Verwaltung

Die Weiterentwicklung des Angebotes Ordnungsamt-Online stockt. Bis heute ist es den Bezirken nicht gelungen ihren eigenen Beschluss “Meldungen, die zuständigkeitshalber an ein anderes bezirkliches Fachamt weitergeleitet werden, in dem Fachverfahren mit dem Status „in Bearbeitung“ zu versehen” umzusetzen. Daher lassen sich bis heute keine einheitliche Statistik zur Arbeit und zur Erfolgsmessung erstelle.

Nachdem mir der Senat dies bereits im Dezember 2017 mitgeteilt hat (Drucksache 18/12478), hatte ich gehofft auf meine aktuelle Anfrage (Drucksache 18/15172) eine positivere Antwort zu bekommen. Doch noch immer heißt es: “Die Antworten zeigen, dass es keine einheitliche Umsetzung der gemeinsamen Beschlusslage der Bezirke gibt. Seitens des Senats wird weiterhin eine einheitliche Umsetzung in allen Bezirken angestrebt und unterstützt.” Immerhin stellt der Senat in Aussicht bis Ende 2018 zu einer anonymisierten und zusammenfassenden Auswertung von Meldungen zu kommen. Dies ist neben der Anbindung der bezirklichen Straßen- und Grünflächenämter an das IT-Fachverfahren „Ordnungsamt-Online“ zumindest ein Lichtblick.

Der Vorgang zeigt, dass der Weg in die digitale Verwaltung nicht einfach wird. Allen Beteiligten muss klar sein, dass Bürger*innen bei Online-Services keinen Wildwuchs zwischen den 12 Bezirken akzeptieren werden. Die Bezirke sind hier in der Verantwortung sich auf ein gemeinsames Verfahren zu verständigen. Ich möchte ausdrücklich sagen: der “einfachen” Weg, alle Aufgaben an die Senatsverwaltungen zu geben oder per Fachaufsicht über die Bezirke hinweg zu entscheiden, ist kein guter Weg. Dies erfordert aber ein Umdenken in den Bezirksämtern.

Wie im Abschlussbericht der Steuerungsgruppe zur Verbesserung der gesamtstädtischen Verwaltungssteuerung vorgeschlagen, sollten die Bezirke wo es sinnvoll ist gemeinsame „Shared Services“ entwickeln.

Viele interne Leistungen der Berliner Verwaltung könnten in höherer Qualität und zu geringeren Kosten erbracht werden, wenn sie in den Bezirken oder bezirksübergreifend gebündelt würden. Deshalb empfiehlt die Steuerungsgruppe, sogenannte „Shared Services-Zentren“ einzurichten. In der Wirtschaft ist es längst üblich, bestimmte Leistungen, die von mehreren Bereichen nachgefragt werden, gebündelt in spezialisierten Einheiten zu erbringen. Das würde sich auch für die Berliner Verwaltung lohnen – insbesondere für klassische „Shared Services“ wie beispielsweise: Einkauf/Forderungsmanagement, Fuhrpark-Management oder Recruiting

Anstatt die gleiche Aufgabe von verschiedenen Verwaltungseinheiten in mehreren oder gar allen Berliner Bezirken parallel erledigen zu lassen, baut die Verwaltung Spezialteams auf, die die Leistung in allen Bezirken zentral auf gesamtstädtischer Ebene erbringen. Dies ist im Einzelfall zu entscheiden. Anzustreben ist mindestens die Zusammenführung in einem Bezirk.

Die Fragen und Antworten im Einzelnen:

Als Koalition haben wir in Berlin eine neue Struktur auf den Weg gebracht: Das Digitale Bürgeramt. Alle Berlinerinnen und Berliner können sich hier seit 26. Februar 2018 über ihr persönliches Service-Konto Berlin beim Service- und Dienstleistungsportal der Berliner Verwaltung anmelden, wie mir der Senat in der Fragestunde der heutigen Plenarsitzung mitteilte. Zum Start werden damit bestehende Online-Dienstleistungen gebündelt: der Kita-Gutschein-Online-Antrag, die Gewerbeanmeldung und 24 weitere Anliegen über den einheitlichen Ansprechpartner sowie der Online-Bewohner-Parkausweis. Die Anbindung der Beteiligungsplattform des Landes mein.berlin.de soll zeitnah folgen. Zukünftig sollen weitere Verwaltungsabläufe, wie die Beantragung des Wohngeldes, Anträge rund um die Geburt, für Sozialhilfe zur Jugendhilfe oder die Urkundenbestellung beim Standesamt, von der Antragsstellung bis zur Zustellung eines Bescheides komplett online abgewickelt werden können. Dies ist nicht eine deutliche Entlastung für die Bürger*innen, sondern hat auch einen Mehrwert für die Verwaltung.

