Wann gibt es wieder Termine in unseren Standesämtern?
Ob Geburt, Eheschließung oder die Meldung eines Sterbefalles, alles läuft bei uns über das Standesamt. Doch ob es dort einen Termin gibt, hängt davon ab in welchem Bezirk sie leben. Ich habe beim Senat den aktuellen Kenntnisstand erfragt. Wie es scheint, werden die Berliner*innen sich auch in Zukunft gedulden müssen. Aus der ausführlichen Antwort (Drucksache 19/15343) geht hervor, dass die Wartezeiten weiterhin viel zu hoch sind. Spitze ist dabei der Bezirk Mitte mit 7 bis 8 Wochen Wartezeit auf den Termin zur Anmeldung einer Eheschließung. Dies wird nur getobt durch die Urkundenstelle in Spandau, welche 8 bis 10 Wochen für das Zusenden von Dokumenten benötigt. Aber auch die Wartezeit von 5 Wochen für den Termin beim Geburtenregister in Neukölln zeigt: so kann es nicht weiter gehen.
Dabei ist wichtig zu beachten, all diese Daten basieren nicht auf real erfassten Zahlen, sondern aus internen Umfragen – denn eine digitale Erfassung von Wartezeiten oder Anzahl erfolgreicher Termine gibt es nicht. Dadurch können auch keine Prognosen oder Bedarfspläne erstellt werden. Die Grundlage für verfügbare Termine ist folglich nur das verfügbare Personal. Allerdings sind von 156 Standesbeamtinnen und -beamtenstellen 27 im Februar 2023 unbesetzt. Außerdem werden Berlinweit zwischen 2023 und 2026 ca. 35 Mitarbeiter*innen in Standesämtern (Standesbeamte und nicht Beamte) durch Eintritt in Rente oder Ruhestand wegfallen. Klar ist: die aktuell unbesetzten Stellen müssen schnell besetzt werden und die durch Renteneintritt frei werdenden Stellen dürfen nicht erst nach dem Ausscheiden der aktuellen Mitarbeiter*innen besetzt werden.
Kritisch ist, dass es offenbar kein Personal oder Ausbildungskonzept gibt. “Die Initiative wurde in den Jahren 2020 bis 2022 aufgrund der Covid-19-Pandemie nicht initiiert. Die Arbeiten an der Maßnahme werden im Verlauf des zweiten Quartals 2023 aufgenommen. Dazu erklärt der Senat: “Der Beruf der Standesbeamtin und des Standesbeamten ist kein offizieller Ausbildungsberuf, der vom Bundesministerium für Bildung und Forschung und dem Bundesinstitut für Berufsbildung festgelegt wurde. Um als Standesbeamtin oder Standesbeamter in Berlin arbeiten zu können wird in der Regel ein Studium vorausgesetzt welches die Voraussetzungen der Laufbahnbefähigung für das erste Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 in der Laufbahnfachrichtung allgemeiner Verwaltungsdienst, Laufbahnzweig nichttechnischer Verwaltungsdienst erfüllt. Die Bestellungsvoraussetzungen sind in der Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes im Land Berlin (PStGAV Bln) festgelegt.” Nach Strategie für geringere Wartezeit klingt das nicht.
Vorbemerkung der Verwaltung: “Die erfragten statistischen Daten werden nicht zentral erfasst. Die Beantwortung der Fragen 1, 7 und 8 basiert auf den Ergebnissen einer Umfrage in den bezirklichen Standesämtern des Landes Berlin.”
1. Wie lange betrug im ersten Quartal 2023 die durchschnittliche Wartezeit für einen Termin und die Zusendung von Dokumenten in Berliner Standesämtern (bitte aufgelistet nach Bezirken und Anliegen)?
