Wirklich die letzte Chance für die E-Akte?
Zu einer modernen und digitalen Verwaltung gehört eine digitale Akte (E-Akte) und damit die Abschaffung bzw. die Verringerung von Papier. Die E-Akte ersetzt dabei sowohl für die Bürger*innen als auch für die Mitarbeiter*innen die Papierakte. Dienstleistungen der Berliner Verwaltung können so medienbruchfrei digital bearbeitet werden – so die Theorie. Doch so richtig wollte die Einführung nicht klappen. Erst die gescheitere Vergabe, dann das Feedback aus den Bezirken, die E-Akte sei nicht zu gebrauchen und dazu noch massive technische Probleme (zwischen 600 und 900 Dateien sind in Senatsverwaltungen und Bezirken verloren gegangen). Ein Scheitern war zumindest im Bereich des denkbaren.
In der letzten Sitzung des Ausschusses für Digitalisierung am Montag, den 11. Dezember machte die CDO nun Hoffnung, dass die Probleme in den Griff bekommen werden. Sie berichtete, dass es eine belastbare Zusage des Vertragspartners gibt und Produkt E-Akte zum Sommer 2024 fertiggestellt wird. So vage, so gut. Auf Nachfrage hieß es dann, es geht um 300 Punkte auf der ToDo-Liste für das Unternehmen. Welche davon bereits erfüllt sind und welche bis zur Abnahme erfüllt werden sollen, konnte die CDO im Ausschuss nicht nennen. Eine Übersicht soll nachgereicht werden. Genannt wurde der Punkt Benutzungsfreundlichkeit. Hierzu soll es im Januar Workshops geben. Diese waren ursprünglich nicht Bestandteil der Ausschreibung und werden vom Unternehmen wohl zusätzlich als Kompensation für die Missstände erbracht. In der Ausschusssitzung wurde deutlich wie unzureichend die damalige Ausschreibung abgelaufen ist und damit zumindest Teile des Versagens auch im Verantwortungsbereich des Senats liegen.
Wie geht es nun weiter? Nach E-Government-Gesetz Berlin soll die elektronische Akte bis 01.01.2025 in ganz Berlin eingesetzt werden. Das wird vermutlich nicht ganz klappen, denn es sind 70.000 Arbeitsplätze anzuschließen. Bisher sind für Ende 2024 5500 Nutzer*innen der E-Akte (“Stand heute” und Soll 2024″ addiert) geplant.
Ich habe in der Debatte nochmal betont, dass die Bezirke in den Prozess bis zur Abnahme eingebunden werden müssen. Denn die Prozesse in den Senatsverwaltungen und Bezirken unterscheiden sich. Auf die Nachfrage, welche Fachverfahren und Workflows in die E-Akte übertragen werden sollen, konnte noch kein Fahrplan genannt werden. Die E-Akte wird also auch im Jahr 2024 ein Thema bleiben.
Hinweis: Screenshot einer Präsentation welche den Ist- und Soll-Stand der eAkte anzeigt. Zahlen finden sich im Text wieder.” width=”591″ height=”325″ /> Präsentation des Senats, in der Sitzung des Ausschusses für Digitalisierung und Datenschutz am 11.12.2023. Die Tabelle ist so zu lesen, dass “Stand heute” und “Soll 2024” addiert werden.
