Big Blue Button für die Berliner Verwaltung
Das Thema Videokonferenzsysteme der Berliner Verwaltung war während der Corona-Pandemie ein Dauerbrenner. Lange ist es der Berliner Verwaltung nicht gelungen eine grundlegende Arbeitsfähigkeit sicherzustellen. Stattdessen etablierte sich ein Zwei-Klassen-System. Inzwischen hat sich einiges getan.
Der Senat hat inzwischen ein Angebot auf Basis von BigBlueButton für die Berliner Verwaltung etabliert. Ein entsprechender Bericht hat uns im zuständigen Ausschuss erreicht (Vw 0106). Ob tatsächlich alle Teile der Verwaltung das Angebot nutzen, oder die Hausleitungen weiter Webex nutzen, konnte der Senat auf Nachfrage nicht sagen. Die Antwort soll später beantwortet werden.
Die aktuelle Lösung ist vertraglich bis max. Ende 2026 nutzbar. Parallel wurde mit den Planungen zum Aufbau eines künftigen IKT-Basisdienstes Kollaboration begonnen, der die Videokonferenzfunktionen umfassen, verstetigen und um weitere kollaborative Werkzeuge ergänzen soll.
Zum Einsatz von BigBlueButton berichtet der Senat:
- Insgesamt gibt es zur Zeit 137 registrierte Admins.
- Seit 01.02.2023 wurden 7.335 Videokonferenzen durchgeführt.
- Big Blue Button ermöglich Videokonferenzen und Offline- /Online-Konferenzen
- Zudem wird einem IKT-Basisdienst Kollaboration gearbeitet in dem die Videokonferenzen integriert werden soll.
Übrigens Big Blue Button ist eine Open-Source (GNU Lesser General Public License) und steht somit allen zur verfügung. BigBlueButton hat sich bereits an vielen Schulen, Universitäten und Vereinen etabliert. Zumindest für Videokonferenzen konnte sich so der Open-Source Vorbehalt durchsetzen.
„SenInnDS wird gebeten, dem UA Verwaltung im I. Quartal 2023 einen Fortschrittsbericht zum Videokonferenzsystem vorzulegen, in dem auch die eventuellen Hindernisse dargestellt werden.“
Video- und Telefonkonferenzen haben seit Beginn der Pandemie im Frühjahr 2020 für die Berliner Verwaltung an Bedeutung gewonnen, um den Mitarbeitenden die weitere Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Die IKT-Steuerung hat dazu zunächst schon 2020 der Berliner Verwaltung eine zentral finanzierte, freigegebene „Pandemie-Lösung“ auf Basis des Videokonferenztools Nextcloud Talk zur Verfügung gestellt. Dadurch konnten die Dienstgeschäfte der Berliner Verwaltung auch unter den Bedingungen der Corona-Pandemie aufrechterhalten werden. Aus vergaberechtlichen Gründen war die Bereitstellung dieser Lösung zeitlich bis April 2022 begrenzt. Auf Grund der gesammel-ten Erfahrungen, des weiterhin bestehenden Bedarfs und unter Berücksichtigung der Bewertungen zu Datenschutz, Barrierefreiheit und Funktionsanforderungen wurde im Rahmen einer Ausschreibung des ITDZ im Auftrag der IKT-Steuerung eine Nachfolgelösung gesucht. Diese wurde ab Mai 2022 der Berliner Verwaltung auf Basis des Videokonferenztools Big Blue Button weiterhin zentral finanziert und mit Zustimmung der Personalvertretungsgremien zur Verfügung gestellt. Der Betrieb erfolgt als Software-as-a-Service zunächst durch den Anbieter invokable GmbH, seit Februar 2023 durch die Firma Sdui.
Die Lösung wird von den Nutzenden gut angenommen. Es liegen auch Nutzungsanfragen aus der mittelbaren Verwaltung vor. Mit Stand vom 07.03.2023 sind 137 Gruppen-Admins bei den nutzenden Behörden angemeldet. Diese fungieren als Key-User und organisieren die weitere Einrichtung von Nutzern und stehen bei Fragen als erste Ansprechpartner zur Verfügung. Die Anzahl der Nutzenden beträgt 4.182. Im Zeitraum seit 01.02.2023 wurden 7.335 Videokonferenzen mit einer Gesamtdauer von ca. 5 Jahren durchgeführt. Hierbei wurden auch Videokonferenzen mit 50-70 Teilnehmenden ohne technische Schwierigkeiten oder erkennbaren Einschränkungen in der Qualität durchgeführt.
Durch das Angebot der IKT-Steuerung stehen den Behörden eine Reihe arbeitsunterstützender Funktionen über den reinen Videokonferenzumfang hinaus zur Verfügung. So kann an den Videokonferenzen auch per Telefoneinwahl teilgenommen werden, was eine Nutzung als reine Telefonkonferenz, als reine webbasierte Videokonferenz, oder als Hybrid-Konferenz mit gemischter Teilnahme ermöglicht. Präsentatoren können Bildschirminhalte freigeben und damit die Durch-führung von Präsentationen, Sitzungen oder das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten unter-stützt werden. Teilnehmende können parallel in öffentlichem oder individuellen privaten Chats Textnachrichten austauschen und z. B. Fragen stellen oder Links zu weiteren Informationen teilen. Mit Hilfe eines geteilten virtuellen Whiteboards können einfache Skizzen kooperativ erstellt und bearbeitet werden, um Gedanken spontan zu visualisieren.
Im Rahmen des EU-weiten Ausschreibungsverfahrens vorgebrachte Einwendungen von Wettbe-werbern konnten mit dem ITDZ gelöst und das Vergabeverfahren mit dem Zuschlag an die Firma Sdui abgeschlossen werden. Die aktuelle Lösung ist vertraglich bis max. Ende 2026 nutzbar. Parallel wurde mit den Planungen zum Aufbau eines künftigen IKT-Basisdienstes Kollaboration begonnen, der die Videokonferenzfunktionen umfassen, verstetigen und um weitere kollaborative Werkzeuge ergänzen soll.
