Reporting zum gesamtstädtischen Geschäftsprozessmanagement

In einer Roten Nummer für die Sitzung des Hauptausschusses am 13.02.2019 hat der Senat über den Stand des gesamtstädtischen Geschäftsprozessmanagement berichtet.

Der zweite Durchlauf des Reportings zum gesamtstädtischen GPM erfolgte zum Stichtag 01.09.2018 (die Auswertung umfasst die Rückmeldungen aller Senatsverwaltungen, der Senatskanzlei und aller Bezirke). Die Ergebnisse des 2. Reporting-Durchlaufs bestätigen das Bild des Berichts in der roten Nummer 0985 B, dass in den einzelnen Politikfeldern eine hohe Dynamik im Arbeitsfeld des GPM entfacht wurde.
Übersicht über die Geschäftsprozesse in der Berliner Verwaltung
Die Anzahl der erfassten Geschäftsprozesse in allen Politikfeldern beläuft sich auf insgesamt 3.115. Hierbei handelt es sich derzeit jedoch häufig noch um einfache namentliche Benennungen. Auch können zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Aussagen darüber getroffen werden, bei wie vielen der in den Behörden erfassten Geschäftsprozesse es sich um Doppelnennungen handelt. Insgesamt 575 Geschäftsprozesse wurden bereits näher betrachtet und analysiert. Eine Optimierung fand bei 316 Geschäftsprozessen statt; hiervon wurden 312 digitalisiert.
Projekt- und Vorhabensplanungen
Im zweiten Durchlauf des Reportings wurden von den Behörden insgesamt 153 Projekte bzw. Vorhaben genannt, die derzeit bearbeitet werden bzw. zukünftig bearbeitet werden sollen (siehe hierzu die tabellarische Übersicht in der Anlage). Dies entspricht einer Steigerung um 35 Projekte bzw. Vorhaben im Vergleich zum in der roten Nummer 0985 B genannten Stand. Von den 153 Projekten bzw. Vorhaben fokussieren sich 116 auf externe – also den Verwaltungskundinnen und -kunden direkt erfahrbare – und 37 auf interne Geschäftsprozesse. Dies entspricht einem Anteil von 75,8 % externen Geschäftsprozessbetrachtungen im Vergleich zu 63,6 % im Bericht zur roten Nummer 0985 B. Hinsichtlich der Zielsetzungen liegt der Fokus auf Nutzenpotential für Kundinnen und Kunden (44 Nennungen als TOP-Priorität), Digitalisierungspotential (38 Nennungen als TOP-Priorität) und Standardisierungspotential (32 Nennungen als TOP-Priorität). Die Schwerpunktsetzung der Behörden auf die Optimierung und Digitalisierung von externen Geschäftsprozessen zur Qualitätssteigerung bei der Leistungserbringung gegenüber den Kundinnen und Kunden wird von der zentralen IKT-Steuerung ausdrücklich begrüßt.

Abgeordnetenhaus Berlin Netzpolitik & Digitalisierung Senat Verwaltung

31.Januar 2019 6 Comments

Ordnungsämter: Hausmüll, Bauschutt und die BSR

Immer wieder sprechen mich Berliner*innen an, die bemerken, dass die Entsorgung von Müll im öffentlichen Straßenraum zu lange dauert. Dabei lassen sich Unterschiede je nach Art des Mülls feststellen. Während Hausmüll relativ schnell (durch die BSR) entsorgt wird, dauern illegale Ablagerungen von Bauschutt teilweise mehr als 4 Wochen. Ich habe den Senat zu den Ursachen befragt (Drucksache 18/17403).

Das Ergebnis: Müll im öffentliche Straßenland wird zeitnah von der BSR entsorgt. Für die reibungslose Abwicklung sorgt eine technische Schnittstelle zwischen dem System Ordnungsamt-Online und der BSR. Länger dauert es wenn es sich um eine Grünanlage oder illegalen Bauschutt handelt. Denn “illegal abgelegte Bauabfälle werden nicht von den BSR beseitigt, weil diese hierfür nicht die öffentlich-rechtlichen Entsorgungspflichtigen sind und daher keine entsprechenden Entsorgungsstrukturen aufgebaut haben”. Zahlen zu den unterschiedlichen Zeiten der Bearbeitung kann der Senat aber nicht nennen, denn “eine automatisierte Auswertung zu den Bearbeitungszeiten bei der Entsorgung bzw. Beseitigung von Hausmüll und Bauschutt ist nicht möglich, da in AMS keine gesonderten Kategorien „Hausmüll“ bzw. „Bauschutt“ existieren”.