Bezirke durchschnittliche Wartezeit (vom 01.01.2023 – 31.03.2023) Geburtenregister Eheregister Sterberegister Urkundenstelle Termin Zusendung von Dokumenten Termin (Anmeldung Ehe) Termin(BG^1/SU^2) Zusendung von Dokumenten (BG/SU) Zusendung von Dokumenten Mitte 2-4 Wochen 4-5 Wochen 7-8 Wochen Ohne Termin- vereinbarung, Abgabe und Abholung beim Pförtner möglich BG 7 Tage, SU 4 Wochen 7 Wochen Friedrichshain- Kreuzberg 2 Wochen 1 Woche 2 Wochen 1 Werktag 1 Werktag < 1 Woche Pankow bei Bedarf sofort nach Vorlage aller erforderlichen Dokumente bei Bedarf sofort innerhalb von ca. 4 Wochen bei Bedarf sofort BG innerhalb von 1-3 Tagen; SU innerhalb von ca. 1-2 Wochen e-payment innerhalb von ca. 1-5 Werktagen, bei Vorkasse 4-6 Wochen Charlottenburg- Wilmersdorf 2 Wochen 2 Wochen 2 Wochen 1 Woche 1 Woche 2 Wochen Spandau keine keine 4 Monate keine keine ca. 8-10 Wochen Steglitz- Zehlendorf 1 Woche 1 Woche 3 Wochen Keine Terminvergabe BG: 3 Werktage SU: 2-3 Wochen 4 Wochen Tempelhof- Schöneberg 1-2 Wochen 1-3 Wochen max. 2 Wochen 2 Werktage 2 Werktage Bei Antragsstellung online: 4 Werktage, sonstige Anträge: 1-2 Wochen Neukölln 5 Wochen 5 Wochen 1 Woche ohne Termin während der Sprechstunde BG bei Vorsprache sofort, SU innerhalb einer Woche 1-2 Wochen Treptow- Köpenick max. 2 Wochen Zusendung im Ausnahmefall, Seite 3 von 11bei pers.Vorsprache sofortige Aushändigung 1-2 Wochen innerhalb einer Woche BG innerhalb von 2 Werktagen, SU spätenstens nach 14 Werktagen. spätestens nach 5 Werktagen Marzahn- Hellersdorf 2-3 Werktage Nach Vorliegen aller erforderlichen Dokumente 2-4 Werktage Termin- vereinbarung nur im Bedarfsfall 1 Woche, mit Auslands- bezug 1-2 Wochen 1-2 Werktage BG 2-5 Werktage SU 12 Wochen 4-10 Werktage Lichtenberg 2-3 Wochen 1-2 Wochen 4-6 Wochen sofort 1-2 Wochen 5-6 Wochen Reinickendorf 10 Werktage 3 Werktage 40 Werktage, aber schriftliche Anmeldung möglich Ohne Termin-vereinbarung, da offene Sprechstunde 10 Werktage 5 Werktage 2. Wie viele Termine zur Anmeldung einer Eheschließung gab es im ersten Quartal 2023 pro Bezirk und Woche, wie können Interessenten sich einen solchen Termin reservieren und wird damit die Nachfrage nach Terminen gedeckt (bitte aufgelistet nach Bezirken)?
Bzgl. der Anzahl der Termine zur Anmeldung einer Eheschließung erfolgt keine statistische Erfassung. Je nach Standesamt gibt es unterschiedliche Kontaktwege für die Terminvereinbarung zur Anmeldung der Eheschließung, so gibt es die Möglichkeit der telefonischen und persönlichen Terminvereinbarung im Rahmen der offenen Sprechstunde sowie die Nutzung von online Kontaktformularen oder E-Mail. Insgesamt sind die Standesämter bestrebt, möglichst viele Kontaktwege anzubieten, um den unterschiedlichen Bedürfnissen und Anforderungen der Bürgerinnen und Bürger gerecht zu werden. Der IKTBasisdienst Zeitmanagementsystem (ZMS) wird von den Standesämtern nicht als Anwendung zur Online-Terminbuchung genutzt. Die Anzahl der Termine für die Anmeldung der Eheschließung ist nicht prognostizierbar und unterliegt einer Reihe von Faktoren, die von Woche zu Woche und von Monat zu Monat variieren können. Eine der Hauptursachen für diese Variabilität ist die Anzahl der Paare, die eine Eheschließung anmelden möchten. Ein weiterer Faktor, der zu Schwankungen in der Anzahl der Termine führen kann, ist die Verfügbarkeit von Standesbeamtinnen und Standesbeamten, die für die Durchführung der Anmeldungen verantwortlich sind. Personalengpässe aufgrund von Krankheitsausfällen oder anderen Verpflichtungen können die Anzahl der zur Verfügung stehenden Termine beeinträchtigen. Es ist daher schwierig, die Anzahl der Termine für die Anmeldung der Eheschließung im Voraus genau zu prognostizieren. Um die Bedürfnisse der Paare jedoch bestmöglich zu erfüllen, arbeiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Standesämter kontinuierlich daran, so viele Termine wie möglich zur Verfügung zu stellen und ihre Kapazitäten anzupassen.
