnittsreferat ZS A angesiedelt.

Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales

In der Gruppe Veränderungsmanagement und IT wurde die GPM-Einheit aufgebaut und wird – vorbehaltlich der Zustimmung zum DHH 2020/21 durch den Gesetzgeber – ausgebaut. Das Themenfeld liegt in der Abteilung Zentraler Service – Referat Finanzen und IT – Gruppe Veränderungsmanagement und IT.

Senatsverwaltung für Justiz, Verbraucherschutz und Antidiskriminierung

Nach einer Reihe von Personalwechseln und Umstrukturierungen befindet sich die Organisationseinheit GPM derzeit im Aufbau. Dies bedeutet konkret, dass zum 02.01.2020 zwei neue Mitarbeiterinnen hinzukommen (Nachbesetzungen) und zum Mai 2020 eine Mitarbeiterin aus der Elternzeit zurückkehrt. Ferner wird eine weitere Stelle in 2020 ausgeschrieben werden. Somit lässt sich sagen, dass die Organisationseinheit GPM im ersten Halbjahr 2020 wieder voll arbeitsfähig ist. Die zentrale Organisationseinheit GPM ist im IT-Referat (zentrale Zuständigkeit für das gesamte Ressort) angesiedelt. Daneben ist ein Digitalisierungsmanager in einer Fachabteilung angesiedelt. Die in 2020 neu auszuschreibende Stelle soll auch in einer Fachabteilung angesiedelt werden.

Senatsverwaltung für Kultur und Europa

Die für Geschäftsprozessmanagement zuständige Organisationseinheit befindet sich in der Senatsverwaltung für Kultur und Europa noch im Aufbau. GPM-Aufgaben sind momentan als Stabsstelle der Abteilung I – Kultur und Serviceeinheiten – angesiedelt.

Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen

Der Aufbau der Organisationseinheit ist abgeschlossen. Das Themenfeld liegt in der Abteilung Zentrales – Referat Angelegenheiten des Haushalts, Finanz- und Investitionsplanung, Kosten- und Leistungsrechnung – Gruppe E-Government.

Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz

Der Aufbau einer GPM-Organisationseinheit ist geplant. Zukünftige Beschäftigte werden von SenStadtWohn eingearbeitet, Projekte zu E-Governmentverfahren werden derzeit vom Geschäftsprozessmanagement der SenStadtWohn begleitet. Es ist geplant, das Themenfeld in der SenUVK in der Abteilung Zentrales anzuordnen.

Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe

Die Organisationseinheit für Geschäftsprozessmanagement ist bei SenWiEnBe aufgebaut, in der Abteilung Zentraler Service in der Serviceeinheit Personal, Organisation angesiedelt und in der Arbeitsgruppe Organisations- und Wissensmanagement integriert.

3. Wie viele Stellen sind dafür eingeplant und wie ist der aktuelle Besetzungsstand? (bitte für alle Senatsverwaltungen angeben)

Der Regierende Bürgermeister von Berlin – SKzl – inkl. Wissenschaft und Forschung

Es ist eine Stelle vorgesehen, die besetzt ist.

Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie

Der SenBildJugFam wurden pauschal drei Stellen zugeordnet, die entsprechend besetzt wurden (siehe Frage 1). Mit Verabschiedung des Doppelhaushaltes 2020/21 können zusätzlich zwei Stellen für Digitalisierungsmanager/innen ausgeschrieben werden.

Senatsverwaltung für Finanzen
Die drei Stellen für Geschäftsprozessberatung, die mit dem Doppelhaushalt 2018/2019 bewilligt wurden, sind besetzt. Die letzte Besetzung erfolgte am 01.04.2018.

Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung

Momentan existiert eine Gruppe „E-Government Gesetz Berlin Umsetzung“. Diese setzt sich wie folgt zusammen:
· eine Gruppenleitung: Koordinierung Umsetzung des EGov Bln – besetzt
· zwei Stellen: Umsetzung des Geschäftsprozessmanagements in den Politikfeldern Gesundheit, Pflege und Gleichstellung – besetzt
· eine halbe Stelle: „Geschäftsstelle EGovG Bln Umsetzung“ – besetzt
· eine Stelle: Geschäftsprozessmodellierer – wird im Jahr 2020 besetzt

Senatsverwaltung für Inneres und Sport

Die Wahrnehmung des Themas Geschäftsprozessmanagement wird ab dem ersten Quartal 2020 durch die Besetzung von zwei weiteren Arbeitsgebieten in der Wertigkeit E 12 (Ausschreibungsvorbereitung) und E 14 (Stellenbesetzungsverfahren steht kurz vor dem Abschluss) unterstützt.

Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales

Die Gruppe besteht aus insgesamt acht Dienstkräften. Der GPM-Einheit sind davon folgende Personen zuzuordnen:
· GPM-Berater: zwei Stellen, zwei besetzt; Digitalisierungsmanager: eine Stelle, eine besetzt
· Vorbehaltlich des Beschlusses des Haushaltes 2020/2021: E-Akte/ GPM: eine Stelle; Koordinationsstellen in den Abteilungen und nachgeordneten Behörden: fünf Stellen

Senatsverwaltung für Justiz, Verbraucherschutz und Antidiskriminierung

Insgesamt sind fünf Stellen bis einschl. 2020 geplant. Zwei Stellen werden davon zum 02.01.2020 nachbesetzt. Zum Mai 2020 kommt ferner eine Mitarbeiterin aus der Elternzeit zurück. Des Weiteren wird eine Stelle in 2020 ausgeschrieben werden. Somit ist von den fünf Stellen aktuell nur eine Stelle (in der Fachabteilung) besetzt.

Senatsverwaltung für Kultur und Europa

Eine Stelle ist seit April 2018 mit einem Anteil von ca. 15% für Koordination Geschäftsprozessmanagement besetzt. Eine VZ-Stelle Geschäftsprozessmanagement und – optimierung wird voraussichtlich ab Anfang 2020 besetzt.

Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen

Es sind drei Stellen besetzt mit ca. 2,5 VZÄ.

Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz

Entsprechende Stellenbesetzungsverfahren wurden begonnen.

Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe

Für das Geschäftsprozessmanagement sind zwei Stellen eingeplant und beide sind besetzt.

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