Wo liegt das Problem: Für den Fall, dass die BSR nicht “zuständig” ist, bleibt die Arbeit bei den bezirklichen Straßen- und Grünflächenämtern. Diese sind personell in den meisten Bezirken unterbesetzt. Wenn es dann heißt: “Auch sind Rahmenverträge mit Fremdfirmen die Ausnahme. In den meisten Fällen werden nach Vergabeverfahren oder Einholung von Angeboten Einzelverträge geschlossen”, erscheint das nicht sehr effizient.

Im Rahmen der weiteren Debatte um die personellen Ausstattung der Bezirke sowie der Klärung von Zuständigkeiten zwischen Bezirken und Senat (bzw. Landesunternehmen), müssen die Abläufe auf den Prüfstand. Ziel muss sein, dass Müll (egal welche Art) wie es heute bei Hausmüll durch die BSR Realität ist, zeitnah beseitigt wird und hierfür nötige technischen Meldeschnittstellen und Rahmenverträge geschaffen werden. Dazu muss eine Erfolgsmessung im entsprechenden Fachverfahren Anliegenmanagementsystem geschaffen werden.

Abgeordnetenhaus Berlin Netzpolitik & Digitalisierung Senat Verwaltung

25.Januar 2019 0 Comments

Parkraumbewirtschaftung, technische Ausstattung und App Ordnungsamt Online

Seit langem beschäftigt mich die Arbeit der Berliner Ordnungsämter. Aktuell habe ich den Senat gefragt, ob Mitarbeiter*innen, die in den Zonen der Parkraumbewirtschaftung zur Kontrolle unterwegs sind, mit der App Ordnungsamt online bspw. auch illegale Müllablagerungen oder Falschparkende melden könnten (Drucksache 18/17404).

Die Antwort des Senates ist eindeutig: “Sollten diese Parkraumbewirtschaftungskräfte darüber hinaus weitere Aufgaben zugewiesen werden, könnte sich daraus eine Änderung ihrer tariflichen Eingruppierung mit erheblichen finanziellen Auswirkungen ergeben.” So richtig glücklich macht mich die Antwort aber nicht. Ich sehe doch diverse Synergieeffekte, wenn die Mitarbeiter*innen die ja viel unterwegs sind, dabei die Augen offen halten.

Daneben hat mich die technische Ausstattung interessiert. Demnach stehen den Mitarbeiter*innen mobilen Datenerfassungsgeräte zur Verfügung. Ob perspektivisch die Integration in Standardhardware geplant ist, ließ der Senat unbeantwortet.

Abgeordnetenhaus Bits & Berlin Datenschutz IT‑Sicherheit Netzpolitik & Digitalisierung Verwaltung

15.Januar 2019 0 Comments

Bits & Berlin – Newsletter – 01/2019

Herzlich Willkommen im neuen Jahr, herzlich willkommen zurück zu „Bits & Berlin“ – dem monatlichen Newsletter über meine parlamentarische Arbeit zur Verwaltungsmodernisierung, Digitalisierung und Datenschutz. In dieser Ausgabe beschäftige ich mich insbesondere mit IT-Sicherheit, zur Idee der Digitallosten für die Berliner Verwaltung und natürlicher der vergangenen Sitzung des Ausschusses für Kommunikationstechnologie und Datenschutz … und mit dem KTDat geht es auch gleich los!

