Verträge mit dem ITDZ: Umsetzung des Berliner eGovernmentgesetzes

Im Gesetz zur Förderung des E-Government (E-Government-Gesetz Berlin – EGovG Bln) steht: „Zentraler Dienstleister für die IKT der Berliner Verwaltung ist das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ)“. Seit einiger Zeit laufen daher Vertragsverhandlungen zwischen dem IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) und der IKT-Steuerung, um die sich gemäß § 24 Abs. 1 und 2 E-Government-Gesetz Berlin (EGovG Bln) ergebende Abnahmeverpflichtung der Berliner Behörden und Einrichtungen gegenüber dem ITDZ Berlin vertraglich abzubilden.

Dabei ist beabsichtigt, die aktuell bestehenden ca. 3.600 unterschiedlichen Einzelverträge des ITDZ Berlin mit den Berliner Verwaltungen so weit wie möglich zu bündeln, so dass alle abnehmenden Behörden und Einrichtungen einheitliche Produkte der verfahrensunabhängigen Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) sowie IKT-Basisdienste geliefert bekommen.

Ich habe den Senat mal nach dem aktuellen Stand gefragt (Drucksache 18/15410).

Zum aktuellen Verhandlungsstand erklärt der Senat: „Die in der Abbildung 1 grün markierten Vertragsdokumente wurden bereits zwischen IKT-Steuerung und dem ITDZ Berlin abgeschlossen oder geeint. Für den Projektvertrag „Programm Migration“ wurde mit Wirkung vom 01.01.2018 ein Vorvertrag, bestehend aus Absichtserklärung und deren Annahme, vereinbart. Für die gelb markierten Verträge sind die Verhandlungen noch nicht abgeschlossen. Die blau markierten Vertragsdokumente sind nicht Bestandteil der aktuellen Vertragsverhandlungen zwischen der IKT-Steuerung und dem ITDZ Berlin.

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Ordnungsamt-Online: anonyme Auswertung und einheitliche Statistik

Die Weiterentwicklung des Angebotes Ordnungsamt-Online stockt. Bis heute ist es den Bezirken nicht gelungen ihren eigenen Beschluss „Meldungen, die zuständigkeitshalber an ein anderes bezirkliches Fachamt weitergeleitet werden, in dem Fachverfahren mit dem Status „in Bearbeitung“ zu versehen“ umzusetzen. Daher lassen sich bis heute keine einheitliche Statistik zur Arbeit und zur Erfolgsmessung erstelle.

Nachdem mir der Senat dies bereits im Dezember 2017 mitgeteilt hat (Drucksache 18/12478), hatte ich gehofft auf meine aktuelle Anfrage (Drucksache 18/15172) eine positivere Antwort zu bekommen. Doch noch immer heißt es: „Die Antworten zeigen, dass es keine einheitliche Umsetzung der gemeinsamen Beschlusslage der Bezirke gibt. Seitens des Senats wird weiterhin eine einheitliche Umsetzung in allen Bezirken angestrebt und unterstützt.“ Immerhin stellt der Senat in Aussicht bis Ende 2018 zu einer anonymisierten und zusammenfassenden Auswertung von Meldungen zu kommen. Dies ist neben der Anbindung der bezirklichen Straßen- und Grünflächenämter an das IT-Fachverfahren „Ordnungsamt-Online“ zumindest ein Lichtblick.

Der Vorgang zeigt, dass der Weg in die digitale Verwaltung nicht einfach wird. Allen Beteiligten muss klar sein, dass Bürger*innen bei Online-Services keinen Wildwuchs zwischen den 12 Bezirken akzeptieren werden. Die Bezirke sind hier in der Verantwortung sich auf ein gemeinsames Verfahren zu verständigen. Ich möchte ausdrücklich sagen: der „einfachen“ Weg, alle Aufgaben an die Senatsverwaltungen zu geben oder per Fachaufsicht über die Bezirke hinweg zu entscheiden, ist kein guter Weg. Dies erfordert aber ein Umdenken in den Bezirksämtern.

Wie im Abschlussbericht der Steuerungsgruppe zur Verbesserung der gesamtstädtischen Verwaltungssteuerung vorgeschlagen, sollten die Bezirke wo es sinnvoll ist gemeinsame „Shared Services“ entwickeln.

