Projektmanagementplattform und Low-Code in Berlin

Der Berliner Senat arbeitet an der Einführung eines IKT-Basisdienstes für Low-Code Plattformen. Low-Code-Plattformen erlauben es, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Workflows zu definieren. Dazu gehören das Einreichen von Formularen, Genehmigungsprozesse oder das Verteilen von Informationen an verschiedene Stellen innerhalb der Verwaltung. Eine Low-Code-Plattform bietet eine einfache visuelle Entwicklungsumgebung, in der Anwendungen per Drag-and-drop erstellt werden können.

Der IKT-Basisdienst Low-Code soll besonders bei der Ablösung von Kleinstverfahren unterstützen. Dies geht aus einer Antwort auf meine Anfrage im Ausschuss für Digitalisierung und Datenschutz hervor. Low-Code kommt aber schon heute beispielsweise für die Projektmanagementplattform  (ProMaP) zum Einsatz. ProMaP ist mit der Low-Code Lösung Intrexx entwickelt worden. Diese soll in Zukunft vom ITDZ betrieben werden. Ein Datum für die Übernahme ist nicht bekannt. ProMaP basiert dazu auf dem neuen Projektmanagementhandbuch des Landes Berlin und soll allen Angestellten des Landes Berlin zur Verfügung stehen.

Aktuell nutzt der Senat ProMaP mit 600 Lizenzen. Die jährlichen Servicekosten belaufen sich auf 19.487,44 EUR. Für die kommenden zwei Jahre rechnet der Senat mit einem steigenden Bedarf und geht von etwa 1000 benötigten Lizenzen aus.

Der geplante IKT-Basisdienst Low-Code soll jedoch über eine einzelne Plattform hinausgehen. Das Ziel ist die Einführung mehrerer Low-Code Plattformen. Damit können Anwendungen schneller entwickelt werden und es entsteht ein agiles und effizientes Vorgehen bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Durch die einfache Bedienung und den Verzicht auf umfangreiche Programmierung können Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung selbstständig digitale Lösungen entwickeln und diese anpassen.

Mit den Low-Code Lösungen soll sowohl die Digitalisierung von Geschäftsprozessen vorangetrieben werden als auch die Ablösung von sogenannter “Schatten-IT” ermöglichen. Unter Schatten-IT versteht man IT-Systeme, -Prozesse oder -Lösungen, die ohne offizielle Genehmigung oder Kenntnis der IT-Abteilung in einer Organisation eingesetzt werden. Diese oft von Fachabteilungen selbst entwickelten oder beschafften Lösungen können Sicherheitsrisiken bergen und die einheitliche IT-Steuerung erschweren. Gerade die Ablösung von, häufig veralteten, Kleinstverfahren ist aus Sicherheitsgründen, aber auch der Effizienz wegen zu begrüßen. Sehr gut, der Senat will bei der Ablösung von Kleinstverfahren auf Open-Source setzen. Beispiele dafür sind Zeiterfassung, Raumbuchung oder Urlaubsanträge.

Die Planungen für den IKT-Basisdienst befinden sich derzeit noch in der Konzeptionsphase. Das ITDZ Berlin wurde mit einer Voruntersuchung beauftragt, deren Ergebnisse noch in diesem Jahr erwartet werden. Im Fokus der Betrachtung stehen verschiedene Produkte, darunter Outsystems, ServiceNow, Appian und Pegasystems, die vom ITDZBund interföderal ausgeschrieben wurden. Außerdem die von Berlin bereits genutzte Intrexx Lösung und von Hamburg entwickelte Low-Code Platform MODUL-F. Der Senat hat derzeit keine Schätzungen, was die Lizenzen und deren Kosten angeht.

Ich halte die Einführung eines IKT-Basisdienstes Low-Code für einen wichtigen Beitrag, um die Berliner IKT-Architektur zu standardisieren. Die Berliner Verwaltung braucht Tools, um einfach und schnell Kleinstverfahren abzulösen. Aber auch größere Projekte wie die längst überfällige und dringend benötigte neue IT-Bestands- und Planungsübersicht werden davon profitieren.

Nachlieferung zur 36. Sitzung des Ausschusses für Digitalisierung und Datenschutz
TOP 4 – Vorstellung ProMaP, hier zu: einheitlichem Lizenzmodell mehrere Low-Code Plattformen

Sehr geehrter Herr stellvertretender Ausschussvorsitzender, in der 36. Sitzung des Ausschusses für Digitalisierung und Datenschutz fragte der Abgeordnete Herr Ziller den Senat in der Diskussion zu Top 4 „Vorstellung ProMaP“ nach den Planungen zu einem einheitlichen Lizenzmodell bei der Einführung und Nutzung mehrerer Low-Code Plattformen. Herr Ziller bat in diesem Zusammenhang darum, eine zweijährige Perspektive aufzuzeigen, wie die Kapazitäten und Kosten eines solchen Lizenzmodells aussehen sollen. Gern möchte ich dieser Bitte mit der nachfolgenden Antwort nachkommen.

