Zum Start von “Bits & Berlin” im Jahr 2024 wünsche ich ein Frohes Neues Jahr. Auch in diesem Jahr möchte ich mit meinem Newsletter über aktuelle Themen aus meiner Arbeit zu Verwaltungsmodernisierung und -digitalisierung informieren.

Im ersten Newsletter des Jahres geht es um zwei neue Anträge: Einheitliche Zahlungsmöglichkeiten in allen Ämtern Berlins – IKT-Basisdienst „Bezahlen“ und Schneller digital: IT-Vergaben bündeln. Außerdem geht es um Pannen bei der Einführung der E-Akte, der Terminvergabe und um die Digitalisierung der Bürgerämter.

Viel Spaß beim Lesen!

Aus dem Parlament

Berliner*innen sind es gewohnt, kontaktlos und mit verschiedenen Geldkarten in Geschäften, Cafés und Restaurants zu bezahlen. In den verschiedenen Ämtern von Berlin sieht die Realität jedoch anders aus. Abhängig von Bezirk und Behörde ist eine Bezahlung Kreditkarte möglich oder eben auch nicht. Denn die Bezahlmöglichkeiten sind nicht einheitlich gelöst. Mit einem Antrag schlägt meine Fraktion Bündnis 90/Die Grünen nun vor, mit einem “IKT-Basisdienst „Bezahlen“” einheitliche Zahlungsmöglichkeiten in allen Ämtern Berlins zu schaffen (Drucksache 19/1384).

Unterausschuss Bezirke, Personal und Verwaltung sowie Produkthaushalt und Personalwirtschaft

Am 31. Januar fand die erste Sitzung des Unterausschusses in 2024 statt. Auf der Tagesordnung standen die Zielvereinbarungen der #NeustartAgenda, das Thema Bürgerämter und Berichte zur Digitalisierung.

• Auf meine Bitte hin, hat die CDO die Gesamtstädtischen Zielvereinbarungen transparent auf Berlin.de veröffentlicht. Die Frage wie sich die Haushaltslage auf die Zielvereinbarungen auswirken, konnte der Senat nicht wirklich beantworten. Im März  soll es dazu einen Bericht geben. Zudem soll der aktuelle Sachstand zum Thema “Zukunftsfähige Ordnungsämter” abgefragt und berichtet werden.
• Die Stellen für den Springerpool, welcher die Bürgerämter bei Spitzen unterstützen soll, werden oder sind ausgeschrieben (Bewerbungen bis zum 23. Februar 2024).
• Zum IKT-Basisdienst Kollaboration habe ich ausführlich in meinem Blog berichtet. Im Ausschuss bestätigte die CDO auf meine Nachfrage, dass Berlin den BundesMessenger einsetzen wird und das Open-Source Kompetenzzentrum beim IKT-Basisdienst unterstützen wird.
• Bezüglich Videokonferenzsystem stellt sich die Frage, wozu knapp 210.000 € (jährlich) für WebEx Lizenzen ausgegeben werden, obwohl es einen IKT-Basisdienst auf Basis von BigBlueButton gibt. Eine gute Antwort hatte der Senat nicht. Es wurde darauf verwiesen, dass es Formate gäbe, welche WebEx erfordern würden. Überzeugende Formate und Kriterien blieb der Senat aber schuldig.

Ausschuss Digitalisierung und Datenschutz

Die letzte Sitzung des vergangenen Jahres am 11.12.2023 stand im Zeichen der digitalen Verwaltung. Auf der Tagesordnung war der aktuelle Stand zur E-Akte und die Vorstellung der Priorisierung der Bürgerdienste.