Im letzten Jahr haben mich die Bearbeitungszeiten beim Ordnungsamt Online interessiert. Zum Start in das neue Jahr steht nun die Ausweitung auf andere Fachämter im Fokus. Hierzu hat der Senat bereits konkrete Planungen (Drs 18/12945). So werden zukünftig die bezirklichen Straßen- und Grünflächenämter – voraussichtlich ab dem II. Quartal 2018 – das IT-Fachverfahren „Ordnungsamt-Online“ nutzen. Das Verfahrens wird flexibel gestaltet und die für die Bearbeitung der Meldungen erforderlichen Prozessschritte in den Straßen- und Grünflächenämtern werden gerade in das Verfahren implementiert.

Wie schnell werden die Meldungen beim Ordnungsamt Online (per App oder Website) bearbeitet? Diese Frage habe ich dem Senat bereits im April gestellt (Drucksache 18/10900). Nun hat meine Nachfrage erste Antworten hervor gebracht (Drucksache 18/12478). Dabei bleibt die Frage der Bearbeitungszeit trotz klarer Beschlusslage unklar. Einen einheitlichen Umgang der Bezirke gibt es offenbar nicht. Laut dem Senat vorliegenden Zahlen soll im September 2017 die durchschnittliche Bearbeitungszeit knapp 5 Tage betragen haben.

Ich habe mir heute morgen eine willkürliche Meldung rausgesucht. Dabei wird ersichtlich, wo das gefühlte Problem ist: Ein Zustand “Die Störung wurde am 13.11.2017 zur Bearbeitung an die Berliner Stadtreinigung weitergeleitet.” klingt für mich und die Bürger*innen die sich an mich wenden nicht als “erledigt”. Doch ist dies so im Verfahren hinterlegt. Hier müssen die Regelungen entsprechend geändert werden. Erledigt ist ein Anliegen, wenn es erledigt ist.

Gemäß einer gemeinsamen Beschlusslage der Bezirke, ist es vorgesehen, Meldungen, die zuständigkeitshalber an ein anderes bezirkliches Fachamt weitergeleitet werden, in dem Fachverfahren mit dem Status „in Bearbeitung“ zu versehen. Erst nach der Erledigung der jeweiligen Meldung seitens des Fachamtes und der Rückmeldung an das Ordnungsamt soll die Meldung den Status „erledigt“ erhalten. Diese Beschlusslage wird gleichwohl nicht einheitlich umgesetzt. So kennzeichnen einige Bezirke bereits nach der Weiterleitung einer Meldung an ein Fachamt diese mit dem Status „erledigt“.

Gegenwärtig finden Überlegungen statt, wie eine anonymisierte und zusammenfassende Auswertung von Meldungen im Rahmen von Ordnungsamt Online rechtssicher erfolgen kann, um eine Veröffentlichung im Webportal des Fachverfahrens oder auch über das Berliner Datenportal zu ermöglichen. Damit könnten z.B. Fallzahlen nach Zeitraum, Status, Stadtraum, Bezirk und Kategorie vorgefertigt abrufbar oder auch durch die Bürgerinnen und Bürger selbst erstellbar gemacht werden. Voraussetzung für diese Art der Veröffentlichung sind bezirksübergreifende valide und
vergleichbare Dateninhalte.

Spannend auch, dass ein Bezirk bisher fehlt (“Gegenwärtig stellen elf Berliner Bezirke den Bürgerinnen und Bürgern den Service des Internetportals „Ordnungsamt Online“ zur Verfügung. Ziel des Senats ist weiterhin die Anbindung aller zwölf Bezirke.“) Wie können sie sich selbst einen Überblick verschaffen? Im Status Quo sind veröffentlichte Meldungen für die Bürgerinnen und Bürger im Internet unter ordnungsamt.berlin.de einsehbar. Der jeweilige Bearbeitungstand der Meldungen ist erkennbar.

Eine Übersicht zeigt eingegangene Meldungen für den Zeitraum Januar 2017 – September 2017, aufgeteilt nach Bezirken, sowie der jeweilige (Bearbeitungs-)Status am Monatsende aufgeführt (in Bearbeitung oder erledigt). Erkennbar ist ein Anstieg der Meldungen “in Bearbeitung” von knapp 500 im Januar auf ca. 2000 im September 2017.

Seit einiger Zeit können sie über die Mobile App „Ordnungsamt-Online“ Störungen und Infrastrukturprobleme im öffentlichen Raum direkt an die zuständigen Behörden melden. Ich habe beim Senat nach den Meldungen und den Bearbeitungszeiten gefragt. Während es im Jahr 2016 3.326 Meldungen über die Website und 483 Meldungen über die Mobile App gab, sind es in den ersten Monaten 2017 nur noch 408 Meldungen über die Website aber schon 1.072 Meldungen über die Mobile App.

Was bisher fehlt ist eine vernünftige Statistik zu den Bearbeitungszeiten. Die Antwort des Senats (“Eine Statistik über den Bearbeitungsstand ist in der erbetenen Detaillierung nicht verfügbar.”) kann dabei nur ein Zwischenstand sein. Aus meiner Sicht liegen alle Daten für eine automatische Erstellung einer Statistik vor. Diese sollte online für Interessierte jederzeit verfügbar sein.