In meinem Newsletter “Bits & Berlin” möchte ich wie gewohnt über aktuelle Themen aus meiner Arbeit zu Verwaltungsmodernisierung und -digitalisierung informieren.

Dieses Mal geht es um die KI-Governance in Berlin, die Digitalisierung bei den Senatsverwaltungen für Wissenschaft, Gesundheit und Pflege (SenWGP) sowie für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung (SenASGIVA), die Behördennummer 115 und das öffentliche WLAN in Berlin.

Ergänzt wird der Newsletter durch Berichte aus dem Parlament und Einblicke in aktuelle Debatten rund um die Verwaltungstransformation in unserer Stadt.

Viel Spaß beim Lesen!

Aus dem Parlament

Roadmap in ein neues Zeitalter – KI-Governance für Berlin vorlegen

Zusammen mit meiner Kollegin Tuba Bozkurt fordere ich in dem Antrag “Roadmap in ein neues Zeitalter – KI-Governance für Berlin vorlegen” (Drucksache 19/1670) den Senat auf, eine ressortübergreifende KI-Governance zu etablieren, die sowohl auf etablierter KI-Ethik wie der des Deutschen Ethikrats aufbaut als auch Rechtssicherheit für „First Mover“ in Wirtschaft, Verwaltung, Wissenschaft und Zivilgesellschaft garantiert. Es gilt, Entwicklung und Anwendung von KI als Schlüsseltechnologie anhand kurz-, mittel- und langfristiger Ziele zu stärken und die bereits vorhandenen Politiken des Senats aufeinander abzustimmen. Details zum Antrag findet Ihr im Blog.

Einladung zum Expert*innen-Frühstück Verwaltung & Personal am 21.06., ab 8:00 Uhr

Julia Schneider und ich möchten Euch herzlich zum nächsten Expert*innen-Frühstück zum Thema Verwaltung und Personal einladen. Seit Anfang des Jahres arbeiten Senat, Landesämter und Bezirke in verschiedenen Workshops an der Verwaltungstransformation. Auch innerhalb von Politik und Stadtgesellschaft finden Diskussionen über die Reform für eine moderne Verwaltung in Berlin statt.

Wir begleiten die Arbeit des Senats und möchten mit Euch über den aktuellen Stand der Diskussion sprechen und uns über die nächsten Schritte für das zweite Halbjahr austauschen. Denn klar ist: Eine funktionierende Verwaltung ist das Fundament für Berlin!

Wann: 21.06.2024 von 8:00 bis 9:30 Uhr bei Frühstück im Berliner Abgeordnetenhaus

Es wird um eine Anmeldung bis zum Mittwoch, dem 19.06.2024 gebeten.

Unterausschuss Bezirke, Personal und Verwaltung sowie Produkthaushalt und Personalwirtschaft

Auf der Tagesordnung des Unterausschusses am 22. Mai stand der Bericht zum Besetzungsstand im Öffentlichen Gesundheitsdienst für das Jahr 2023, verschiedene Vorlagen zu Digitalisierungsprojekten und Prozessoptimierungen einzelner Senatsverwaltungen. Zentraler Punkt war aber die Basiskorrektur der Globalsummenzuweisung Bezirke für das Jahr 2023.