• Erst die gescheitere Vergabe, dann das Feedback aus den Bezirken, die E-Akte sei nicht zu gebrauchen und dazu noch massive technische Probleme (zwischen 600 und 900 Dateien sind in Senatsverwaltungen und Bezirken beim Übertragen verloren gegangen). Ein Scheitern war zumindest im Bereich des denkbaren. Wie der Senat bis zum Sommer 2024 das Ruder noch herumreißen will, berichte ich in meinem Blog ausführlich.
• Das ITDZ wird einen Haustarifvertrag bekommen, dieser wird mit ver.di als Vertragspartner geschlossen. Außerdem wird es bis Ende des Jahres eine neue Leitung geben. Bis heute ist der Name jedoch nicht öffentlich bekannt.
• Ein Programmausschuss wird in Zukunft entscheiden, welche Dienstleistungen mit welcher Priorität digitalisiert werden sollen. Die Entscheidungsgrundlage dafür wurde im Ausschuss vorgestellt. Zunächst wurden alle Dienstleistungen der Ämter in Berlin erfasst. So gibt es beispielsweise im Bürgeramt circa 250 Dienstleistungen. Die Erhebung wurde genutzt, um eine Matrix zu entwickeln, mit Hilfe derer nun priorisiert wird (siehe Bild). Die Prioritätenliste soll am 13. Februar 2024 im Programmausschuss beschlossen werden. Die Prioritäten und Ziele sollen in das Dashboard eingepflegt werden. Wann das Dashboard veröffentlicht wird, konnte nicht gesagt werden.

Auf der Tagesordnung der Sitzung am 15. Januar 2024 stand mein Antrag “Schneller digital: IT-Vergaben bündeln”. Dazu musste der Senat die Ausfälle bei den Burgämtern erklären, die seit Dezember 2023 bis in den Januar anhielten.

• Zwischen den Jahren kam es zu massiven Störungen der Bürgerämter. Termine mussten abgesagt oder verschoben werden und schlussendlich stiegen die Ämter auf analoge Verfahren um. Hintergrund, die Fachverfahren der Bürgerämter arbeiten mit einer Datenbank, die beim ITDZ betrieben wird. Nach einem Software-Update kam es wiederholt zu Störungen, ein Patch half nicht – LABO und ITDZ entschieden am 28.12. die Nutzung einzustellen, bis das Problem behoben wurde. Auf meine Nachfrage, warum kein Backup genutzt und gewartet wurde, bis die Software fehlerfrei ist, gab es keine direkte Antwort. Laut ITDZ soll die Ursache der Probleme erst bei der Analyse festgestellt worden sein. Seit dem 08.01. sind die Probleme behoben, auch durch die Tatkraft der Verwaltungsmitarbeiter*innen, die händisch alle Vorgänge seit dem Patch geprüft haben. Trotzdem muss dieser Fall aufgearbeitet werden, Infrastruktur wie Bürgerämter dürfen nicht so einfach ausfallen. Ob es Konsequenzen für den Softwareanbieter gibt, konnte die CDO zu dem Zeitpunkt nicht beantworten. Weitere Details zum Ausfall im Blog-Post.
• Die Berliner Datenschutzbeauftragte bedauert, dass das Projekt Funkzellenabfragen-Transparenz-System durch Schwarz-Rot gestrichen wurde. Dies sei ein Minus für die betroffenen Rechte. Dem kann ich nur zustimmen!
• Zwar stimmten die Koalition meinem Antrag inhaltlich zu “Schneller digital: IT-Vergaben bündeln” (Drucksache 19/1128), lehnten dieses trotzdem ab. Angeblich plant die Koalition ähnliches – ein genauer Zeitplan wurde, wie üblich, nicht genannt.
• Außerdem gab es eine Präsentation zum Fortschritt beim Digitalen Antrag. Es wurden 89 Antragsverfahren realisiert. In 2023 wurden 31 Antragsverfahren überarbeitet und 29 neue Anträge mit dem Digitalen Antrag realisiert. Auch Anbindung an die BundID ist möglich, ob damit eine Two Factor-Authentifizierung kommt, wisse der Senat nicht. Erneut erkundigte ich mich nach dem WBS, soll Q1 2024 realisiert werden.

Am 29. Januar stand das Thema nachhaltige Rechenzentren auf der Tagesordnung. Ein Thema, welches ich im letzten Jahr schon mit einer schriftlichen Anfrage aufgegriffen habe.