Abgeordnetenhaus Berlin Netzpolitik & Digitalisierung Verwaltung

11.Januar 2019 0 Comments

Digitallotsen für die Berliner Verwaltung

Mit dem Projekt „Kommunale Digitallotsen“ sollen in Baden-Württemberg bis August 2020 rund 1.600 Digitallotsen mit einem umfassenden Schulungsprogramm qualifiziert werden. Ein solches Angebot sollten wir auch in Berlin für die Landes- und Bezirksebene etablieren. Die Digitallotsen sind ein spannendes Projekt. Es schließt eine Lücke die bei der Digitalisierung der Verwaltung oft vergessen wird: Digitalisierung ist immer auch eine Kommunikationsaufgabe! Die sogenannten „Kommunalen Digitallotsen“ sollen ihre Kollegen in den Verwaltungen für Digitalisierung begeistern. Baden-Württemberg fördert das Projekt mit mehr als 800.000 Euro.

Informationen zum Projekt finden sie hier. Und was der Senat zur Frage Digitallotsen in Berlin sagt hier.

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17.Dezember 2018 1 Comment

Mit der Elster-ID im digitalen Bürgeramt anmelden?

Alle Berlinerinnen und Berliner können sich seit 26. Februar 2018 über ihr persönliches Service-Konto Berlin beim Service- und Dienstleistungsportal der Berliner Verwaltung anmelden. Damals haben wir das digitale Bürgeramt auf den Weg gebracht. Ich habe das Jahresende zum Anlass genommen den Senat zu fragen, wie viele Berliner*innen das neue Angebot bereits nutzen. Dazu wollte ich wissen, ob das bundesweit funktionierende Identifizierungsverfahren zur Elster-Nutzung zukünftig auch eine Loginmöglichkeit für das Service- und Dienstleistungsportal der Berliner Verwaltung werden kann.

Das Ergebnis: Aktuell befindet sich das Onlinezugangsgesetz Bund (OZG Bund) in der Änderung. Es wird damit angestrebt, zur Identifizierung auf dem Vertrauensniveau „substanziell“ künftig die Authentifizierung mittels ELSTER-Zertifikate anzubieten.

Dazu haben sich bisher 21.207 Berliner*innen (Stand 29.10.2018) ein Service-Konto Berlin angelegt. Dies ist eine Verdreifachung seit Mai (6.810 Konten). Auf der anderen Seite haben sich 310.000 Berlinerinnen und Berliner für das Verfahren ELSTER angemeldet. Sobald es die Möglichkeit gibt, die Elster-ID auch für das Service-Konto Berlin zu nutzen, würde sich die Zahl der potentiellen Nutzer*innen also deutlich erhöhen.

Abgeordnetenhaus Berlin Netzpolitik & Digitalisierung Senat Verwaltung

11.Dezember 2018 0 Comments

Welche Aufgaben übernimmt Berlin im IT-Planungsrat?

Im Geltungsbereich des Onlinezugangsgesetzes wurden circa 575 Leistungen identifiziert und 14 Themenfeldern zugeordnet. Die Themenfelder werden arbeitsteilig von Bund, Ländern und Kommunen gemeinsam bearbeitet. Die 14 Themenfelder sollen von jeweils einem fachlich zuständigen Bundesressort und mindestens einem Bundesland federführend bearbeitet werden. Dabei können sie Unterstützung weiterer Akteure aus allen föderalen Ebenen in Anspruch nehmen.

Ich habe den Senat nach der Rolle Berlins befragt (Drs. 18/17092). Aus der Antwort geht hervor, dass Berlin die Federführung bei den sog. „Querschnittsleistungen“ übernommen hat, die dadurch gekennzeichnet sind, dass sie in unterschiedlichen Lebens- bzw. Geschäftslagen benötigt werden. Vielfach handelt es sich um Registerauszüge, die als digitale Nachweise im Zusammenhang mit einer anderen Verwaltungsleistung auftreten. Darüber hinaus hat Berlin die Federführung bei der „Förderung ehrenamtlicher Tätigkeit“ aus dem OZG-Umsetzungskatalog angeboten.

Worum geht es genau? Der Senat nennt bspw. 7 priorisierte Verwaltungsleistungen für Bürgerinnen und Bürger: Geburtsurkunde & -bescheinigung, Meldebestätigung & -registerauskunft, Personalausweis, Führungszeugnis, Krankenversicherungsnachweis, Entfernungsbescheinigung sowie Negativbescheinigung über Registereinträge in den ehemaligen deutschen Gebieten.