Für die Projektmanagementplattform ProMaP hat der Senat derzeit 600 Lizenzen beschafft. Für diese Lizenzen fällt eine jährliche Service-Pauschale von 19.487,44 Euro an. Es wird damit gerechnet, dass in zwei Jahren ca. 1000 Lizenzen insgesamt gebraucht werden. Weitere Lizenzen sollen in Zukunft nach Bedarf kurzfristig gemietet werden. Die anfallenden Kosten sind abhängig von dem zukünftigen Lizenzmodell des ITDZ Berlin. Die von Herrn Ziller adressierte Fragestellung, ob Lizenzkosten für unterschiedliche Low-Code Plattformen (mehrfach) entstehen, ist per se nicht eindeutig zu beantworten. Die IKT-Steuerung des Landes Berlin plant die Einführung eines IKT-Basisdienstes für Low-Code Plattformen (Mehrzahl). Hintergrund ist der Umstand, dass zu erwarten ist, dass nicht eine einzelne Plattform alle Anforderungen (am besten) erfüllen kann, so wie auch nicht jedes Datenbankmanagementsystem für jeden Anwendungsfall geeignet ist.

Der IKT-Basisdienst soll sowohl die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ermöglichen, bei denen die Erstellung oder der Zukauf von (größeren) IT-Fachverfahren nicht geboten ist, als auch insbesondere die Ablösung der noch zahlreich vorhandenen Kleinstverfahren (Stichwort „Schatten-IT“) ermöglichen. Gerade für letztere ist zu erwarten, dass auf Open Source basierende Systeme – nicht zuletzt aufgrund der günstigeren Lizenzen (ggfs. sogar kostenlos betreibbar) gut geeignet sind. Es werden also voraussichtlich für unterschiedliche Plattformen (im Rahmen des IKT-Basisdienstes) unterschiedliche Lizenzen für unterschiedliche Anforderungen / Anwendungen benötigt. Bei Anwendungen, die von potentiell jeder Mitarbeiterin/jedem Mitarbeiter im Land verwendet werden könnten/sollten (z.B. Zeiterfassung, Raumbuchung, Urlaubsanträge, u.s.w.) ist natürlich besonderer Fokus darauf zu legen, hierfür günstige Lizenzmodelle und die Plattform ggf. auch anhand der Kostenerwartung zu wählen. Hier könnte eine Plattform wie Intrexx, die von ProMaP und anderen Anwendungen genutzt wird, nicht die geeignete Plattform sein – so wie nicht für jede (einfache) Anwendung ein Oracle Datenbankmanagementsystem erforderlich ist.

Der IKT-Basisdienst Low-Code Plattformen befindet sich in der Konzeptionsphase. Die IKT-Steuerung hat das ITDZ Berlin mit der Durchführung einer Voruntersuchung beauftragt. Als Ergebnis soll in diesem Jahr eine erste Plattform-Auswahl sowie ein Konzept für die Bereitstellung in/durch das ITDZ Berlin vorliegen. Der Betrachtungsbereich umfasst die vier Produkte der interföderalen Ausschreibung des ITZBund durch Partnerschaften Deutschland (Outsystems, ServiceNow, Appian und Pegasystems) sowie Intrexx (da in Berlin mehrfach im Einsatz) und MODUL-F (Senatskanzlei Hamburg). Aufgrund der noch offenen Auswahlentscheidung liegen keine konkreten Planungen oder Schätzungen zur Anzahl der Lizenzen und der damit verbundenen Kosten vor. Selbstverständlich ist der Kosten-Faktor Gegenstand der Voruntersuchung und wird in die zu treffende Auswahlentscheidung für den IKT-Basisdienst eingehen.

Es sei darauf hingewiesen, dass einzelne Behörden ggfs. auch unterschiedliche Plattformen nutzen werden und unterschiedliche Kosten für diese entstehen. Ähnlich wie bei anderen Basisdiensten werden die Kosten für die Nutzung/ für den Abruf ggfs. auf die Verursacher umgelegt werden. Auch hier wieder analog zum Beispiel der Datenbankmanagementsysteme, die zentral bereitgestellt werden, die Kosten jedoch ggfs. nach Umfang der Nutzung durch verfahrensabhängige IKT verteilt werden.