• Beim Besetzungsstand im öffentlichen Gesundheitsdienst (Rote Nr. 0087E) fällt sofort der Einbruch der Besetzungsquoten der IT-Fachkräfte auf. Die hohe Quote unbesetzter Stellen liegt aber auch an den neuen Stellen in diesem Bereich, die noch nicht besetzt werden konnten. Auf meine Nachfrage wurde berichtet, dass es auch Probleme beim Halten des Personals gibt. Zulagen für IT-Fachkräfte sollen in Zukunft dagegen steuern.
• In einem Bericht zu “Erreichung von Prozessoptimierungen, Ablaufbeschleunigungen und -vereinfachungen sowie Umsetzung von Digitalisierungsprojekten” (Rote Nr. 1589) informiert die Senatsverwaltung für Wissenschaft, Gesundheit und Pflege (SenWGP) über ihre aktuellen Vorhaben. Gearbeitet wird beispielsweise daran:
  • Die Beschaffung, Rechnungsbearbeitung und das Controlling bzgl. der kontinuierlichen Aufrechterhaltung, Erneuerung und Weiterentwicklung der IKT-Infrastruktur hat mit den Jahren derart an Umfang und Komplexität zugenommen, dass diese Aufgaben nur noch ungenügend mit den historisch gewachsenen, einfachen IT-Mitteln geleistet werden können. Perspektivisch wird daher zu diesem Zweck ein funktionsumfängliches Vertragsmanagementsystem (VMS) eingeführt werden. Bis zur Ablösung durch eine
    neue IT-Anwendung kann damit zunächst das Vertragsmanagementsystem konzeptionell abgebildet und gleichzeitig die Arbeitsfähigkeit, das IKT-Management optimiert gesteigert werden.
  • Die Geschäftsprozessoptimierung (GPO) im Bereich „Krankenhausplanung“ dient als Basis für die medienbruchfreie Abwicklung aller Prozesse über elektronische Medien. Im Fokus standen zunächst Prozesse mit Schnittstellen, d.h. arbeitsgruppen- und referatsübergreifende Abläufe. Das Projekt wurde 2023 erfolgreich abgeschlossen und zur Digitalisierung übergeben.
  • Im Bereich Pflege wurde die Einführung eines webbasierten Verfahrens zur Pflege-Kompetenzfeststellung gemäß § 113 c SGB XI durch eine Optimierung der Geschäftsprozesse vorbereitet.
  • Im Bereich Frauen und Gleichstellung wurden die Prozesse zur Unterstützung von Frauenhäusern und Zufluchtswohnungen optimiert. Die erhobenen SOLL-Prozesse fungierten als Bausteine zur technischen Leistungsbeschreibung im anschließenden Digitalisierungsprojekt „PrAGe 2.0“.
  • Zur Unterstützung der Politikfelder wurden daher in der SenWGP die jeweils notwendigen Handlungsabläufe in den unterschiedlichen Digitalisierungsvorhaben und -phasen auf Grundlage der oben genannten Vorgaben und Handbüchern in einem „Handlungsleitfaden Digitalisierung“ zusammengeführt und konkretisiert. Die Aushändigung der ersten Version des Handlungsleitfadens ist zu Mitte des zweiten Quartals 2024 geplant. Das Ergebnis ist sicherlich auch für andere Senatsverwaltungen und Bezirke interessant.
• Auch die Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung (SenASGIVA) hat einem Bericht zur Prozessoptimierung und Digitalisierung vorgelegt (Rote Nr. 1536). Der Bericht zeigt dabei auch Herausforderungen bei der konkreten Arbeit.
  • Zur Verbesserung der Kerngeschäfte im Vertragsreferat III C sollen bspw. die hiesigen Prozesse erhoben, auf Risiken hin überprüft, visuell dargestellt (Prozessmodellierung), überarbeitet und mit Blick auf die E-Akte digitalisiert werden. Angesichts dessen, dass bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse die neu entwickelte und durch die BTHG-Reform erforderlich gewordene personenzentrierte Leistungs- und Vergütungsstruktur im Behindertenrecht zwingend mitgedacht werden muss, ist frühestmöglicher Abschlusstermin des Projektes Ende 2024.
  • Das Landesgleichstellungsgesetz (LGG) sieht ein zweijähriges Controlling zur Umsetzung des Gesetzes, in Form des LGG-Berichts, vor (§ 19 LGG). Grundlage des Berichts an das Abgeordnetenhaus ist eine Datenerhebung bei allen öffentlichen Einrichtungen und Gesellschaften mit Mehrheitsbeteiligung des Landes (gemäß §§ 1 und 1a LGG). Die gute Nachricht für die Open-Source Community, für den Bericht wird die freie Software LimeSurvey eingesetzt.
• Die mündlichen Antworten des Senats zeigten in der Dabatte aber auch, dass eine medienbruchfreie Zusammenarbeit mit dem Bund aufgrund fehlender Standards schwierig ist. Das neue Onlinezugangsgesetz 2.0 (OZG 2.0) versucht, dieses Problem zu lösen. Daher wäre es gut, wenn Bund und Länder hier zeitnah zu einer Einigung kommen.
• Die Senatsverwaltung für Finanzen (SenFin) berichtete dann erneut, dass gerade versucht wird, die Eingruppierung der Tätigkeiten, die sogenannte BAK (Beschreibung des Aufgabenkreises) mittels KI zu automatisieren und zu beschleunigen.
• Die Basiskorrektur der Globalsummenzuweisung Bezirke für das Jahr 2023 macht die komplexe Haushaltslage der Bezirke sichtbar. Bezirksbürgermeisterin Clara Herrmann (Bündnis 90/Die Grünen) bezeichnete die Basiskorrektur für die Bezirke zurecht als eine Blackbox. Bezirksbürgermeister Martin Hikel (SPD) stimmt Clara Hermann zu und machte deutlich: die Lücke von 750 Mio. Euro, welche durch die Basiskorrektur nun korrigiert wird, bedeutet, dass im Grunde ein ganzer Bezirk in den Ansätzen fehlte!
• Mein Fazit: die laufende Verwaltungstransformation muss sich zwingend auch mit der Reform der Finanzbeziehungen zwischen Land und Bezirken befassen. Im Sommer soll hierzu ein erstes Gutachten der Finanzverwaltung zur Debatte beitragen. Wir brauchen Instrumente, die zu mehr Transparenz führen und eine Steuerung im Parlament ermöglichen, anstatt wie jetzt im Grunde einen “Nachtragshaushalt” von 750 Millionen Euro mittels roter Nummer abzuarbeiten.

