Low-Code Fachverfahren für die Berliner Verwaltung?

In der letzten Zeit taucht das Thema Low-Code immer wieder auf der Tagesordnung auf. Daher ich ich die Berliner IKT-Steuerung gefragt (Drucksache 18/27448), wie sie zur Bedarfsanmeldung der Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung steht, eigene Programmierungen (sog. „Kleinstanwendungen“) zur Ergänzung von Fachanwendungen zu benötigen (u.a. in Drucksache 18/26417)? Im Raum steht dabei die Frage, welche Bestrebungen im Berliner Senat existieren, den Bedarf für Low-Code Fachverfahren mit einem sichereren Angebot zentral zu erfüllen.

Die Antwort zeigt den weiter großen Handlungsbedarf. Denn die Nutzung von MS Access ist ab Juni 2021 nicht mehr gestattet. Die von den politikfeldverantwortlichen Senatsverwaltungen erbetenen Übersichten für die Kleinstanwendungen, für die eine Modernisierungsvereinbarung erforderlich wird, liegen jedoch noch nicht vollständig vor. Aus den Übersichten sollen dann die Art der Ablösung und die geplanten Ablösungstermine ersichtlich. Da der Juni 2021 vor der Tür steht, müssen die Senatsverwaltungen endlich ihrer Verantwortung für ihre Politikfeld gerecht werden.

Positiv ist, dass sich der Senat dazu bekennt, aus strategischer Sicht eine Low Code Plattform standardisiert für die gesamte Berliner Verwaltung anzubieten, um Spezialisierung und Skaleneffekt zu ermöglichen. Demnach ist auch die Aufnahme in eine zukünftige Version der IKT-Architektur ist geplant.

1. Wie steht die IKT-Steuerung dazu, dass sich die Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung auf einen unabweisbaren Bedarf an kurzfristigen, eigenen Programmierungen (sog. „Kleinstanwendungen“) zur Ergänzung von Fachanwendungen beruft (u.a. in Drucksache 18/26417)?

Die Nutzung und ggfs. Einführung von IKT-Fachverfahren liegt im Verantwortungsbereich der jeweiligen politikfeldverantwortlichen Senatsverwaltung. Hierfür sind die einschlägigen Vorgaben der IKT-Steuerung zu berücksichtigen, wie diese u.a. in der halbjährlich fortgeschriebenen IKT-Architektur formuliert sind. Für IKT-Fachverfahren sind z.B. eine Mehrschichten-Architektur, die Nutzung einer browserbasierten Benutzeroberfläche und die Datenhaltung in einem (oder mehreren) der unterstützten Datenbankmanagementsysteme vorgeschrieben. Dabei darf Fachlogik nicht in den Schichten außerhalb der Anwendungsschicht definiert werden, also insbesondere nicht in der Schicht der Datenhaltung.

Insbesondere die Nutzung von MS Access ist ab Juni 2021 nicht mehr gestattet. Neue IKT-Fachverfahren dürfen bereits seit längerer Zeit nicht auf Basis dieser Technologie entwickelt werden. Die Verwendung von Makros in Produkten der Microsoft Office-Familie (z.B. MS Word, MS Excel) ist an bestimmte Bedingungen geknüpft, z.B. dürfen keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Ab Juni 2021 ist die Verwendung von signierten Makros vorgeschrieben. Sofern IKT-Fachverfahren neu entwickelt oder in wesentlichem Umfang angepasst werden, sind die Vorgaben der IKT-Architektur zwingend einzuhalten. Sofern die Einhaltung nicht möglich ist, kann eine Abweichungsgenehmigung bei der IKT-Steuerung beantragt werden.

Diese werden für den Fall von Kleinstanwendungen (MS Access, Makros) jedoch nicht einzeln genehmigt, sondern für die Gesamtheit von Kleinstanwendungen des jeweiligen Politikfeldes in Form von Sammelgenehmigungen („Modernisierungsvereinbarungen“) befristet verabredet. Inhalt dieser Vereinbarungen ist ein Plan zur mittelfristigen Ablösung dieser Kleinstverfahren.

Aufgrund des festgesetzten Verbotstermins wurde durch die IKT-Steuerung frühzeitig die zentrale Signierung von Makros durch das ITDZ als Lösungspfad geplant. Das konkrete Vorgehen wird derzeit entwickelt. Die von den politikfeldverantwortlichen Senatsverwaltungen erbetenen Übersichten für die Kleinstanwendungen, für die eine Modernisierungsvereinbarung erforderlich wird, liegen noch nicht vollständig vor. Aus den Übersichten werden die Art der Ablösung und die geplanten Ablösungstermine ersichtlich. Es wird an dieser Stelle erneut auf die Verantwortung der jeweiligen Senatsverwaltungen verwiesen.

