Welche Kollaborationstools nutzt eigentlich die Verwaltung?
Digitale Kollaborationstools wie gemeinsame Textbearbeitung, Videokonferenzen und Chats sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Jedoch nicht in der Berliner Verwaltung, wie der Bericht zum IKT-Basisdienst Digitale Kollaboration zeigt (rote Nummer 0066 D). Bis heute gibt es kein standardisiertes Angebot, um kollaborativ in der Verwaltung zu arbeiten. Und es gibt keinen Zeitplan, wann ein IKT-Basisdienst Digitale Kollaboration, oder Teile, der Berliner Verwaltung zur Verfügung stehen.
Ziel der Einführung des IKT-Basisdienstes DiKo ist es, den ca. 75.000 – 80.000 IT-Arbeitsplätzen der Berliner Verwaltung einen anhand der Anforderungsanalyse standardisierten und zentralisierten IKT-Basisdienst DiKo zeitnah zur Verfügung zu stellen um die digitale Kollaboration behördenintern, als auch mit dem Land beteiligungsrechtlich verbundenen Unternehmen und externen Dienstleistern zu optimieren.
Eine Ist-Analyse zeigt, derzeit wird im Grunde alles verwendet von OneNote, NextCloud, OfficeNet/SON zu Open Project oder Intrexx, um nur ein paar zu nennen (rote Nummer 0066 D, vollständige Liste Seite 6). Sehr bunt wird es bei der Videokonferenz, dort sind zum Beispiel WebEx, Skype, Zoom und Microsoft Teams zu finden, obwohl für die Verwaltung im Mai 2023 die Open-Source Lösung Big Blue Button eingeführt wurde.
Mein Fazit: Was der Bund derzeit mit dem BundesMessenger und OpenDesk vorhat, sieht vielversprechend aus. Beim Thema IKT-Basisdienst Digitale Kollaboration kann bestimmt auch das neu gegründete Open-Source Kompetenzzentrum unterstützen.
Für das Vorhaben IKT-Basisdienstes DiKo wurden andere Bundesländer kontaktiert und um einen überblick der genutzten Tools gebeten: neben proprietären Lösungen wie von Microsoft oder Atlassian wird oft auf Open-Source Lösungen wie Big Blue Button, Open-Project, Element Matrix, Jitsi, Linux und LibreOffice gesetzt. Aus dem Bund wird der BundesMessenger und OpenDesk hervorgehoben. Der BundesMessenger nutzt das freie Protokoll Matrix und kommt seit 2018 sogar in Frankreich zum Einsatz. Berlin könnte mit dem BundesMessenger ein Zeichen setzen und damit nicht nur schnell Kollaboration innerhalb der Berlinverwaltung fördern, sondern auch zwischen den Bundesländern. Einen Austausch gibt es bereits, aber noch keine Zeitpläne zur Nutzung. OpenDesk wäre sogar eine Komplettlösung für den IKT-Basisdienst Kollaboration. OpenDesk bietet neben Open-Source ein Komplettpaket an Tools zur Kollaboration an. OpenDesk befindet sich gerade mit 100 Nutzenden im Probebetrieb.
Aus den Umfragen wurden drei Module für den IKT-Basisdienst Digitale Kollaboration identifiziert, so wie übergreifende Anforderungen:
Zusammenarbeit:
- Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit
- Dokumentenaustausch
- Workflow Management / Aufgabenmanagement
- Projektmanagement
- Wissensmanagement
- Virtuelles Whiteboard
Kommunikation:
- Video- und Telefonkonferenzen
- Live-Streaming
- Messenger / Kurznachrichten o Chats / Live-Chat
- Umfragen
- Kontakte
- Kalender
Produktivität:
- Textverarbeitung
- Präsentationen
- Tabellenkalkulation
Kategorie Information Anforderungen Organisatorisch Die Akzeptanz und Nutzerzentrierung des neuen IKT-Ba- sisdienstes stehen im Vordergrund. Transparente Pro- zesse für die Be- reitstellung müssen etabliert werden.
- Akzeptanzmanagement
- Transparenz
- Management Attention
- Change-Management
- Wissensmanagement
- Nutzungsbedingungen
- Abgrenzung
- Schlanke Prozesse
- Nutzerzentrierung
Architektur Die Architektur zielt darauf ab, dass der Fokus auf der Browser- Ebene liegt, je- doch zusätzlich per Client möglich sein soll.
- IKT-Architektur
- Browser
- Client
- Modular
- Schnittstellen
- Rechteverwaltung
- Benutzerverwaltung
- Rollenverwaltung
- Geräteunabhängig
- Plattform-unabhängig
- Dateiformate
- Verschlüsselung
- Lifecycle-Management
- Schutzbedarf
- VS-NfD
- Interoperabilität
Steuerung Es wird der Fokus auf das technische Monitoring gelegt, um die Funktion für alle relevanten Prozesse und Sys- teme sicherzustel- len.
- Monitoring
Funktional
Eine hohe Benut- zerfreundlichkeit und einfache Funk- tionalitäten pro Modul stehen im Fokus.
- Single Sign On (SSO)
- Dashboard
- Responsive
- Datenschutzeinstellungen / Konfiguration
- Software-Ergonomie
- Geschlechtergerechte Ansprache
Gesetzlich
Der Basisdienst muss sich an die gesetzlichen Best- immungen und Vorschriften hal- ten.
- DSGVO
- Barrierefrei
- eGovG Bln
Support
Es müssen markt- gerechte Service- zeiten für das ITDZ angeboten wer- den.
- Kundensupport Anbieter (vom ITDZ zum Dienstleister)