3. Wird in den Berliner Standesämtern derzeit einheitlich der IKT-Basisdienstes ZMS genutzt? Falls nein, wann ist mit der Einführung zu rechnen?
Der IKT-Basisdienst Zeitmanagementsystem (ZMS) in der Version ZMS 1 wird in der Berliner Verwaltung genutzt, um die Organisation sowie Planung der Arbeitsabläufe und Termine zu optimieren. Der Zweck des Systems besteht darin, die Zeitressourcen effizienter zu nutzen, um produktiver und effektiver arbeiten zu können. ZMS wird derzeit als Version ZMS 2 weiterentwickelt, um die Stabilität des Systems zu sichern, weitere Behörden als die bisherigen Nutzer anzubinden und Funktionalitäten zu verbessern. Die Einführung und Nutzung von ZMS in den Standesämtern kann erst nach Abschluss der Migration von ZMS 1 auf ZMS 2 erfolgen. Nach derzeitigem Stand erfolgt der Abschluss der Migration im Jahr 2024.
4. Wie viele Fachprozesse konnten bislang erfasst und dokumentiert werden? Ist weiterhin mit einer vollständigen Erfassung aller Fachprozesse bis 2023 auszugehen?
In Bezug auf die Standesämter wurden 17 von 33 Geschäftsprozesse erfasst und dokumentiert. Diese Prozesse sind sehr komplex und umfassen mehrere Rechtskreise. Zusätzlich wurden die rechtlichen Grundlagen im Bereich des Personenstandswesens mit dem dritten Gesetz zur Änderung personenstandsrechtlicher Vorschriften (3. PStRÄndG) aktualisiert und erweitert. Die Standesämter, die an der Prozessarbeit und Fortschreibung mitarbeiten, haben mit personellen Engpässen zu kämpfen. Diese Rahmenbedingungen führen dazu, dass es im Jahr 2023 nicht möglich ist, die vollständige Erfassung der Fachprozesse abzuschließen.
5. Wie hat sich die Zahl der besetzbaren, besetzten und unbesetzten Stellen (in Vollzeitäquivalenten) in den Standesämtern im ersten Quartal 2023 entwickelt (Standesbeamte und nicht Beamte, bitte Vollzeitäquivalente und getrennt nach Bezirken aufschlüsseln)
6. Wie viele unbesetzte Stellen (Standesbeamte und nicht Beamte, getrennt angeben) gibt es aktuell in den Berliner Standesämtern? (bitte Vollzeitäquivalente und getrennt nach Bezirken aufschlüsseln)
Tabellen können in der PDF der Drucksache 19/15343 angeschaut werden.
Die Tabelle für Gesamtberlin bietet einen Überblick über die Anzahl der besetzten und unbesetzten Standesbeamtinnen und -beamtenstellen (StB) in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) für die Monate Januar und Februar. Im Januar betrug die Gesamtzahl der zur Verfügung stehenden StB-Vollzeitäquivalente 155, wovon 130 besetzt und 25 unbesetzt waren. Im darauffolgenden Monat Februar standen insgesamt 156 StB-Vollzeitäquivalente zur Verfügung, von denen 129 besetzt und 27 unbesetzt waren. Zudem waren im Januar 104 Vollzeitäquivalente für Nicht-Standesbeamtinnen und Nicht-Standesbeamte (N-StB) verfügbar, von denen 97 besetzt und 7 unbesetzt waren. Im Februar lag die Anzahl der Vollzeitäquivalente für N-StB bei insgesamt 105, wobei 99 besetzt und 6 unbesetzt waren.
