Berliner Verwaltung: Mobiles Arbeiten mit mobilen Endgeräten?

Bis 2025 soll es eine neue IT-Bestands- und Planungsübersicht (IT-BePla) und damit eine einheitliche Übersicht über die eingesetzte Hardware und Software in der Berliner Verwaltung geben. Ein aktueller Bericht des Senats zu mobilen Endgeräten zeigt, wie dringend diese benötigt wird (Vw 0088 A).

Heute müssen belastbare Zahlen zur Anzahl der mobilen Arbeitsplätze in den Berliner Bezirken in regelmäßigen Abständen mit extra Aufwand generiert werden, um den Fortschritt der Ausstattung mit mobilen Arbeitsplätzen messen, vergleichen und bewerten zu können. Eine digital IT-Bestands- und Planungsübersicht (IT-BePla) sollte eine solche Information auf Knopfdruck bereit stellen.

Als Abgeordneter aus Marzahn-Hellersdorf ist der Zustand der IT in Marzahn-Hellersdorf weiter ein Ärgernis. “Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf besitzt eine veraltete Infrastruktur, welche ein mobiles Arbeiten nach IKT-Architektur ausschließt. Der Aufbau einer IKT-architekturkonformen Infrastruktur ist zeit- und kostenintensiv und konnte vom Bezirk kurzfristig nicht umgesetzt werden. Der Bezirk hat der IKT-Steuerung nach mehreren Iterationsprozessen am 09.02.2023 ein Konzept vorgelegt, welches die notwendige Ertüchtigung beinhaltet. Erst nach Umsetzung der Maßnahmen kann auch hier die Erhöhung der mobilen Arbeitsfähigkeit durchgeführt werden.”

1) „SenInnDS wird gebeten, dem UA Verwaltung bis zum 04.04.2023 in einem Folgebericht darzustellen, aus welchen Gründen die Anzahl der mobilen Arbeitsplätze in den Bezirken Lichtenberg und Marzahn-Hellersdorf geringer ist als in anderen Bezirken

2) und aus welchen Gründen die Anzahl der mobilen Arbeitsplätze in der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie sowie in der Senatsverwaltung für Umwelt, Mobili-tät, Verbraucher- und Klimaschutz geringer ist als in anderen Senatsverwaltungen.

3) Ferner wird um einen Vorschlag gebeten, durch welche Maßnahmen (etwa durch Bil-dung eines Produktes) belastbare Zahlen zur Anzahl der mobilen Arbeitsplätze in den Berliner Bezirken generiert werden können.“

Zu 1)

Im Rahmen des Sonderprogramms „Erhöhung mobile Arbeitsfähigkeit“ wurde zu den technischen Voraussetzungen für die Aufnahme und den Betrieb der von der IKT-Steuerung bereitgestellten Notebooks in die bezirkliche IT-Infrastruktur eine Abfrage bei allen Berliner Senats- und Bezirksverwaltungen durchgeführt. Anhand dieser Erhebung wurde festgestellt, dass die Bezirke Lichtenberg und Marzahn-Hellersdorf nicht die Voraussetzung für das Programm „Erhöhung der mobilen Arbeitsfähigkeit“ erfüllten, da weder die vorhandene Bandbreite noch die technische Infrastruktur in den Bezirken dies ermöglichte.

Auf Grundlage enger Abstimmungen zwischen der IKT-Steuerung und den beiden Bezirken konnte das Bezirksamt Lichtenberg nach rund sechs Monaten einen Zeit- und Maßnahmenplan vorlegen, mit dem Ziel, die Anbindung von 250 Notebooks zu ermöglichen. Nachdem die Maß-nahmen umgesetzt wurden sind die Notebooks dem Bezirk zur Verfügung gestellt worden. Die Inbetriebnahme weiterer Notebooks ist bis dato nicht möglich, da essentielle Erweiterungen an der Infrastruktur dafür notwendig sind. Der Bezirk ist aktuell in der Umsetzung der erweiterten Maßnahmen, sodass die Erhöhung der mobilen Arbeitsfähigkeit in absehbarer Zeit durchgeführt werden kann.

Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf besitzt eine veraltete Infrastruktur, welche ein mobiles Arbeiten nach IKT-Architektur ausschließt. Der Aufbau einer IKT-architekturkonformen Infrastruktur ist zeit- und kostenintensiv und konnte vom Bezirk kurzfristig nicht umgesetzt werden. Der Bezirk hat der IKT-Steuerung nach mehreren Iterationsprozessen am 09.02.2023 ein Konzept vorgelegt, welches die notwendige Ertüchtigung beinhaltet. Erst nach Umsetzung der Maßnahmen kann auch hier die Erhöhung der mobilen Arbeitsfähigkeit durchgeführt werden.

Zu 2)

Die SenBJF hat im Rahmen des Programms „Erhöhung der mobilen Arbeitsfähigkeit“ 3.630 Notebooks erhalten. Dies entspricht 16 % des Gesamtkontingentes des Sonderprogramms. Die Bereitstellung der Notebooks führte zu einer mobilen Arbeitsfähigkeit von 100 % bei den Verwal-tungsarbeitsplätzen und der Personalstelle. Der edukative Bereich der SenBJF hat im Rahmen des Programms keine Notebooks erhalten, da sich das Programm ausschließlich auf den EGovG-Bereich bezog. Diese differierte Betrachtung erklärt die prozentual geringere Ausstattung.

Die Senatsverwaltung für Umwelt, Mobilität, Verbraucher- und Klimaschutz hat im Zuge des Pro-gramms 634 Notebooks nicht abgerufen. Hätte die Verwaltung die Notebooks abgerufen, so wäre die Verwaltung insgesamt auf 100 % mobile Arbeitsfähigkeit gekommen.

Zu 3)

Belastbare Zahlen zur Anzahl der mobilen Arbeitsplätze in den Berliner Bezirken müssen in regelmäßigen Abständen generiert werden, um den Fortschritt der Ausstattung mit mobilen Arbeitsplätzen messen, vergleichen und bewerten zu können. Folgende Möglichkeiten kommen dazu in Betracht:

a) Nutzung zentraler Bestandsdaten

• Die Behörden melden regelmäßig und stichtagsbezogen die Bestandsdaten zur IT-Infrastruktur in die sogenannte IT-Bestands- und Planungsübersicht (IT-BePla). Die Berichtsdaten müssen dabei jährlich mit Stichtag 31.12. des Berichtsjahres gemeldet werden.
• Erfasst werden hier u. a. die Daten sowie die Anzahl an fest installierten (PC oder Thin-Clients) und mobilen IT-Endgeräten , insb. Notebooks ohne/mit einfacher/mit doppelter Peripherie (doppelte Peripherie zum Homeoffice-Einsatz) aber auch Tablets, dem Alter der Geräte sowie weiteren Daten zu eingesetzter Software, Betriebssystemen, Periphe-riegeräten. Ein Ergebnis der Auswertung der über das webbasierte Berichtswesensystem erfassten Daten liegt dann erfahrungsgemäß zum Ende des 1. Quartals vor.

b) Abfrage der Berliner Behörden zur mobilen Arbeitsfähigkeit

• Für den ersten Bericht zur Anzahl der zur Verfügung stehenden mobilen Arbeitsplätze wurde im Land Berlin eine Umfrage in den Senatsverwaltungen und Bezirken durchgeführt. Im Ergebnis wurde eine detaillierte Übersicht erstellt und ausgewiesen, wie viele Arbeitsplätze in der Lage sind, mobil zu arbeiten.
• Diese Abfragen können – auch unterjährig – wiederholt werden.

c) Produktbildung zur Feststellung der Daten

Eine Produktbildung wurde im Rahmen des Produktänderungsverfahrens zum aktuellen Produktkatalog diskutiert und aufgrund der vorhandenen bzw. in diesem Zuge veränderten Abfra-gesystematiken zur IT-Bestands- und Planungsübersicht und dem in dieser Hinsicht angepassten Aufstellungsverfahren zum Haushalt 2024/2025 vom Fachgremium (Mentorengruppe IKT-Kostenträger) als nicht zielführend erachtet. Die erforderlichen Daten werden über die vorstehenden Instrumente generiert.