Viele interne Leistungen der Berliner Verwaltung könnten in höherer Qualität und zu geringeren Kosten erbracht werden, wenn sie in den Bezirken oder bezirksübergreifend gebündelt würden. Deshalb empfiehlt die Steuerungsgruppe, sogenannte „Shared Services-Zentren“ einzurichten. In der Wirtschaft ist es längst üblich, bestimmte Leistungen, die von mehreren Bereichen nachgefragt werden, gebündelt in spezialisierten Einheiten zu erbringen. Das würde sich auch für die Berliner Verwaltung lohnen – insbesondere für klassische „Shared Services“ wie beispielsweise: Einkauf/Forderungsmanagement, Fuhrpark-Management oder Recruiting

Anstatt die gleiche Aufgabe von verschiedenen Verwaltungseinheiten in mehreren oder gar allen Berliner Bezirken parallel erledigen zu lassen, baut die Verwaltung Spezialteams auf, die die Leistung in allen Bezirken zentral auf gesamtstädtischer Ebene erbringen. Dies ist im Einzelfall zu entscheiden. Anzustreben ist mindestens die Zusammenführung in einem Bezirk.

Die Fragen und Antworten im Einzelnen:

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Berlin braucht eine leistungsstarke Verwaltung

Seit Dienstag liegt der Abschlussbericht der Steuerungsgruppe zur Verbesserung der gesamtstädtischen Verwaltungssteuerung vor. Die Steuerungsgruppe hat die Abläufe in wichtigen Bereichen der Berliner Verwaltung analysiert, Steuerungsprobleme identifiziert und Lösungen zur Verbesserung vorgelegt. Die Steuerungsgruppe schlägt vor, die Personalgewinnung und -entwicklung zu verbessern, ein gesamtstädtisches System der Steuerung zu etablieren, Genehmigungsverfahren zu beschleunigen, Chancen der Digitalisierung zu nutzen und Change-Management-Prozesse zu verstärken.

In den kommenden Wochen und Monaten sind nun Senat, Bezirke, Verwaltungen aber auch das Berliner Abgeordnetenhaus in der Pflicht die Umsetzung der Vorschläge zu prüfen und weitere Schritte daraus abzuleiten. Schon heute möchte ich drei Aspekte herausheben, deren Umsetzung eine zentrale Aufgabe ist.

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Standesämter bekommen Servicestelle

Staatssekretärin Sabine Smentek hat am Montag im Ausschuss für Kommunikationstechnologie und Datenschutz die Ergebnisse der vom Berliner Abgeordnetenhaus beauftragten Organisationsuntersuchung zur Verbesserung der Situation in den Berliner Standesämtern vorgestellt. Die Umsetzung der Handlungsempfehlungen muss nun zeitnah erfolgen! Senat und Bezirke sind hierzu in der Verantwortung.

Aktuelle Problemlage

Auf Personalebene steht insbesondere der Zuwachs der Berliner Bevölkerung nicht im ebenbürtigen Verhältnis zum Stellenzuwachs – das heißt: eine Personalstelle muss im bundesweiten Vergleich überdurchschnittlich viele Fälle bearbeiten. Hinzu tritt, dass sich die Anforderungen der Bürger*innen ändern: sie sind aus den Angeboten des privaten Sektors gewohnt, online zur Terminvereinbarung oder zum Vorgang zu kommunizieren und zu festen Terminen mit nur wenig Wartezeiten zu erscheinen. Diese Erwartung haben sie auch gegenüber den Angeboten der Berliner Verwaltung. Dazu wird die Aufgabenlage für die Beschäftigten zunehmend komplexer, insbesondere mit durch die Internationalisierung der Berliner Gesellschaft, die viele unterschiedliche Rechts- und Personenstandsysteme für die Beschäftigen bedeutet. Hinzukommen mehr Verdachtsfälle, z.B. in der rechtsmissbräuchlichen Vaterschaftsanerkennung, die an unterschiedlichen Stellen bearbeitet werden. Auch gerichtliche Verfahren zur Berichtigung von falschen Eintragungen haben zugenommen. In der Zusammenfassung besteht in den Standesämtern eine Varietät an Problemfeldern: Management, Personaluntersetzung, Digitalisierung, Organisation und Zugänglichkeit stellen die Hauptbezugspunkte da.

