ALLRIS – Update, Vernetzung und künstliche Intelligenz für Bezirksinformationen?
Ob Tagesordnung, Anträge oder schriftliche Anfrage, mittlerweile steht den Bürger*innen, Abgeordneten aber auch Verwaltung alles digital und online zur Verfügung. Ich habe den Senat gefragt (Drucksache 19/15317) welche Entwicklung für die Zukunft geplant ist, ob verschiedene Informationssysteme miteinander verbunden werden sollen und ob KI-Systeme in der Zukunft eingesetzt werden.
Für die Bezirke gibt es das sogenannte ALLRIS (Ratsinformationssystem von CC e-gov GmbH) welches Dokumente online stellt und durchsuchbar macht (Beispiel, Übersicht der Drucksachen in Marzahn-Hellersdorf). Aktuell besteht das Problem, dass die Zuständigkeit für ALLRIS unklar ist. Hilfsweise hat zuletzt das Büro der BVV Treptow-Köpenick eine koordinierende Rolle übernommen. Nach § 20 Absatz 3 Berliner E-Government-Gesetz obliegt die Verantwortung „den fachlich zuständigen Behörden, in der Regel, den fachlich zuständigen Senatsverwaltungen“. Naheliegend wäre hier die Senatskanzlei (mit ihrer Zuständigkeit für Gremien oder sie für Innen zuständige Senatsverwaltung. Eine Klärung steht seit einiger Zeit aus. Die unklare Zuständigkeit hat Folgen für die Weiterentwicklung des Systems. Zwar gab 2022 eine Evaluation, jedoch steht dessen Auswertung noch aus.
Im Abgeordnetenhaus wird die Parlamentsdokumentation (PARDOK) als Informationssystem verwendet. Ich habe mich beim Senat mal erkundigt, ob es Überlegungen gibt, die Informationssysteme miteinander zu vernetzen. Dies ist leider nicht geplant. Auch ist nicht geplant, die angesprochenen Systeme mit KI-Systemen zu verbinden. Eine Vernetzung der Dokumente könnte zu einer größeren Transparenz für die Verwaltung, Politik und Zivilgesellschaft führen und der Einsatz von KI-Systemen, wie in Heidelberg, den Umgang mit der hohen Zahl an Informationen vereinfachen.
1. Welche Versionen von ALLRIS werden in den Bezirken eingesetzt?
Derzeit befindet sich die Version 3.9.5 im Einsatz. ALLRIS-Sitzungsdienst als Basiskomponente und ALLRIS-Sitzungsgeld (SG) sind die Grundmodule für die Arbeit in den Büros der Bezirksverordnetenversammlungen. Über die weiteren Module, wie ALLRIS-Bürgerinfo-BI (Zugang für die Öffentlichkeit), ALLRIS-Amtsinfo-AI (Zugang für Bezirksamtsmitarbeiter /-innen) und ALLRIS-Ratsinfo-RI (Zugang für die Kommunalpolitikerinnen und Politiker) erfolgt die Information und Beteiligung der genannten Nutzergruppen mittels entsprechender Zugangsrechte im Internet bzw. Intranet.
Derzeit sind in den einzelnen Bezirksverordnetenversammlungen entsprechend einer aktuellen Abfrage folgende Versionen im Einsatz:
Bezirk Version ALLRIS SG ALLRIS BI ALLRIS AI ALLRIS RI Charlottenburg-Wilmersdorf k. A. k. A. ja k. A. ja Friedrichshain-Kreuzberg 3.9.5 ja ja ja ja Lichtenberg 3.9.5 ja ja nein ja Mitte 3.9.5 ja ja nein ja Neulölln 3.9.5 ja ja ja ja Marzahn-Hellersdorf 3.9.5 ja ja ja ja Pankow 3.9.5 ja ja ja ja Reinickendorf 3.9.4 ja ja ja ja Spandau 3.9.4 (Aktualisierung für 06/23 geplant) ja ja nein ja Steglitz-Zehlendorf 3.9.5 nein ja nein ja Tempelhof-Schöneberg 3.9.5 ja ja ja ja Treptow-Köpenick 3.9.5 ja ja ja ja 2. Wer trägt die IT-Verfahrensverantwortung nach dem Berliner E-Government-Gesetz?
Die Verantwortung und der Betrieb der behördlichen Installationen liegen dezentral in der jeweiligen Behörde. Einige Softwarekomponenten werden zentral beim Hersteller der Software „CC e-gov GmbH“ gehostet. Um den Einsatz des IT-Fachverfahrens zu koordinieren und technische und vertragliche Fragestellungen gebündelt abzuarbeiten, hat das Büro der Bezirksverordnetenversammlung Treptow-Köpenick (BVV-T-K) nach Auflösung der KoBIT (Geschäftsstelle zur Koordinierung und Beratung bezirklicher IT-Verfahren), als Vertretung für die Anwendergemeinschaft der Büros der Bezirksverordnetenversammlungen die IT-Fachverfahrensverantwortung übernommen.
Nach § 20 Absatz 3 Berliner E-Government-Gesetz obliegt die Verantwortung „den fachlich zuständigen Behörden, in der Regel, den fachlich zuständigen Senatsverwaltungen“.
