Digitale Verwaltung: welche Fachverfahren sind bereits E-Akte-Ready?

Zu einer modernen und digitalen Verwaltung gehört eine digitale Akte (E-Akte) und damit die Abschaffung bzw. die Verringerung von Papier. Die E-Akte ersetzt dabei sowohl für die Bürger*innen als auch für die Mitarbeiter*innen die Papierakte. Dienstleistungen der Berliner Verwaltung können so medienbruchfrei digital bearbeitet werden.

Bis es so weit ist, müssen die entsprechenden Fachverfahren optimiert und digitalisiert werden. Wie weit Berlin bei der Digitalisierung dieser Fachverfahren und der Vorbereitung auf die E-Akte ist, habe ich mit der Schriftliche Anfrage Nr. 19/10967 gefragt. Eine Liste aller existierenden Fachverfahren und deren Einsatzstellen sind in diesem PDF zu finden.

Die Gute Nachricht, grundsätzlich kann jedes Fachverfahren mithilfe der E-Akte digitalisiert werden, die Umsetzung ist jedoch von den jeweiligen Verfahrensverantwortlichen abhängig. Die schlechte Nachricht, eine Übersicht wie groß die Hausaufgaben noch sind fehlt offenbar. Gut zu wissen ist, dass es ein Konzept gibt, welches die Akzeptanz der E-Akte in der Verwaltung stärken soll (Akzeptanzmanagementkonzept). Mehr über die Strategie und Arbeit des CDO Dr. Kleindik könnt Ihr in meinem Newsletter Bits & Berlin vom Februar erfahren.

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Bits & Berlin – Newsletter – 02/2022

Das Parlament hat mit den konstituierenden Sitzungen der Ausschüsse nun seine vollständige Arbeit aufgenommen. In dieser Ausgabe “Bits & Berlin” – dem monatlichen Newsletter – in dem ich über meine parlamentarische Arbeit zu Verwaltungsmodernisierung, Digitalisierung und Datenschutz informiere, geht es daher um die ersten Sitzungen der Ausschüsse.

Themen sind Datenschutz, IT-Personal und der Unterausschuss Verwaltungsmodernisierung und -digitalisierung sowie Bezirke und Personal und die Strategie der Koalition und des CDOs Dr. Ralf Kleindiek sowie zwei schriftlichen Anfragen von mir.

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IT-Personalentwicklung in Berlin

Digitalisierung ist Schwerpunkt dieser Legislatur. So steht es im Koalitionsvertrag “Zukunftshauptstadt Berlin. Sozial. Ökologisch. Vielfältig. Wirtschaftsstark.”. Damit dies mit Leben gefüllt werden kann, ist die Verfügbarkeit von IT-Personal im öffentlichen Dienst eine zentrale Voraussetzung. Ich habe den Start der Legislatur zum Anlass genommen, eine umfassende Bestandsaufnahme vom Senat abzufragen (Drucksache 19/10765).

Die Darstellung des Senats macht deutlich, wie unterschiedlich die Senatsverwaltungen und Bezirke mit IT-Personal ausgestattet sind. Dazu sind auch die IT-Organisationsgrundsätze noch nicht systematisch durchgesetzt. So sind bspw. die OpenData-Beauftragten bis auf in der Senatsverwaltung für Wissenschaft, Gesundheit, Pflege und Gleichstellung noch nicht etabliert. Die in der Antwort dargestellten planmäßig erwartbaren Pensionierungen machen darüber hinaus deutlich, dass die Fachkräftegewinnung in den kommenden Jahren eine entscheidende Rolle spielen muss. Zwar werden die Stellen, welche bis 2026 wegfallen, durch die geplanten Einstellungen bereits in diesem Jahr ausgeglichen. Aber die Fachkräftegewinnung ist eine entscheidende Hürde beim weiteren Ausbau der digitalen Verwaltung. Daher ist es gut, dass der Senat bereits zum Wintersemester 2022 den dualen Bachelorstudiengang Verwaltungsinformatik an der HWR Berlin auf den Weg gebracht hat.

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Luca und die Daten für die Polizei

Nachdem die Presse über Abfragen der Polizei auf Luca-Daten berichtet hat, habe ich den Berliner Senat dazu befragt (Schriftliche Anfrage Nr. 19/10589). Aus der Antwort geht zumindest hervor, dass es hier keine Erkenntnisse über einen Kontakt der Polizei Berlin zu Luca gibt. Klar ist, eine solche Datenabfrage ist rechtswidrig. In Mainz fiel dies der Polizei aber erst im Nachhinein auf.

Im Rahmen der Anfrage, bat ich dazu um Informationen zu den Kündigungsfristen. Inzwischen ist klar: Berlin verlängert den im März auslaufenden Vertrag mit den Betreibern der Luca-App zur Eindämmung der Corona-Pandemie nicht.