Ausschuss Digitalisierung und Datenschutz

Auf der Tagesordnung des Ausschusses für Digitalisierung und Datenschutz am 03.06.2024 stand eine Vorstellung der Behördennummer 115, die Planungen des Senats für das öffentliche WLAN in Berlin und ein Antrag zur Entlastung junger Eltern.

• In der aktuellen Viertelstunde habe ich mich nach dem lange angekündigten Online-Antrag für den Wohnberechtigungsschein (WBS) erkundigt. Ergebnis: es ist bald so weit. Es würden nur noch Unterschriften einiger Bezirke fehlen. Einen Start im Juni wollte die Staatssekretärin trotzdem nicht zusagen. Ob das vorgesehene IT-Fachverfahren medienbruchfrei ist, wussten die anwesenden Vertreter*innen des Senat nicht. Damit bleibt uns das Thema Online-Antrag WBS auch nach zwei Jahren weiter erhalten.
• Die seit zehn Jahren eingesetzte Behördennummer 115 wurde dem Ausschuss vorgestellt. Hinter der 115 stehen 200 Mitarbeiter*innen an Telefonen, die fest angestellt sind. In Zukunft wird auch Brandenburg an die 115 angeschlossen. Vorteil der Behördennummer ist vorwiegend die Entlastungen der Fachverwaltungen, an diese wird zwar vermittelt, aber nur in Ausnahmefällen. Kritisch: wie erfolgreich das Problem dann gelöst wurde, wird bisher nicht erfasst. Herausforderung in der Zukunft wird es sein, auch Online- und besonders EfA-Leistungen mit der Beratung der 115 abzudecken.

• Ende des Jahres 2021 lief das “FreeWifiBerlin” überraschend aus – der damalige Senat hatte es verpasst, das Vergabeverfahren rechtzeitig durchzuführen. Knapp 2 Jahre später ist weiterhin nicht klar, wann und wo die Bundeshauptstadt Berlin freies WLAN angeboten wird. Einzig die Umfrage innerhalb der Senats- und Bezirksverwaltungen ist abgeschlossen. Es soll noch eine Bürger*innen-Befragung zu den Standorten folgen. Einen Zeitplan konnte die CDO nicht vorlegen, auch nicht, wie viele Standorte den aktuell überhaupt mit den Geldern im Haushalt finanzierbar sind. Es bleibt der Eindruck, dass der Senat das Projekt irgendwie langsam aber sicher beerdigt.
• In der Debatte habe ich den Senat an die frühere Debatte für mehr Freifunk in Berliner erinnert. So gab es damals sogar eine Machbarkeitsstudie für ein Pilotprojekt. Freifunk und zivilgesellschaftliche Verantwortung bieten weiter Chancen für ein “FreeWifiBerlin”.

Und sonst so?

• Anfang Mai hat die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen den Senat aufgefordert, ein Transparenzregister für Künstliche Intelligenz (KI) für Berlin zu schaffen. Ein Transparenzregister für KI ist nicht schwer umzusetzen. Als Beispiel habe ich die nötigen Informationen zum Einsatz von Watson bei der Senatsverwaltung für Finanzen angefragt und nach dem Algorithmic Transparency Standard von Eurocities nachgebaut. Den ersten Eintrag im Transparenzregister findet Ihr auf meinem Blog.
• In meiner jüngsten Anfrage an den Senat ging es um die Ausübung der sogenannten Eingriffsrechte gegenüber den Berliner Bezirken. Dabei zeigte sich, dass der Senat von diesen Möglichkeiten zur zentralen Steuerung in den letzten fünf Jahren eher zurückhaltend Gebrauch gemacht hat. Details, wo der Senat das Eingriffsrecht genutzt wurde, findet Ihr in meinem Blog.
• Mit der #neustartagenda hat sich Berlin vorgenommen, die Zusammenarbeit von Landes- und Bezirksebene bei der Umsetzung gesamtstädtischer Ziele und Aufgaben zu verbessern. Ein Bericht für den Hauptausschuss zeigt, dass es noch viel Arbeit braucht um Zielvereinbarungen als effektives Instrument zu verwenden. Mehr zum Bericht in meinem Blog.

Kommende Termine

07.06.2024 » Bundesweiter Digitaltag
13.06.2024 » Creative Bureaucracy Festival | Anmeldung & Programm
17.06.2024 » Ausschuss für Digitalisierung und Datenschutz | Livestream
19.06.2023 » Unterausschuss Bezirke, Personal und Verwaltung sowie Produkthaushalt und Personalwirtschaft | Livestream
19.06.2023 » Berliner Open-Source Tag | Anmeldung & Programm
20.06.2024 » Plenum | Livestream
20.06.2024 » CityLab Sommerfest | Programm & Anmeldung
01.07.2024 » Ausschuss für Digitalisierung und Datenschutz | Livestream
08.07.2024 bis 30.08 » Parlamentsferien

Vielen Dank für’s Lesen

Stefan Ziller