2. Wurden für alle in Drucksache 18/26417 genannten Nutzungen von Office-Produkten jeweils Abweichungsgenehmigungen von der IKT-Architektur-Festsetzung erteilt?

In der Drucksache 18/26417 werden eher allgemeine Anwendungsfälle beschrieben, eine Aussage ist daher nicht möglich. Für die Nutzung von Office-Produkten ist (mit Ausnahme von MS Access) keine Abweichungsgenehmigung erforderlich. Für bereits bestehende Kleinstanwendungen ist keine Abweichungsgenehmigung erforderlich. Eine Abweichungsgenehmigung ist nur bei abweichender Neuentwicklung respektive Überarbeitung eines IKT- Fachverfahrens bzw. eines Kleinstverfahrens erforderlich. Für Kleinstanwendungen ist beabsichtigt, ggfs. Sammelgenehmigungen zu erteilen, vgl. Antwort zu Frage 1.

3. Gibt es in den anderen Ämtern der Bezirke bzw. Politikfeldern des Senat ähnliche Bedarfe?

Die Implementierung von fachlichen Anwendungen obliegt der jeweils politikfeldverantwortlichen Senatsverwaltungen respektive den nutzenden Behörden. Über die jeweiligen Bedarfe für zu IKT-Fachverfahren ergänzende (Kleinst-)Anwendungen liegen keine Informationen vor. Die Nutzung von ergänzenden Individuallösungen deckt ggfs. noch fehlende oder lokal noch nicht anderweitig zu bedienende Funktionalitäten bzw. Anforderungen ab. Im ersten Halbjahr 2020 wurden die Senatsverwaltungen und Bezirke gebeten, die bis dahin verwendeten Kleinstanwendungen zu benennen. Hintergrund war das Ziel, das avisierte Verbot von Kleinstanwendungen ggfs. durch unterstützende Maßnahmen für die Überführung in IKT-architekturkonforme Anwendungen zu begleiten. In dieser Erhebung wurden mehr als 1.800 Kleinstverfahren genannt, davon rund 500 MS Access Anwendungen und 1.150 Anwendungen auf Basis von MS Word und MS Excel.

4. Wie wurden diese ggf. erhoben?

Bedarfe wurden nicht erhoben, aber die bereits genutzten Kleinstverfahren. Die Abfrage wurde im Arbeitskreis IKT-Management Ende 2019 angekündigt. Der Fragebogen wurde unter Beteiligung des ITDZ und einiger Verwaltungen überarbeitet und anschließend im Behördenportal als Webformular zur Verfügung gestellt. Die Senatsverwaltungen wurden dann gebeten, Ihre Kleinstanwendungen hierüber zu melden. Auf Nachfrage konnten Meldungen auch gesammelt in Form von Excel-Tabellen (basierend auf vorbereiteten Mustern analog zum Webformular) übermittelt werden. Die Abfrage war ursprünglich für 3 Monate geplant und wurde angesichts der Corona-Pandemie dann bis 30.06.2020 verlängert. Vereinzelt wurden Meldungen auch im Nachhinein getätigt, auch noch 2021.

5. Welche Bestrebungen gibt es im Senat, den Bedarf für Low-Code Fachverfahren mit einem sichereren Angebot zentral zu erfüllen?

Bisher ist es nur wenigen Politikfeldverantwortlichen gelungen, die o.g. Vorgaben zur Ablösung von Kleinstanwendungen umzusetzen. Die Priorisierung von anderen fachlichen Aufgaben aufgrund der Pandemie führt insbesondere zu Ressourcenmangel, sowohl finanziell als auch personell. Mit Hilfe einer Low Code Plattform können die Verwaltungen ein niederschwelliges Angebot nutzen, um schneller, kostengünstiger und IKT-architekturkonform ihre Kleinstanwendungen abzulösen. Die Bereitstellung einer Low-Code-Plattform als IKT-Basisdienst zur Unterstützung von IT-Fachverfahren bei deren Anbindung an eGovernment-Dienste als zukünftigen Ersatz für IT-Kleinstverfahren und zur Umsetzung der GPO für Kleinstanwendungen ist Gegenstand der Planungen der IKT-Steuerung.

Bereits heute werden die Möglichkeiten des Einsatzes von Low Code Plattformen im ITDZ und einigen Senatsverwaltungen untersucht. Darüber hinaus bestehen Erfahrungen im Land Berlin, u.a. in der Verwendung von Intrexx bei SenFin, SenIAS und SenInnDS. Aus strategischer Sicht muss eine Low Code Plattform standardisiert für die gesamte Berliner Verwaltung angeboten werden, um Spezialisierung und Skaleneffekt zu ermöglichen. Die Aufnahme in eine zukünftige Version der IKT-Architektur ist geplant.

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