Einsatz von KI-Lösungen in der Berliner Steuerverwaltung
Die Berliner Steuerverwaltung setzt vermehrt auf künstliche Intelligenz (KI) und automatisierte Prozesse, um effizienter zu arbeiten und das Personal zu entlasten. Ein Bericht zeigt den Einsatz in den Finanzämtern (RN 1529). In Sachen Transparenz der Algorithmen muss die Berliner Steuerverwaltung aber noch nacharbeiten.
In der Berliner Steuerverwaltung werden regelbasierte Expertensysteme als Teilbereich der KI mit dem Risikomanagementsystem (RMS) eingesetzt. RMS ist ein Teilprojekt von KONSENS und zeigt verschiedene steuerlich relevante Zusammenhänge mittels eines maschinellen Risikofilters auf, um (menschliche) Entscheidungen vorzubereiten. Steuerfälle können so in Risikoklassen eingeteilt werden. Je nach Risikopotential der vorliegenden Steuererklärung erfolgt – unter Berücksichtigung der vergebenen Risikoklasse – eine vollautomatische Verarbeitung (sog. Autobescheid) oder eine Überprüfung durch die Dienstkräfte.
Im Zusammenhang mit dem Onlinehandel werden sog. Webcrawler eingesetzt, die Webseiten automatisiert zwecks Ermittlung steuerrechtlicher Sachverhalte analysieren, so dass konzipierte Prüfungen in Fällen des Internethandels vorgenommen werden können. Der Einsatz von KI wird zudem im Rahmen der Modernisierung von ELSTER und der Förderung der Digitalisierung durch KONSENS weiterhin angestrebt.
Aus der Antwort geht auch hervor, dass so lange KONSENS in der Entwicklung ist, Robotic Process Automation (RPA) als Brückentechnologie verwendet wird. Mit RPA können etwa einfache Chatbots entwickelt werden. Welche Software dabei eingesetzt wird und ob diese proprietär oder den Ansprüchen digitaler Souveränität gerecht wird, geht aus dem Bericht nicht hervor. Positiv ist, dass laut dem Bericht im Finanzamt Charlottenburg täglich 15 Stunden Arbeitszeit eingespart werden.
Kritisch ist in meinen Augen die fehlende Transparenz, was den Einsatz von KI-Systemen oder Automatisierung angeht. Auch für die Berliner Steuerverwaltung istein Transparenzgregister wünschenswert.
„SenFin wird gebeten, dem Hauptausschuss bis zum Ende des ersten Quartals 2024 zu berichten, in welchen Bereichen der Finanzämter bereits KI oder automatisierte Prozesse eingesetzt werden. Welche Entlastungseffekte haben diese zur Folge? Was soll mit den zusätzlichen Mitteln in diesem Bereich umgesetzt werden?“
Hierzu wird berichtet:
In der Berliner Steuerverwaltung werden regelbasierte Expertensysteme als Teilbereich der KI mit dem Risikomanagementsystem (RMS) eingesetzt. Diese Expertensysteme können Handlungsempfehlungen (Risikohinweise) aus einer Wissensbasis ableiten. RMS ist ein Teilprojekt von KONSENS und zeigt verschiedene steuerlich relevante Zusammenhänge mittels eines maschinellen Risikofilters auf, um (menschliche) Entscheidungen vorzubereiten. Steuerfälle können so in Risikoklassen eingeteilt werden. Je nach Risikopotential der vorliegenden Steuererklärung erfolgt – unter Berücksichtigung der vergebenen Risikoklasse – eine vollautomatische Verarbeitung (sog. Autobescheid) oder eine Überprüfung durch die Dienstkräfte. Auch die steuerliche Außenprüfung wendet eine Vielzahl von Algorithmen ausgerichtet auf eine Datenanalyse zur zielgenauen Fallauswahl und im Rahmen der Sachverhaltsermittlung an. Im Zusammenhang mit dem Onlinehandel werden sog. Webcrawler eingesetzt, die Webseiten automatisiert zwecks Ermittlung steuerrechtlicher Sachverhalte analysieren, so dass konzipierte Prüfungen in Fällen des Internethandels vorgenommen werden können.
