Digitale Verwaltung: welche Fachverfahren sind bereits E-Akte-Ready?

Zu einer modernen und digitalen Verwaltung gehört eine digitale Akte (E-Akte) und damit die Abschaffung bzw. die Verringerung von Papier. Die E-Akte ersetzt dabei sowohl für die Bürger*innen als auch für die Mitarbeiter*innen die Papierakte. Dienstleistungen der Berliner Verwaltung können so medienbruchfrei digital bearbeitet werden.

Bis es so weit ist, müssen die entsprechenden Fachverfahren optimiert und digitalisiert werden. Wie weit Berlin bei der Digitalisierung dieser Fachverfahren und der Vorbereitung auf die E-Akte ist, habe ich mit der Schriftliche Anfrage Nr. 19/10967 gefragt. Eine Liste aller existierenden Fachverfahren und deren Einsatzstellen sind in diesem PDF zu finden.

Die Gute Nachricht, grundsätzlich kann jedes Fachverfahren mithilfe der E-Akte digitalisiert werden, die Umsetzung ist jedoch von den jeweiligen Verfahrensverantwortlichen abhängig. Die schlechte Nachricht, eine Übersicht wie groß die Hausaufgaben noch sind fehlt offenbar. Gut zu wissen ist, dass es ein Konzept gibt, welches die Akzeptanz der E-Akte in der Verwaltung stärken soll (Akzeptanzmanagementkonzept). Mehr über die Strategie und Arbeit des CDO Dr. Kleindik könnt Ihr in meinem Newsletter Bits & Berlin vom Februar erfahren.

1. Welche Fachverfahren gibt es im Land Berlin insgesamt in den einzelnen Senatsverwaltungen, nachgelagerten Behörden und Bezirken (Bitte tabellarisch auflisten und nach Senatsverwaltung sortieren oder eine geeignete andere Form der Darstellung wählen)?

Eine Auflistung der Fachverfahren ist als Anlage beigefügt.

2. Welche dieser Fachverfahren sind bereits E-Akte-Ready (Bitte tabellarisch auflisten und dabei ggf. angeben, wenn das Fachverfahren geplant nicht im Verbindung mit der E-Akte eingesetzt werden soll)?

Das E-Akte Ready Programm hat die Zielstellung, Behörden auf die Einführung des IKT-Basisdienstes Digitale Akte vorzubereiten. Ein Arbeitspaket umfasst auch die Prüfung, ob und in welcher Form eine Anbindung von Fachverfahren an den Basisdienst möglich ist. Das IKT-Rollenmodell des Landes Berlin sieht vor, dass die jeweilige verfahrensverantwortliche Person diese Prüfung auf Grundlage der fachlichen Notwendigkeit, der technischen Möglichkeit und der Wirtschaftlichkeit vornimmt.

Grundsätzlich besteht die funktionale Möglichkeit, dass jedes Fachverfahren, welches bisher Schriftgut im Dateisystem abgelegt hat oder dieses für die Ablage in der Papierakte ausgedruckt hat, diese Informationen direkt in die Digitale Akte überführt. Der IKT-Basisdienst bietet darüber hinaus spezielle Schnittstellen an, mit denen eine Integration mit Fachverfahren möglich ist. Eine Entscheidung über die Realisierung einer integrierten Schnittstelle obliegt der jeweiligen Verfahrensverantwortung.

3. Welche Fachverfahren im Land Berlin insgesamt in den einzelnen Senatsverwaltungen, nachgelagerten Behörden und Bezirken sind noch nicht E-Akte-Ready, welches Problem liegt vor, was ist die Lösung und bis wann wird dieses gelöst (Bitte in der entsprechenden Tabelle oder einer geeigneten Form kurz angeben)?

Entsprechend der Beantwortung zu Frage 2 sind alle Fachverfahren in der Lage, die Datei- und Druckintegrationen des IKT-Basisdienstes Digitale Akte zu nutzen. Eine darüberhinausgehende Integrationsmöglichkeit wird seitens des IKT-Basisdienstes durch ein Schnittstellenkonzept dargestellt. Eine Entscheidung über die Realisierung einer integrierten Schnittstelle zwischen dem IKT-Basisdienst Digitale Akte und dem jeweiligen Fachverfahren obliegt der jeweiligen Verfahrensverantwortung.

4. Wie weit ist das Akzeptanzmanagementkonzept im Bezug auf die E-Akte fortgeschritten?

Es liegt ein Akzeptanzmanagementkonzept vor. Dieses wird ergänzt durch die Zurverfügungstellung einer Anzahl von Materialen zur Nutzung durch die Behörden (Flyer, Plakate u.a.). Im Rahmen des unter Nr. 2 genannten E-Akte Ready Projektes werden kontinuierlich behördenspezifische Maßnahmen zum Akzeptanzmanagement geplant und durchgeführt.

5. Bis wann soll das Akzeptanzmanagementkonzept abgeschlossen und umgesetzt sein?

Entsprechend der Antwort auf Frage 5 liegt das Akzeptanzmanagementkonzept bereits vor. Das Konzept wurden den Gremien des Landes Berlin (HPR und HVP) im Jahr 2021 in der Version 1.0 vorgelegt und nach erfolgter Zustimmung der Gremien zum Probeechtbetrieb des IKT-Basisdienstes (Schreiben vom 09.11.2021) finalisiert. Die Gesamtprojektleitung ist in fortwährender und enger Abstimmung mit den Behörden, die den IKT-Basisdienst nutzen bzw. nutzen werden. Das Thema Akzeptanzmanagement ist dabei ein zentrales Thema, das durch die Gesamtprojektleitung laufend beobachtet, neu bewertet und kontinuierlich weiterentwickelt wird. Entsprechend der Ergebnisse wird das Konzept fortgeschrieben.

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