Handlungsempfehlungen

Daraus leiteten sich aus sich der Staatssekretärin verschiedene Maßnahmen und Maßnahmenpakete ab, die für eine Verbesserung der Situation sorgen sollen. Eine unvollständige Beispielliste: Personalgewinnungsoffensiven sollen so den Personalmangel entgegentreten und dabei auch mit überarbeiteten Stellenbeschreibungen arbeiten; der steigenden Komplexität soll eine zentrale Service-Stelle entgegenwirken, die einheitliche Beratung in schwierigen Fällen gewährleisten soll. Nicht zuletzt soll der Anschluss an bestehende IT-Angebote das Terminmanagement erleichtern und eine digitale Übermittlung von relevanten Informationen an das Standesamt vorab für einen schnelleren Fluss von Informationen sorgen.

Die Maßnahmen sollen dabei über den Zeitraum der kommenden 18 Monate im projekthaften Verfahren, also in vielen, z.T. parallel verlaufenden Schritten, nach und nach umgesetzt werden. Nach dem Plan der Senatsverwaltung sollen erste Ergebnisse schon ab Jahresanfang 2019 spürbare und nachhaltige Entlastung in den Standesämtern bringen.

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Berlin Verwaltung wird digitaler: Verfahrensabhängige IKT und Geschäftsprozessoptimierung

Mit Inkrafttreten des Berliner E-Government-Gesetzes (EGovG Bln) am 10. Juni 2016 hat der Gesetzgeber die Optimierung von Verfahrensabläufen – die Geschäftsprozessoptimierung
– in der Berliner Verwaltung auf eine neue Grundlage gestellt. Hieraus ergibt sich für alle Berliner Behörden der Auftrag in ihrer jeweiligen organisatorischen Eigenverantwortung und Selbstständigkeit Geschäftsprozessdokumentationen, -analysen und -optimierungen durchzuführen. Die IKT-Staatssekretärin hat in zentraler Funktion die Aufgabe, „auf die Optimierung und Standardisierung der Prozesse und der Ablauforganisation hinzuwirken, insbesondere in der ressort- und verwaltungsebenen übergreifenden Zusammenarbeit in der Berliner Verwaltung.

In einer Mitteilung zur Kenntnisnahme berichtet der Senat über den aktuellen Arbeitsstand auf dem Weg in die „Digitale Verwaltung“. Ein zentraler Schritt ist die inzwischen erfolgte Festlegung der Aufgaben und Rollen im gesamtstädtischen Geschäftsprozessmanagement (GPM) sowie der Aufbau der Strukturen in den einzelnen Behörden.

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Perspektive Digitales Bürgeramt: Service Konto Berlin gestartet

Als Koalition haben wir in Berlin eine neue Struktur auf den Weg gebracht: Das Digitale Bürgeramt. Alle Berlinerinnen und Berliner können sich hier seit 26. Februar 2018 über ihr persönliches Service-Konto Berlin beim Service- und Dienstleistungsportal der Berliner Verwaltung anmelden, wie mir der Senat in der Fragestunde der heutigen Plenarsitzung mitteilte. Zum Start werden damit bestehende Online-Dienstleistungen gebündelt: der Kita-Gutschein-Online-Antrag, die Gewerbeanmeldung und 24 weitere Anliegen über den einheitlichen Ansprechpartner sowie der Online-Bewohner-Parkausweis. Die Anbindung der Beteiligungsplattform des Landes mein.berlin.de soll zeitnah folgen. Zukünftig sollen weitere Verwaltungsabläufe, wie die Beantragung des Wohngeldes, Anträge rund um die Geburt, für Sozialhilfe zur Jugendhilfe oder die Urkundenbestellung beim Standesamt, von der Antragsstellung bis zur Zustellung eines Bescheides komplett online abgewickelt werden können. Dies ist nicht eine deutliche Entlastung für die Bürger*innen, sondern hat auch einen Mehrwert für die Verwaltung.