Aber Berlin teilt auch das Wissen mit den anderen Bundesländern. So wurden die Erkenntnisse aus der Organisationsuntersuchung in den Berliner Standesämtern in das Projekt zur OZG-Umsetzung transferiert und zudem Fachexpertise aus den Berliner Standesämtern bereitgestellt.

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10.Dezember 2018 0 Comments

Bits & Berlin – Newsletter – 12/2018

Mit „Bits & Berlin“ erscheint heute die dritte Ausgabe des monatlichen Newsletters über meine parlamentarische Arbeit zur Verwaltungsmodernisierung, Digitalisierung und Datenschutz in Berlin – und damit auch die letzte für das Jahr 2018. Ich wünsche eine gute Lektüre und eine gemütliche Winter- und Adventszeit sowie allen Leser*innen einen guten Rutsch ins neue Jahr.

Abgeordnetenhaus Senat Verwaltung

5.Dezember 2018 0 Comments

Senat will Stellen der bezirklichen Amts-/SE-Leitungen aufwerten

Das Abgeordnetenhaus erwartet, dass die Senatsverwaltung für Finanzen die Stellen der Amtsleitungen landesweit bewertet gemeinsam mit den Bezirken Kriterien erarbeitet, die eine Bewertung zunächst, der Stellen der Fachbereichsleitungen nach einheitlichen Maßstäben ermöglichen und dem Hauptausschuss über den Sachstand berichtet.

Zu diesem Arbeitsauftrag gibt es nun erste Ergebnisse. Von März 2018 bis August 2018 hat die KGSt das Projekt „Bewertung der bezirklichen Amtsleitungsstellen in Berlin“ durchgeführt. Am 29. und 30.08.2018 hat die KGSt die Ergebnisse der von ihr erstellten Bewertungsgutachten zunächst den Bezirksbürgermeisterinnen und Bezirksbürgermeistern und dann den Amtsleitungen bekannt gegeben. Im Anschluss gab es Erörterungsund zum Teil Ergänzungsbedarf, der zu einer nochmaligen Anpassung von zwei Bewertungsgutachten führte. Mit Schreiben vom 5.10.2018 an die Bezirksbürgermeisterinnen und Bezirksbürgermeister sowie die Leiterinnen und Leiter der Serviceeinheiten Finanzen hat die KGSt im Einvernehmen mit der Senatsverwaltung für Finanzen das Ende des Projekts mitgeteilt.

Die abschließenden Ergebnisse der Bewertungsgutachten lauten wie folgt:

Für die Leitung von Gesundheitsamt, Jugendamt und die Kombination aus Steuerungsdienst, Personal und Finanzen BesGr. B 2
Für die Leitung des sehr großen Stadtentwicklungsamtes Pankow BesGr B 2
für die Leitung der anderen Stadtentwicklungsämter BesGr. A 16
Für die Leitung von Straßen- und Grünflächenamt, SE Facility Management und Sozialamt BesGr. A 16
Für die Leitung des Amtes für Bürgerdienste, Ordnungsamt, Amt für Weiterbildung und Kultur und Leitung des StD (allein), der SE Personal (allein) und der SE Finanzen (allein) BesGr. A 15
Für die Leitung der Kombination SE Personal und Finanzen BesGr. A 16
Für die Leitung des Rechtsamts BesGr. A 15

Die KGSt hat bei ihrer Entscheidungsfindung auch Unterschiede zwischen den Bezirken gewürdigt und in den Gutachten ausgeführt, ob diese bewertungsrelevante Auswirkungen haben. In einem Fall – Stadtentwicklungsamt – spiegelt sich die besondere Bevölkerungsstärke des Bezirks Pankow wieder. Die Senatsverwaltung für Finanzen wird den Bezirken in Kürze ein Schreiben zur Umsetzung der Ergebnisse zukommen lassen, dass sowohl die personalwirtschaftlichen als auch die beamten- und tarifrechtlichen sowie die haushaltsrechtlichen Fragen behandeln wird.