In Bezug auf die unbesetzten Stellen zeigt die Tabelle, dass im Januar 25 der insgesamt verfügbaren 155 StB-Vollzeitäquivalente unbesetzt waren. Im darauffolgenden Monat Februar erhöhte sich die Anzahl der unbesetzten Stellen auf 27 von insgesamt 156 StBVollzeitäquivalenten. Was die Vollzeitäquivalente für N-StB betrifft, so waren im Januar 7 von insgesamt 104 Vollzeitäquivalenten unbesetzt und im Februar 6 von insgesamt 105 Vollzeitäquivalenten. Aus diesen Zahlen geht hervor, dass im Januar ca. 16 % und im Februar ca. 17% der StB-Vollzeitäquivalente unbesetzt blieben. Bei den N-StB Vollzeitäquivalenten betrug die Quote der unbesetzten Stellen im Januar ca. 7% und im Februar ca. 6%. Die Stellenbesetzungsquote betrug für die StB und N-StB bei 259 Vollzeitäquivalenten insgesamt für den Januar ca. 88% und im Februar bei 261 Vollzeitäquivalenten ca. 87%.
7. Wie viele und welche Bezirke haben bislang die Selbstverpflichtung 10% der Stellen in den Standesämtern, mindestens jedoch eine Stelle für Grundsatzstandesbeamte, zur Verfügung zu stellen abgegeben bzw. erfüllen diese aktuell (bitte nach Bezirken aufschlüsseln)
Tabellen können in der PDF der Drucksache 19/15343 angeschaut werden.
Insgesamt haben 9 Standesämter ihre Selbstverpflichtung zur Einführung von Standesbeamtinnen und Standesbeamten mit Grundsatzaufgaben erfüllt. Die Standesämter Charlottenburg-Wilmersdorf, Spandau und Lichtenberg haben zusätzlich zur Selbstverpflichtung jeweils eine weitere Stelle als Standesbeamtin bzw. Standesbeamter mit Grundsatzaufgaben ausgewiesen und besetzt. Die Standesämter Friedrichshain-Kreuzberg, Steglitz-Zehlendorf und Tempelhof-Schöneberg haben aufgrund bestehender Bewertungsüberh.nge die Selbstverpflichtung nicht umgesetzt.
8. Wie viel Personal der Standesämter (Standesbeamte und nicht Beamte) werden in den Jahren 2023, 2024, 2025 und 2026 nach heutigem Planungsstand in den Ruhestand bzw. in Rente gehen? (bitte Vollzeitäquivalente und getrennt nach Bezirken aufschlüsseln)
Tabellen können in der PDF der Drucksache 19/15343 angeschaut werden.
Bis zum Ende des Jahres 2026 werden in Berlin insgesamt 19,5 Standesbeamtinnen und – beamtenstellen und 9 Nicht-Standesbeamtinnen und -beamtenstellen durch Ruhestand oder Rente frei werden. Der Anteil der freigewordenen Stellen bei den Standesbeamtinnen und Standesbeamten beträgt, ausgehend von den für Februar 2023 gemeldeten Stellen, etwa 13%, während es bei den Nicht-Standesbeamtinnen und -beamten etwa 9% sind.
Innerhalb desselben Zeitraums werden, ausgehend von 261 Vollzeitäquivalenten (StB und N-StB), ungefähr 11% der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Standesämtern aufgrund von gesetzlichen Regelungen in den Ruhestand treten und die öffentliche Verwaltung verlassen.
9. Wie beurteilt der Senat den Erfolg der Maßnahmen zur „Planung und Durchführung einer Personalgewinnungsoffensive zur Nachwuchsgewinnung“ aus der Organisationsuntersuchung in den Berliner Standesämtern?
