Organisationseinheiten Geschäftsprozessmanagement in den Senatsverwaltungen
Mit dem Beschluss für einen Zukunftspakt Verwaltung am 20. November 2018 hat sich der Berliner Senat dem Ziel der Verwaltungsmodernisierung verschrieben. Ich habe nun reichlich zwei Jahr später mal nachgefragt, wie der Aufbau der Organisationseinheiten Geschäftsprozessmanagement, als ein Baustein der Verwaltungsmodernisierung, fortgeschritten ist (Drucksache 18/26068). Die Ergebnisse folgend als Überblick. Bereits nach einem Jahr hatte ich den Senat befragt. Die Ergebnisse von Dezember 2019 finden sich hier.
Mein kurzes Fazit: Der personelle und organisatorische Aufbau der Organisationseinheiten ist soweit geschafft. Dies ist Grundlage für die Optimierung der verwaltungsinternen Prozesse und die anschließende Digitalisierung.
1. Wie ist der Stand des Aufbaus der Organisationseinheiten Geschäftsprozessmanagement der Senatsverwaltungen und welche Entwicklungen hat der Senat 2020 feststellen dürfen? (bitte für alle Senatsverwaltungen angeben)
Aufgrund der verschiedenen Sachstände in den jeweiligen Senatsverwaltungen wird entsprechend den Zuarbeiten jedes Ressort wie gewünscht einzeln dargestellt:
Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie
In der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie (SenBildJugFam) hat sich die Organisationseinheit Geschäftsprozessmanagement (OE GPM) gut etabliert. In der Arbeitsgruppe ist zusätzlich das Wissensmanagement angegliedert. Die OE GPM fungiert als zentrale Anlaufstelle für hausinterne Projekte und Projekte gemeinsam mit den Tandembezirken je Politikfeld. Innerhalb des Hauses besteht eine gute Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen.
Senatsverwaltung für Finanzen
Der Aufbau der GPM-Beratung war bereits im Jahr 2020 vollzogen und wurde im Oktober 2020 – im Rahmen einer Organisationsveränderung – in einen neu errichteten Koordinationsbereich überführt.
Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung
Die Organisationseinheit Geschäftsprozessmanagement (GPM) in der SenGPG wurde im Jahr 2018 als Arbeitsgruppe „Umsetzung des EGovG Bln im Geschäftsbereich der SenGPG (ohne IKT-Management)“ bestehend aus der Arbeitsgruppenleitung und zwei Mitarbeitenden eingerichtet. Im Jahr 2020 wurde die Arbeitsgruppe um eine Stelle mit dem Aufgabenbereich Prozessmodellierung/ Projektbüro erweitert. Die SenGPG hat durch die Herausforderungen im Jahr 2020 die Erkenntnis gewonnen, dass eine Ausweitung der personellen Ausstattung im GPM den Digitalisierungserfolg im Ressort beschleunigen würde.
Senatsverwaltung für Inneres und Sport
Der Aufbau der Organisationseinheit erfolgte seit 2018 innerhalb der Abteilung Zentraler Service durch eine Gruppenleitung. Im Jahr 2020 wurde die Organisationseinheit um einen „Referenten für E-Government-Projekte und GPM-Beratung)“ erweitert.
Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz
Im Juni 2020 ist die Stabsstelle E-Government eingerichtet worden, in der unter anderem das Geschäftsprozessmanagement angesiedelt ist. Derzeit befindet sich die Stabsstelle im Aufbau.
Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen
Das GPM in der SenStadtWohn ist funktionsfähig und stellt in allen E-Government-Projekten sicher, dass erst auf Grundlage von Sollprozessen eine Digitalisierung erfolgt.