Laut IKT-Rollenkonzept ist für die Nutzung, Anwendung und Weiterentwicklung sämtlicher Fachverfahren im Land, die jeweilige Fachverfahrens- und Dienste-Verantwortliche Behörde (FVDB) zuständig.
Pro Politikfeld einer FVDB ist die Rolle einer Politikfeld-Digitalisierungsmanagerin bzw. eines Politikfeld-Digitalisierungsmanagers vorgesehen. Das Digitalisierungsmanagement verantwortet die Digitalisierung und den Einsatz der Fachverfahren.
Im Falle von ALLRIS gestaltet sich die Zuordnung schwierig. Es werden als Spiegelressorts die Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport oder direkt die Senatskanzlei durch den derzeitigen Fachverfahrensverantwortlichen bzw. den Rat der Vorsteherinnen und Vorsteher angesehen.
In Erfüllung der Vorgabe des Berliner E-Government-Gesetzes und aufgrund des anhaltenden Umstands, dass das Büro der BVV Treptow-Köpenick mit dem Bestandspersonal nicht mehr die Vertretung der Anwendergemeinschaft umfänglich wahrnehmen kann bzw. diese bisher nur durch die Vernachlässigung von Kernaufgaben möglich war, wurden zur Klärung der IT-Verfahrensverantwortung sowohl die Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport als auch die Senatskanzlei durch den derzeitigen Fachverfahrensverantwortlichen bzw. den Rat der Vorsteherinnen und Vorsteher angesprochen. Bisher kam es zu keiner Zuständigkeitsentscheidung und somit zu keiner Übernahme der Verfahrensverantwortung.
Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements haben Senat und Bezirke für jedes Politikfeld das zuständige Ressort.
3. Wie viel Geld ist von wem in diesem Jahr für die Weiterentwicklung eingeplant?
Die Anwendergemeinschaft finanziert gemeinsam die jährlichen Gesamtkosten in Höhe von rund 50.000 € für das Hosting, die Leistungen über die Servicehotline und die ständige Weiterentwicklung der Standardsoftware. Spezielle Anpassungen sind extra zu beauftragen und zu finanzieren.
4. Welche Pläne für ein Update gibt es?
Der Rat der Vorsteherinnen und Vorsteher hat eine Arbeitsgruppe (“AG ALLRIS”) u. a. mit dem Auftrag eingerichtet, die Möglichkeiten der praktischen Anwendung von ALLRIS in den Bezirksverordnetenversammlungen (BVVen) mit dem Ziel der Weiterentwicklung der Software zu beraten. Dazu wurde in der zweiten Jahreshälfte 2022 eine aktuelle Evaluation aus der Sicht der verschiedenen Nutzergruppen durchgeführt.
Mittelfristig soll die Umsetzung der Erkenntnisse der Evaluation die Qualität für alle Nutzergruppen steigern und dessen Zukunftsfähigkeit absichern. Vor dem Hintergrund der Wahlwiederholung und den in der Antwort zu Frage 2 geschilderten personellen Ressourcen im Büro der BVV-Treptow-Köpenick steht die Auswertung der Evaluation noch aus, die im Ergebnis ggf. neue Anforderungen an ALLRIS definieren wird und die dann an die Entwicklungsfirma heranzutragen sind, sofern eine ggf. notwendige Finanzierung durch die derzeit zuständige Anwendergemeinschaft realisiert werden kann.
5. Welche Pläne und Möglichkeiten gibt es aus Sicht des Senates verschiedene Informationssysteme der Bezirke, des Landes oder auch des Berliner Abgeordnetenhauses zu vernetzen, um die Suche nach Informationen für Bürger*innen zu vereinfachen?
Hierzu wurde eine landesweite Abfrage auf der Senatsebene durchgeführt. Gefragt wurden alle Senatsverwaltungen und die Senatskanzlei des Landes Berlin. Als Antwort konnte festgestellt werden, dass auf der Senatsebene zurzeit keine Pläne existieren, verschiedene Informationssysteme der Bezirke, des Landes und des Abgeordnetenhauses zu vernetzen.
6. Welche Pläne und Möglichkeiten gibt es aus Sicht des Senates die Informationssysteme von BVVen, des Landes und des Abgeordnetenhauses als Wissensquelle für KI gestützte Antworten zu nutzen, um die Transparenz von Informationen zu verbessern?
Entsprechend der Antwort zur Frage fünf existieren momentan keine Pläne auf der Senatsebene, die Informationssysteme von Bezirksverordnetenversammlungen, die des Landes und des Abgeordnetenhauses als Wissensquelle für KI (Künstliche Intelligenz) zu nutzen.
7. Welche Bezirke nutzen die OPARL-Schnittstelle von ALLRIS für die Veröffentlichung von BVV- Drucksachen in einer OpenData-freundlichen Variante?
Alle Bezirksverordnetenversammlungen, bis auf die Bezirksverordnetenversammlung – Spandau, welche ebenfalls die Realisierung plant, stellen ihre Daten über das Opendata-Portal des Landes Berlin (offene Daten Berlin) mittels OPARL-Schnittstelle zur Verfügung
8. Welche Bezirke planen die OPARL-Schnittstelle von ALLRIS zukünftig zu nutzen?
Wie in der Antwort auf die Frage 7 bereits erwähnt, plant die Bezirksverordnetenversammlung-Spandau die OPARL-Schnittstelle zukünftig zu nutzen.