Die Maßnahme M3: Planung und Durchführung einer Personalgewinnungsoffensive aus der Organisationsuntersuchung in den Berliner Standesämtern war eine Initiative, die darauf abzielte, den Bedarf an qualifiziertem Personal zu decken. Dazu sollten verschiedene Schritte unternommen werden, wie eine Analyse der Organisationsstruktur und des Personalbedarfs, eine Zielgruppenanalyse, die Entwicklung einer Kommunikationsstrategie und eines Auswahlprozesses. Das Ziel war es, potenzielle Bewerberinnen und Bewerber anzusprechen und die besten von ihnen einzustellen. Die Initiative wurde in den Jahren 2020 bis 2022 aufgrund der Covid-19-Pandemie nicht initiiert. Die Arbeiten an der Maßnahme werden im Verlauf des zweiten Quartals 2023 aufgenommen. Da die Personalgewinnung keine einmalige, sondern eine dauerhafte Aufgabe ist, wird sie gemeinsam mit den Bezirken sowie mit der für das Landespersonal zuständigen Senatsverwaltung für Finanzen, geplant.
10. Wie viele besetzte Ausbildungsplätze (bitte Art der Ausbildung angeben) gibt es aktuell und sind in den Standesämtern in den Jahren 2023, 2024, 2025 geplant? (bitte Bezirke einzeln angeben)
Hierzu erfolgt keine statistische Erfassung, da in den Ämtern für Bürgerdienste eine Vielzahl von Praktikumsplätzen im Rahmen der Ausbildung von verschiedenen anerkannten Berufsbildern, wie z.B. Verwaltungsfachangestellte, Fachangestellte für Bürokommunikation etc. durchlaufen werden. Die Verteilung der Auszubildenden in die Fachbereiche der Ämter für Bürgerdienste, zu denen auch die Standesämter zählen, erfolgt nach den jeweiligen Bedarfen, Qualifikationen und personellen Verfügbarkeiten. Der Beruf der Standesbeamtin und des Standesbeamten ist kein offizieller Ausbildungsberuf, der vom Bundesministerium für Bildung und Forschung und dem Bundesinstitut für Berufsbildung festgelegt wurde. Um als Standesbeamtin oder Standesbeamter in Berlin arbeiten zu können wird in der Regel ein Studium vorausgesetzt welches die Voraussetzungen der Laufbahnbefähigung für das erste Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 in der Laufbahnfachrichtung allgemeiner Verwaltungsdienst, Laufbahnzweig nichttechnischer Verwaltungsdienst erfüllt. Die Bestellungsvoraussetzungen sind in der Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes im Land Berlin (PStGAV Bln) festgelegt. Der erstmaligen Bestellung soll eine mindestens sechsmonatige praktische Ausbildung im Standesamt vorausgehen. Die Personalplanung der Standesämter erfolgt in den Bezirken auf der Grundlage von strategischen und operativen Überlegungen. Die strategische Personalplanung bezieht sich auf die längerfristige Planung des Personalbedarfs und der Personalentwicklung. Hierbei wird insbesondere die demografische Entwicklung, die technologische Entwicklung sowie die zukünftigen Aufgaben und Anforderungen an die Standesämter durch Rechtsetzung berücksichtigt. Um den Personalbedarf zu ermitteln, werden verschiedene Methoden eingesetzt, wie beispielsweise die Analyse von Arbeitsabläufen und -prozessen, die Schätzung des zukünftigen Arbeitsaufkommens oder auch die Berücksichtigung von krankheitsbedingten Ausfällen und Fluktuationen. Die Personalplanung in der Verwaltung ist dabei in der Regel eng mit der Haushaltsplanung verknüpft, da der Personalbedarf auch finanziell abgedeckt werden muss. Der Senat wird daher zukünftig das Konnexitätsprinzip konsequent umsetzen und das Finanzierungs- und Finanzzuweisungssystem reformieren. Für die bedarfsgerechte Steuerung wurde ein Prognosemodell entwickelt welches zukünftig beim Haushaltsaufstellungsverfahren der Standesämter zur Anwendung kommen soll.