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Abschied vom berlinpass – Neuer Berechtigungsnachweis kommt automatisch

Der bisherige berlinpass wird abgeschafft und durch einen neuen automatischen Berechtigungsnachweis von den jeweils zuständigen Leistungsstellen ersetzt. Dies geht aus der Antwort des Senats auf eine schriftliche Anfrage hervor (Drucksache 19/10398). Demnach wird eine persönliche Vorsprache mit der Umstellung des Verfahrens der Ausgabe eines Berechtigungsnachweises zum 1. Juli 2022 von Amts wegen durch die jeweils zuständigen Leistungsstellen nicht mehr erforderlich sein. Das neue Verfahren wird aktuell technisch und organisatorisch dahingehend vorbereitet, dass alle anspruchsberechtigten Personen rechtzeitig vor dem 1. Juli 2022 im Besitz des neuen Berechtigungsnachweises sind.

Alle anspruchsberechtigten Personen erhalten von den zuständigen Leistungsstellen zusammen mit ihrem ersten Berechtigungsnachweis einen Informationsbrief, in dem das neue Verfahren hinreichend erläutert wird. Darüber hinaus geben die Berliner Bürgerämter schon jetzt eine Kurzinformation an die anspruchsberechtigten Personen aus, die dort einen berlinpass beantragen. Der berlinpass wird nur noch befristet bis zum 30. Juni 2022 ausgegeben. Zeitnah wird eine zusätzliche Information über eine entsprechende Pressemitteilung erfolgen und auch die Internetseiten, die über den berlinpass informieren, werden entsprechend angepasst.

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Bits & Berlin – Newsletter – 01/2022

Darf Ende Januar noch ein frohes Neues gewünscht werden? Egal, ich wünsche Euch ein frohes neues Jahr! Wir starten in ein spannendes (digital) politisches Jahr, mit der ersten Ausgabe “Bits & Berlin” – dem monatlichen Newsletter – in dem ich über meine parlamentarische Arbeit zu Verwaltungsmodernisierung, Digitalisierung und Datenschutz informiere.

In dieser Ausgabe geht es um die Einsetzung der Ausschüsse, Neuigkeiten aus der Fraktion und der Luca-App.

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Spenden sie ihr altes Handy – Rohstoffe schonen durch Reycling

In meinem Bündnisgrünen Büro in Kaulsdorf richten wir ab Januar 2022 eine Sammelstelle für gebrauchte Mobiltelefone ein. Hier können sie zukünftig während der Sprechzeiten alte Mobiltelefone abgeben – für die Umwelt und einen ressourcenschonenden Umgang mit Rohstoffen. Denn die bei uns abgegebenen Mobiltelefone werden anschließend umweltgerecht recycelt. Die in den Handys enthaltenen wertvollen Rohstoffe werden wiedergewonnen und damit deren Verbrauch geschont (Flyer des BUND).

Handys bestehen zu mehr als zwei Dritteln aus Primärmaterialen – Edelmetallen, für deren Gewinnung der Aufwand extrem hoch oder deren Gewinnung oft unter schlechten Arbeitsbedingungen erfolgt (siehe dazu auch hier).

Leider können nicht alle Bestandteile eines Handy komplett recycelt werden. Doch durch das Reycling können jedoch wenigstens diese wertvollen und “kritischen” (d.h. da wirtschafltlich dringend benötigte) Rohstoffe wiederverwendet werden. Denn ein mangelndes Recyling dieser Rohstoffe ist ein großes Problem. Geschätzte 200 Millionen Alt Handys liegen in deutschen Haushalten. Dabei enthält jedes einzelne Gerät wertvolle Rohstoffe wie Gold, Silber und Kupfer, die umweltgerecht recycelt werden können.

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Umsetzung des Masterplans Tierpark Berlin

Einmal im Jahr berichtet der Senat über die Umsetzung des Masterplans Tierpark Berlin. Seit Dezember 2021 liegt nun der aktuelle Bericht vor (Rote Nummer 0099). Darin wird von der Tierpark GmbH zu dein einzelnen Projekten berichtet. So liegt für die Erlebniszone Afrika seit dem Sommer die geprüfte Bauplanungsunterlage vor. Baubeginn soll Anfang 2022 sein und bereits im Herbst 2022 soll die Fertigstellung abgeschlossen sein.

Auch die Krallenotteranlage soll Mitte 022 fertig werden. Dagegen wird der Umbau des Dickhäuterhauses nach aktuellem Planungsstand erst im Mai 2023 fertig. Ausführliche Ausführungen finden sie im vollständigen Bericht (Rote Nummer 0099).

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