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Ordnungsamt Online wird auf Straßen- und Grünflächenämter ausgeweitet

Im letzten Jahr haben mich die Bearbeitungszeiten beim Ordnungsamt Online interessiert. Zum Start in das neue Jahr steht nun die Ausweitung auf andere Fachämter im Fokus. Hierzu hat der Senat bereits konkrete Planungen (Drs 18/12945). So werden zukünftig die bezirklichen Straßen- und Grünflächenämter – voraussichtlich ab dem II. Quartal 2018 – das IT-Fachverfahren „Ordnungsamt-Online“ nutzen. Das Verfahrens wird flexibel gestaltet und die für die Bearbeitung der Meldungen erforderlichen Prozessschritte in den Straßen- und Grünflächenämtern werden gerade in das Verfahren implementiert.

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Bearbeitungszeiten beim „Ordnungsamt Online“

Wie schnell werden die Meldungen beim Ordnungsamt Online (per App oder Website) bearbeitet? Diese Frage habe ich dem Senat bereits im April gestellt (Drucksache 18/10900). Nun hat meine Nachfrage erste Antworten hervor gebracht (Drucksache 18/12478). Dabei bleibt die Frage der Bearbeitungszeit trotz klarer Beschlusslage unklar. Einen einheitlichen Umgang der Bezirke gibt es offenbar nicht. Laut dem Senat vorliegenden Zahlen soll im September 2017 die durchschnittliche Bearbeitungszeit knapp 5 Tage betragen haben.

Ich habe mir heute morgen eine willkürliche Meldung rausgesucht. Dabei wird ersichtlich, wo das gefühlte Problem ist: Ein Zustand „Die Störung wurde am 13.11.2017 zur Bearbeitung an die Berliner Stadtreinigung weitergeleitet.“ klingt für mich und die Bürger*innen die sich an mich wenden nicht als „erledigt“. Doch ist dies so im Verfahren hinterlegt. Hier müssen die Regelungen entsprechend geändert werden. Erledigt ist ein Anliegen, wenn es erledigt ist.

Gemäß einer gemeinsamen Beschlusslage der Bezirke, ist es vorgesehen, Meldungen, die zuständigkeitshalber an ein anderes bezirkliches Fachamt weitergeleitet werden, in dem Fachverfahren mit dem Status „in Bearbeitung“ zu versehen. Erst nach der Erledigung der jeweiligen Meldung seitens des Fachamtes und der Rückmeldung an das Ordnungsamt soll die Meldung den Status „erledigt“ erhalten. Diese Beschlusslage wird gleichwohl nicht einheitlich umgesetzt. So kennzeichnen einige Bezirke bereits nach der Weiterleitung einer Meldung an ein Fachamt diese mit dem Status „erledigt“.

Gegenwärtig finden Überlegungen statt, wie eine anonymisierte und zusammenfassende Auswertung von Meldungen im Rahmen von Ordnungsamt Online rechtssicher erfolgen kann, um eine Veröffentlichung im Webportal des Fachverfahrens oder auch über das Berliner Datenportal zu ermöglichen. Damit könnten z.B. Fallzahlen nach Zeitraum, Status, Stadtraum, Bezirk und Kategorie vorgefertigt abrufbar oder auch durch die Bürgerinnen und Bürger selbst erstellbar gemacht werden. Voraussetzung für diese Art der Veröffentlichung sind bezirksübergreifende valide und
vergleichbare Dateninhalte.

Spannend auch, dass ein Bezirk bisher fehlt („Gegenwärtig stellen elf Berliner Bezirke den Bürgerinnen und Bürgern den Service des Internetportals „Ordnungsamt Online“ zur Verfügung. Ziel des Senats ist weiterhin die Anbindung aller zwölf Bezirke.„) Wie können sie sich selbst einen Überblick verschaffen? Im Status Quo sind veröffentlichte Meldungen für die Bürgerinnen und Bürger im Internet unter ordnungsamt.berlin.de einsehbar. Der jeweilige Bearbeitungstand der Meldungen ist erkennbar.

Eine Übersicht zeigt eingegangene Meldungen für den Zeitraum Januar 2017 – September 2017, aufgeteilt nach Bezirken, sowie der jeweilige (Bearbeitungs-)Status am Monatsende aufgeführt (in Bearbeitung oder erledigt). Erkennbar ist ein Anstieg der Meldungen „in Bearbeitung“ von knapp 500 im Januar auf ca. 2000 im September 2017.

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