Senatsverwaltung für Kultur und Europa
In der SenKultEu ist die zentrale GPM-Einheit in der Stabsstelle Controlling/E-Government der Abteilung I – Kultur und Serviceeinheiten – angesiedelt. Alle GPM-Aufgaben für Senatsverwaltung/Bezirke/nachgeordnete Behörden werden dort wahrgenommen bzw. koordiniert. Im Fachreferat Stadtkultur, Bibliotheken, Archive, Musik-und Jugendkunstschulen wird die fachliche Koordination der Optimierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse für den Kulturbereich der Bezirke (Museen, Galerien, Bibliotheken, Jugendkunstschulen, Spielstätten, Archive und Musikschulen) wahrgenommen.
Senatskanzlei
Organisatorisch ist das Thema Geschäftsprozessmanagement nicht als eigene Organisationseinheit eingerichtet, sondern in eine Arbeitsgruppe integriert. Weitere Entwicklungen sind nicht geplant.
Senatsverwaltung für Justiz, Verbraucherschutz und Antidiskriminierung
Es sind 5 Stellen vorgesehen und besetzt. Insofern kann der personelle Aufbau der Organisationseinheiten als vollendet eingestuft werden.
Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales
Die GPM-Strukturen der SenIAS besteht aus einer zentralen GPM-Einheit und dezentralen Anlaufstellen für die Geschäftsprozessoptimierung (GPO) den Fachabteilungen. Mit der Besetzung der GPO-Stellen in den Fachabteilungen ist der Aufbau abgeschlossen.
Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe
Die Organisationseinheit für Geschäftsprozessmanagement ist bei SenWiEnBe aufgebaut.
2. Wo sind die jeweiligen Organisationseinheiten angesiedelt? (bitte für alle Senatsverwaltungen angeben)
Aufgrund der verschiedenen Sachstände in den jeweiligen Senatsverwaltungen wird entsprechend den Zuarbeiten jedes Ressort wie gewünscht einzeln dargestellt:
Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie
Die OE GPM ist in der SenBildJugFam in der Abteilung Zentraler Service, im Referat ZS E „Personal-, Gesundheits-, Organisations- und Geschäftsprozessmanagement“ angesiedelt.
Senatsverwaltung für Finanzen
Die GPM-Beratung ist im Bereich E-Government und Kommunikation in der Abteilung VD der SenFin angesiedelt.
Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung
Die Arbeitsgruppe GPM ist organisatorisch als Stabsstelle bei der Abteilungsleitung Zentrales angebunden.
Senatsverwaltung für Inneres und Sport
Die Organisationseinheit wurde in der Arbeitsgruppe ZS A 3 innerhalb der Abteilung Zentraler Service (ZS) eingebunden.
Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz
Die Stabsstelle ist bei der Abteilungsleitung Z angesiedelt.
Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen
Das GPM ist in Abt. Z, IT-Stelle, angesiedelt.
Senatsverwaltung für Kultur und Europa
In der SenKultEu ist die zentrale GPM-Einheit in der Stabsstelle Controlling/E-Government der Abteilung I – Kultur und Serviceeinheiten – angesiedelt.
Senatskanzlei
Das Thema Geschäftsprozessmanagement ist bei der Arbeitsgruppe E-Government angesiedelt, welches dem Referat „Informationstechnik, E-Government“ angehört.
Senatsverwaltung für Justiz, Verbraucherschutz und Antidiskriminierung
Die für das Geschäftsprozessmanagement eingerichteten insgesamt fünf Stellen sind wie folgt aufgeteilt: eine Stelle in der Abteilung III – die sich ausschließlich mit den Belangen des Berliner Strafvollzuges und der sozialen Dienste befasst – sowie eine Stelle in der Abteilung V, für die Belange des Verbraucherschutzes. In der Abteilung I sind die übrigen drei Stellen angesiedelt. Diese drei Kolleginnen sind für alle verbleibenden Belange – außer den bereits benannten- zuständig.
Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales
Die GPM-Beratungseinheit der SenIAS ist in Teil der Gruppe „Veränderungsmanagement und IT“ und organisatorisch im Referat „Finanzen und IT“ (Abteilung „Zentraler Service“)) angesiedelt. Darüber hinaus ist je 1 GPO-Stelle in den Fachabteilungen als dezentraler Ansprechpartner für GPO verortet.
Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe
Die Organisationseinheit für Geschäftsprozessmanagement bei SenWiEnBe ist in der Abteilung Zentraler Service in der Serviceeinheit Personal, Organisation angesiedelt und in die Arbeitsgruppe Organisations- und Wissensmanagement integriert.
3. Wie viele Stellen sind dafür eingeplant und wie ist der aktuelle Besetzungsstand? (bitte für alle Senatsverwaltungen angeben)
Aufgrund der verschiedenen Sachstände in den jeweiligen Senatsverwaltungen wird entsprechend den Zuarbeiten jedes Ressort wie gewünscht einzeln dargestellt:
Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie
In der AG ZS E 4 Geschäftsprozess- und Wissensmanagement sind folgende Stellen vorgesehen:
Insgesamt sind neben einem besetzten Gruppenleitung 3 Stellen für die GPM-Beratung vorgesehen, wovon sich eine Stelle aktuell im Besetzungsverfahren befindet. Darüber hinaus sind in dieser Gruppe zwei Digitalisierungsmanager/innen vorgesehen, die sich ebenfalls noch im laufenden Besetzungsverfahren befinden. Eine Stelle für das Wissensmanagement sowie eine halbe Stelle für eine Teamassistenz sind bereits besetzt.
Senatsverwaltung für Finanzen
Derzeit sind 3 Stellen der GPM-Beratung besetzt.
Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung
Die Arbeitsgruppe besteht aus der Gruppenleitung und drei Mitarbeitenden. Alle Stellen sind besetzt.
Senatsverwaltung für Inneres und Sport
Es sind insgesamt 1,5 Stellen vorgesehen, davon wird eine anteilig durch die Leitung der Arbeitsgruppe ZS A 3 wahrgenommen. Eine Stelle (Referent für E-Government-Projekte und GPM-Beratung) – die zum 01.01.2021 frei geworden ist – soll durch ein Ausschreibungsverfahren im II. Quartal wiederbesetzt werden.
Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz
Es sind insgesamt 5 Stellen vorgesehen, davon sind zwei Stellen besetzt, zwei Stellen befinden sich im Besetzungsverfahren und eine Stelle ist im Ausschreibungsverfahren. Zwei Personen werden zukünftig hauptsächlich mit GPM betraut sein.
Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen
Für die Umsetzung des E-Government-Gesetzes mit dem GPM-Thema wurden 2 Stellen eingeplant. Beide Stellen sind besetzt.
Senatsverwaltung für Kultur und Europa
Seit dem 01.01.2020 ist eine E 11-Stelle besetzt und speziell mit GPM-Aufgaben befasst; eine weitere E 11-Stelle ist seit dem 01.05.2020 befristet besetzt. Angesichts der Vielzahl der Aufgaben im GPM-Bereich ist eine Verstetigung der zweiten Stelle geplant.
Senatskanzlei
Das Thema ist anteilig bei fünf Arbeitsgebieten verortet.
Senatsverwaltung für Justiz, Verbraucherschutz und Antidiskriminierung
Die SenJustVA hat insgesamt fünf Stellen vorgesehen. Sämtliche dieser Stellen sind vollständig besetzt, weitere Stellen sind derzeit nicht geplant.
Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales
In der SenIAS sind insgesamt 6 GPM-Stellen vorgesehen. Die zentrale GPM-Einheit der SenIAS ist mit 3 Stellen ausgestattet, diese sind alle besetzt. In den Fachabteilungen ist je eine GPO-Stelle vorgesehen, zwei dieser drei Stellen sind besetzt. Für die Besetzung der 3. Stelle in der Fachabteilung läuft derzeit ein Auswahlverfahren.
Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe
Für das Geschäftsprozessmanagement sind 2 Stellen eingerichtet, die beide besetzt sind.