Der Einsatz von KI wird zudem im Rahmen der Modernisierung von ELSTER und der Förderung der Digitalisierung durch KONSENS weiterhin angestrebt. Da die Entwicklungen in KONSENS mitunter mehrere Jahre in Anspruch nehmen können, soll in der Berliner Steuerverwaltung der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) als Brückentechnologie bis zur Verfügbarkeit entsprechender KONSENS Anwendungenerprobt und genutzt werden. Auch Prozesse von Berliner Steuerverfahren, die nicht durch KONSENS bereitgestellt werden, sowie interne Verwaltungsprozesse sollen mittels RPA automatisiert werden, soweit dies realisierbar ist. Hierdurch können ständig wiederkehrende und nach gleichem Muster ablaufende Arbeitsschritte entweder selbständig oder unterstützt durch einen digitalen Software-Roboter (Bot) erledigt werden. Die RPA Bots arbeiten auf der Ebene der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) und können nahezu jeden Prozess ausführen. Bei dieser robotergesteuerten Prozessautomatisierung übernehmen die Bots die Rollen und Aufgaben von Anwendenden und interagieren mit anderen Softwaresystemen. Die Bots sind keine physisch existenten Maschinen, wie man sie aus der Fertigungsindustrie kennt. Es handelt sich vielmehr um Software-Anwendungen, die eine menschliche Interaktion mit
Benutzerschnittstellen von Softwaresystemen nachahmen.Für einen technischen Test wurde Ende 2023 eine RPA -Entwicklungsumgebung lizensiert. Dafür entstanden Kosten in Höhe von 16.065 €. Im ersten Halbjahr 2024 ist geplant, die technische Infrastruktur für Automatisierungen bereitzustellen und geeignete Prozesse für den Einsatz von RPA zu identifizieren, zu analysieren und zu dokumentieren. Im Rahmen dieser Analyse führten erste Voruntersuchungen von geeigneten Arbeitsschritten zu Prozessverbesserungen, di e kostengünstiger ohne Einsatz der RPA -Technologie (KI) umgesetzt werden konnten und damit in den Finanzämtern zur Entlastung des Personals geführt haben. So konnten beispielsweise im Zentralen Zahlungsverkehr der Finanzämter (ZZFÄ) beim Finanzamt Charlottenburg täglich 15 Stunden Arbeitszeit eingespart werden, die nun für andere Aufgaben genutzt werden können.
Für das neue Finanzamt Berlin International (FA BI) wurde im Rahmen der Voruntersuchung bereits ein Prozess identifiziert, der für die Umsetzung du rch RPA geeignet erscheint und sich bereits in einer vorgelagerten technischen Umsetzung befindet. In diesem konkreten Sachverhalt sollen die Dienstkräfte in der Zentralen Neuaufnahmestelle (ZENA) bei der steuerlichen Aufnahme von im Ausland ansässigen Unternehmen (Chinesische Onlinehändler) unterstützt und entlastet werden. RPA soll bei der Auswertung und Übertragung der Daten aus dem „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (FsE)“ in die steuerlichen Fachverfahren eingesetzt werden. Dadurch ergäbe sich einerseits eine zeitliche Entlastung des eingesetzten Personals und andererseits eine Reduzierung von möglichen Übertragungsfehlern. Sofern die Umsetzung im FA BI erfolgreich verläuft, kann diese Prozessunterstützung auch auf andere Berliner Finanzämter ausgew eitet werden und weiteres Personal von Routinetätigkeiten entlasten.
Im zweiten Halbjahr 2024 sollen weitere Prototypen (Proof of Concept) aufgesetzt werden. Die zusätzlichen Mittel in 2024 sind für den Aufbau von Wissen und die Einholung externer Unterst ützung notwendig. In 2025 sind die Mittel für den Ausbau der benötigten Infrastruktur und zum Erwerb weiterer Lizenzen sowie Anreicherung der RPA -Umgebung durch KI vorgesehen.