• Kurze Infos aus der aktuellen Viertelstunde: Ich habe die CDO gebeten, die Einladungen zum neuen Berliner Digitalkabinett Online zu stellen. Die CDO berichtete, dass PD als Beratung zur E-Akte hinzugezogen wurde und erste Erkenntnisse bereits in den nächsten Release einfließen. Wochenendarbeit in den Bürgerämtern soll auf Wunsch der Bezirke erst nach der Europa-Wahl thematisiert werden.
• Zum Punkt “Wie steht es um die Nachhaltigkeit der Hardware und Rechenzentren in Berlin?” möchte ich auf meinen Beitrag aus 2023 verweisen. Weder der Senat noch das ITDZ waren entsprechend auf das Thema vorbereitet. Erschreckenderweise konnten weder aktuelle Zahlen genannt werden, noch Ziele welche erreicht werden müssen, um nachhaltiger zu werden. Ich habe sowohl das ITDZ als auch die CDO gebeten, Zahlen und Ziele nachzuliefern – den Umwelteinfluss von Digitalisierung so zu ignorieren, wird Berlin im Jahr 2024 nicht gerecht.
• Einem Antrag der Koalition zur Mehrsprachigkeit bei Online-Auftritten wurde zugestimmt. Ich gab den Hinweis mit, dass es sinnvoll sei sowohl Ukrainisch als auch Vietnamesisch mit aufzunehmen.

Und sonst so?

• Zum Europäischen Datenschutztag am 28. Januar hat die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Spiele unter data-kids.de zum Thema Datenschutz für Kinder von 6 bis 13 Jahren veröffentlicht.
• Wer unter dem Weihnachtsbaum ein neues Handy gefunden hat, wird sich schnell die Frage stellen: wohin mit dem alten Gerät? Auch im Jahr 2024 biete ich wieder an, sein altes Handy, während den Sprechzeiten, in einer Mobile-Box in meinem Büro zu entsorgen.
• Der IT-Sicherheitsbericht sollte eigentlich jährlich dem Parlament vorgelegt werden, jedoch wurde bis heute weder der Bericht 2021 noch 2022 vorlegt. Ich habe mich beim Senat erkundigt, wann diese veröffentlicht werden. Mehr dazu im Blog.
• Die Entscheidung, den freien Trägern endlich die Hausstadtzulage zukommen zu lassen, ist ein überfälliger Schritt in die richtige Richtung. Im Hinblick auf die Tarifeinigung der Tarifgemeinschaft der Länder stellte sich nun die Frage, ob die Hauptstadtzulage auch als Teil des Tarifvertrages gilt. Eine Anfrage von meiner Kollegin Julia Schneider und mir schafft nun Klarheit.
• Digitale Kollaborationstools wie gemeinsame Textbearbeitung, Videokonferenzen und Chats sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. In Berlin jedoch gibt es bis heute kein standardisiertes Angebot, wie der Senat dies ändern will berichte ich in meinem Blog.

Kommende Termine

05.02.2023 bis 10.02.2024 » Winterferien

19.02.2024 » Ausschuss für Digitalisierung und Datenschutz | Livestream

21.02.2023 » Unterausschuss Bezirke, Personal und Verwaltung sowie Produkthaushalt und Personalwirtschaft | Livestream

22.02.2024 » Plenum | Livestream

04.03.2024 » Ausschuss für Digitalisierung und Datenschutz | Livestream

06.03.2024 » Fachgespräch “Verwaltung, aber Modern – KI am Bürgertelefon?”

18.03.2024 » Ausschuss für Digitalisierung und Datenschutz | Livestream

20.03.2023 » Unterausschuss Bezirke, Personal und Verwaltung sowie Produkthaushalt und Personalwirtschaft | Livestream

21.03.2024 » Plenum | Livestream

15.03.2023 bis 05.04.2024 » Osterferien

Vielen Dank für’s Lesen

Stefan Ziller